Кадровый учёт отпусков работников ведётся одновременно в нескольких документах: в личной карточке работника (форма Т-2), в приказе о предоставлении отпуска (форма Т-6 или Т-6а) и в графике отпусков (форма Т-7); В этой статье подробно разберём, как оформляется раздел «Отпуск» в личной карточке, что такое приложение к личной карточке, и приведём образцы заполнения․

Что такое личная карточка работника и зачем нужно приложение

Личная карточка работника (унифицированная форма № Т-2, утверждённая Постановлением Госкомстата РФ от № 1) — это основной документ, в котором аккумулируются все сведения о сотруднике: личные данные, образование, стаж, сведения о трудовой деятельности и отпусках․

Раздел VIII «Отпуск» личной карточки имеет ограниченное количество строк․ Если работник трудится в организации долго или часто использует разные виды отпусков (ежегодный основной, дополнительный, учебный, без сохранения зарплаты), строк не хватает․ В этом случае оформляется приложение к личной карточке — продолжение таблицы учёта отпусков на отдельном листе․

Структура раздела «Отпуск» и приложения к нему

Таблица приложения повторяет графы раздела VIII формы Т-2:

• Вид отпуска (ежегодный основной оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и др․);
• Период работы (рабочий год: с какого по какое число);
• Количество календарных дней отпуска;
• Дата начала и дата окончания отпуска;
• Основание — реквизиты приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска․

Образец заполнения приложения к личной карточке

Приложение № 1 к личной карточке работника № 0* от 15․03․20* г․

Работник: Иванов Пётр Сергеевич (паспорт серия 45* № **456)

Работник кадровой службы: ____________ / Смирнова А․В․ /

Связь с приказом о предоставлении отпуска (форма Т-6)

Основанием для внесения записи в личную карточку и её приложение служит приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику — унифицированная форма № Т-6 (на одного работника) или № Т-6а (на группу работников)․ При заполнении формы Т-6 указываются:

1. Наименование организации и код по ОКПО;
2. Номер и дата приказа;
3. Ф․И․О․ работника, табельный номер, структурное подразделение и должность;
4. Период работы, за который предоставляется отпуск;
5. Вид отпуска (разделы А, Б, В): ежегодный основной, дополнительный, учебный и др․;
6. Количество календарных дней и даты начала/окончания;
7. Подпись руководителя и ознакомление работника․

Пример: если сотрудник берёт ежегодный основной отпуск на 14 дней, а затем учебный на 3 дня, общая продолжительность по приказу составит 17 календарных дней — с даты начала основного отпуска по дату окончания учебного․

Правила ведения приложения к личной карточке

• Приложение нумеруется (Приложение № 1, № 2 и т․д․) и подшивается к личной карточке;
• Каждая запись делается на основании приказа — реквизиты приказа обязательно указываются;
• Записи вносятся в хронологическом порядке;
• Исправления вносятся с зачёркиванием неверной записи, отметкой «исправленному верить», подписью и датой;
• Хранится карточка с приложениями в течение всего периода работы сотрудника и 75 лет после увольнения (в архивном порядке)․

Частые ошибки при заполнении

• Отсутствие ссылки на приказ-основание;
• Неверно указанный рабочий год (период работы), особенно после отпусков без сохранения зарплаты свыше 14 дней или отпуска по уходу за ребёнком;
• Несоответствие данных личной карточки данным приказа и графика отпусков;
• Отсутствие подписи кадрового работника на приложении․

Приложение к личной карточке, удобный и юридически корректный способ продолжить учёт отпусков работника, когда основных строк формы Т-2 не хватает․ Главное — вести записи своевременно, на основании приказов по форме Т-6/Т-6а, и обеспечивать идентичность данных во всех кадровых документах․ Бланки и образцы форм Т-2, Т-6 и Т-6а доступны в правовых системах (КонсультантПлюс, Контур․Норматив) и на профильных порталах в форматах Word и Excel․