Рапорт на выдачу копии трудовой книжки — это официальный документ, который составляют военнослужащие, сотрудники силовых ведомств (МВД, ФСИН, Росгвардия и др.), а также гражданские служащие, когда им требуется заверенная копия трудовой книжки. В обычных коммерческих организациях вместо рапорта пишется заявление, однако суть документа и требования к его оформлению практически идентичны.
Законодательная основа
Право работника на получение копии трудовой книжки закреплено в статье 62 Трудового кодекса РФ. Работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного обращения выдать работнику копии документов, связанных с работой, в т.ч. копию трудовой книжки. Копия должна быть надлежащим образом заверена и выдана безвозмездно.
Порядок ведения и хранения трудовых книжек регулируется Постановлением Правительства РФ № 225 от и Приказом Минтруда России № 320н от .
Когда может понадобиться копия трудовой книжки
- оформление кредита или ипотеки в банке;
- получение визы для выезда за границу;
- оформление пенсии или социальных выплат;
- подтверждение стажа при трудоустройстве по совместительству;
- предъявление в суд или иные государственные органы;
- оформление льгот и субсидий.
Закон не обязывает работника указывать причину, по которой ему понадобилась копия. Допустимо написать, что документ требуется «по месту требования».
Структура рапорта
Рапорт составляется в письменной форме и должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- Шапка документа (правый верхний угол) — кому адресован рапорт (должность, звание, ФИО руководителя) и от кого (должность, звание, ФИО заявителя).
- Наименование документа — слово «Рапорт» по центру.
- Основная часть, просьба выдать копию трудовой книжки с указанием цели (по желанию) и способа получения.
- Дата и подпись заявителя.
Образец рапорта
Командиру войсковой части 0*
полковнику
Иванову И.И.
от старшего лейтенанта
Петрова П.П.
(личный номер М-1*)
РАПОРТ
Прошу Вас выдать мне надлежащим образом заверенную копию трудовой книжки для предъявления по месту требования (в банк для оформления кредита).
Копию прошу выдать лично в отделе кадров / направить по адресу: 6*, г. Москва, ул. Примерная, д. , кв. **.
«___» __________ 20___ г. _____________ / Петров П.П. /
Образец заявления (для гражданских организаций)
Генеральному директору
ООО «Пример»
Сидорову С.С.
от менеджера отдела продаж
Кузнецовой А.А.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки по месту требования.
«___» __________ 20___ г. _____________ / Кузнецова А.А. /
Как заверяется копия трудовой книжки
Чтобы копия имела юридическую силу, на каждой странице должны быть проставлены:
- надпись «Верно»;
- должность лица, заверившего копию (кадровик, руководитель);
- подпись с расшифровкой;
- дата заверения;
- печать организации (при её наличии).
Если копия состоит из нескольких листов, их прошивают, а на последней странице делают отметку «Прошнуровано, пронумеровано, ___ листов».
Полезные рекомендации
- Составьте рапорт в двух экземплярах: один передайте в кадровую службу, на втором попросите поставить отметку о принятии (входящий номер и дату).
- Укажите удобный способ получения копии — лично или по почте с указанием адреса.
- Если работодатель отказывается выдать копию или задерживает сроки, работник вправе обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда или в суд.
- Помните: выдача копии производится бесплатно, взимание платы незаконно.
Рапорт на получение копии трудовой книжки — простой документ, но его правильное оформление гарантирует, что работодатель исполнит обязанность в установленный законом трёхдневный срок. Используйте приведённые образцы, адаптируя их под свою ситуацию, и не забывайте фиксировать факт подачи документа.