Справка — это официальный документ‚ содержащий подтверждение определённых событий или фактов․ В делопроизводстве любого предприятия справки занимают особое место: чаще всего они подтверждают факт работы сотрудника в организации и размер его заработной платы․ Руководство компании обязано выдавать такой документ по запросу работника․

Основные виды справок

• Справки о работе и оплате труда, выдаются сотрудникам по их просьбе (для банка‚ визового центра‚ соцзащиты и т․д․);
• Справки по запросу внешних организаций — подписываются руководителем предприятия;
• Справки по производственной тематике, составляются по запросу руководства‚ например справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал․ Такие документы оформляются в двух экземплярах: один направляется адресату‚ второй подшивается в дело․

Обязательные реквизиты справки

Чтобы документ имел юридическую силу‚ он должен содержать следующие элементы:

1. место представления справки (допустимо указывать в тексте документа);
2. название и координаты организации‚ выдавшей справку;
3. штамп организации;
4. наименование вида документа (слово «СПРАВКА»);
5. текст справки;
6. подпись должностного лица;
7. печать организации․

Правила оформления текста

При составлении справки важно соблюдать несколько ключевых требований:

• Текст начинается с указания в именительном падеже фамилии‚ имени и отчества (полностью) лица‚ о котором даются сведения‚ а также его должности;
• В правом верхнем углу указывается место представления справки;
• Обязательно проставляется дата подписания документа;
• Если на предприятии ведётся учёт выданных справок‚ рядом с датой ставится порядковый номер;
• Для удобства можно использовать формализованные бланки формата А5 с адресными данными предприятия и трафаретным текстом․

Пример оформления справки

Ниже приведён образец справки с места работы (персональные данные частично скрыты):

ООО «Вектор Плюс»
Адрес: г․ Москва‚ ул․ Ленина‚ д․ 1‚ оф․ 3
Тел․: +7 (4) —

СПРАВКА № 12
от

Выдана Ивановой Анне Сергеевне (паспорт: серия 45* № *456) в том‚ что она действительно работает в ООО «Вектор Плюс» в должности менеджера отдела продаж с 15 марта 2021 года по настоящее время․ Среднемесячная заработная плата за последние три месяца составила 500 рублей;

Справка выдана для предъявления по месту требования․

Генеральный директор ____________ /Петров П․ П․/
М․П․

Полезные рекомендации

• Проверяйте правильность написания ФИО и должности — ошибки делают документ недействительным;
• Указывайте цель выдачи справки («для предъявления в банк»‚ «по месту требования»);
• Не забывайте о печати — без неё большинство организаций не примет документ;
• Храните второй экземпляр внутренних справок в деле согласно номенклатуре предприятия․

Соблюдение этих несложных правил позволит составить грамотную справку‚ которая будет принята любой организацией без лишних вопросов․