Один из самых частых вопросов, который возникает и у сотрудников, и у кадровых специалистов — нужно ли писать заявление на отпуск, если дата отдыха уже включена в утвержденный график отпусков․ Разберемся в этом вопросе подробно с учетом норм Трудового кодекса РФ и сложившейся кадровой практики․

Что говорит закон

Согласно статье 123 Трудового кодекса РФ, очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков․ Этот документ:

• утверждается работодателем с учетом мнения профсоюзного органа (при его наличии);
• должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года (то есть до 17 декабря);
• является обязательным как для работодателя, так и для работника․

Ключевой момент: закон прямо не требует от работника писать заявление на отпуск, если он уходит отдыхать в соответствии с графиком․ График сам по себе является основанием для предоставления отпуска․

Что обязан сделать работодатель

Вместо заявления от работника закон возлагает обязанности на работодателя:

1. Уведомить работника о времени начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его начала (часть 3 статьи 123 ТК РФ)․ Форма уведомления законом не установлена — это может быть отдельное извещение, лист ознакомления или отметка в приказе․
2. Издать приказ о предоставлении отпуска (унифицированная форма Т-6 или самостоятельно разработанная форма)․
3. Выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска (статья 136 ТК РФ)․

Когда заявление все-таки нужно

Несмотря на то, что по графику заявление не требуется, существуют ситуации, когда без него не обойтись:

• Отпуск вне графика — если работник хочет уйти отдыхать в даты, не предусмотренные графиком (по согласованию с работодателем);
• Отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет), всегда оформляется по заявлению работника;
• Отпуск с последующим увольнением — предоставляется на основании письменного заявления;
• Учебный отпуск — оформляется по заявлению с приложением справки-вызова из учебного заведения;
• Дополнительный отпуск, если его даты не были включены в график;
• Перенос отпуска на другие даты по инициативе работника;
• Первый год работы — если сотрудник устроился после утверждения графика и в него не включен․

Локальные нормативные акты: важный нюанс

На практике некоторые организации закрепляют в своих локальных документах (правилах внутреннего трудового распорядка, положении об отпусках) требование о подаче заявления даже при отпуске по графику․ Здесь есть тонкость:

• если такое требование установлено, работнику лучше его выполнить, чтобы избежать споров;
• однако работодатель не вправе отказать в предоставлении отпуска по графику только из-за отсутствия заявления — график обязателен для обеих сторон;
• невыход работника на работу в дни отпуска по графику не считается прогулом, даже если заявление не написано (это подтверждается судебной практикой)․

Ответственность работодателя

Если работодатель не уведомил сотрудника об отпуске за две недели или не выплатил отпускные вовремя, работник вправе потребовать переноса отпуска на другой срок․ Кроме того, за нарушение сроков уведомления и оплаты предусмотрена административная ответственность по статье 5․27 КоАП РФ:

• для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей;
• при повторном нарушении санкции увеличиваются․

Практические рекомендации

Для работника:

1. Заранее ознакомьтесь с графиком отпусков и проверьте свои даты․
2. За две недели до отпуска уточните у кадровой службы, направлено ли вам уведомление․
3. Если хотите изменить даты, подайте заявление заранее и договоритесь с руководителем․
4. Проверьте, поступили ли отпускные за три дня до начала отдыха․

Для работодателя:

1. Утверждайте график отпусков не позднее 17 декабря․
2. Ознакомьте всех сотрудников с графиком под роспись․
3. Направляйте уведомления за две недели до начала каждого отпуска․
4. Закрепите в локальных актах четкий порядок оформления отпусков, чтобы избежать разночтений․

Если работник уходит в отпуск строго по утвержденному графику, писать заявление не требуется — достаточно уведомления от работодателя и приказа о предоставлении отпуска․ Заявление необходимо лишь в случаях, когда отпуск запрашивается вне графика, переносится, либо речь идет об особых видах отпусков (за свой счет, учебный, с последующим увольнением)․ Знание этих правил помогает избежать конфликтов и кадровых ошибок с обеих сторон․