Сдача документов в архив — обязательная процедура для любой организации, прекращающей деятельность, реорганизующейся или формирующей архивные дела для длительного хранения. Ключевым документом, фиксирующим передачу ценностей, является Акт приема-передачи документов в архив. В данной статье подробно разберем структуру бланка, порядок заполнения, нормативную базу и типичные ошибки.
Нормативная правовая база
Процедура приема документов в государственные и негосударственные архивы РФ регулируется следующими основными актами:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 16, 17, 20).
- Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Инструкции по составу и правилам формирования архивных фондов;..» (в части требований к подготовке дел).
- Приказ Минкультуры России от № 558 (ред. от ) «Об утверждении Типовых норм документооборота…» (в части сроков хранения и формирования дел).
- ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Термины и определения».
Когда требуется оформление Акта приема-передачи
Бланк акта заполняется в следующих основных случаях:
- Ликвидация или реорганизация организации — передача архива в государственный архив (областной, краевой, городской) или в уполномоченную коммерческую организацию.
- Ежегодная сдача дел — передача сформированных архивных дел за отчетный год в архив организации (внутренний архив) или в архив вышестоящей структуры.
- Смена ответственного лица — при передаче архива новому архивариусу/делопроизводителю (внутренний акт).
- Передача в архив научного фонда / архив АГУ — для научных организаций и ВУЗов.
Структура бланка Акта приема-передачи (Образец 2026 г.)
Единого утвержденного на федеральном уровне бланка для всех случаев не существует (кроме форм для гос. архивов, устанавливаемых Росархивом). Организации разрабатывают свой бланк самостоятельно, включая его в состав Инструкции по архивному делу или Норм документооборота. Ниже приведена рекомендуемая структура бланка.
Шапка документа
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ
№ __________ от «___» _____________ 20__ г.
г. , ул. , д. *
Сведения о сторонах (Передающая и Принимающая)
| Реквизит | Передающая сторона (Организация-сдатель) | Принимающая сторона (Архив) |
|---|---|---|
| Полное наименование | ООО «» | Государственный архив области / Архив ООО «» |
| ИНН / КПП | / | / |
| ФИО уполномоченного лица | Директор | Главный архивариус / Зав. архивом |
| Основание (Приказ, Доверенность) | Приказ № от | Должностная инструкция / Приказ № |
Табличная часть: Перечень сдаваемых дел (Спецификация)
Это самая важная часть акта. Заполняется в соответствии с Номенклатурой дел на соответствующий год.
| № п/п | Индекс дела (по номенклатуре) | Заголовок дела (точно по номенклатуре) | Даты крайних документов | Срок хранения (год/категория) | Кол-во л. (томов) | Примечание (состояние, недостатки) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01-01 | Приказы по основной деятельности | — | 10 лет / Временные | 150 л. (1 том) | Состояние хорошее |
| 2 | 02-05 | Личные дела работников (увольненные 2023 г.) | — | 75 лет / Долговременные | 45 дел (3 тома) | Требуется проверка полноты |
| … | Всего сдано: ___ дел, ___ томов, ___ л. | |||||
Заключительная часть: Подписи и пломбировка
ПЕРЕДАЛА: Должность: _______________________________ Подпись: ________________ / / Расшифровка подписи: М.П. (при наличии печати) ПРИНЯЛА: Должность: _______________________________ Подпись: ________________ / / Расшифровка подписи: М.П. (печать архива)
Подготовительные этапы перед заполнением бланка
До момента подписания акта организация-сдатель должна выполнить полный цикл подготовки дел:
- Экспертиза документов по срокам хранения (составление экспертной комиссии, протокол №).
- Формирование дел согласно номенклатуре: прошивка, нумерация листов, оформление обложек (ф. 1-В/ф. 1-А), заполнение внутрьделовых указателей.
- Составление описи дел (Форма № 1-А или собственная форма, утвержденная в организации) в 2-х экземплярах: один остается в архиве, второй, у сдателя (с отметкой о приеме).
- Проверка состояния документов: отсутствие скрепок, закладок, повреждений, наличие подписей на документах.
Особенности оформления в 2026 году (Актуальные нюансы)
Электронные документы и Акт приема-передачи ЭД
С учетом перехода на электронный документооборот (Приказ Минцифры № 795, ФЗ-476), при сдаче дел, содержащих электронные документы (ЭД), или исключительно ЭД, в акте должны быть отражены:
- Объем данных (Гб/Тб).
- Форматы файлов (PDF/A, XML, TIFF и др.).
- Сведения об электронных подписях (ЭП), действительность сертификатов на момент сдачи.
- Хеш-суммы (контрольные суммы) для проверки целостности.
- Сведения о носителе (если передача на физическом носителе) или пути доступа в СЭД/ЭАРХИВ.
Персональные данные в акте
В соответствии с 152-ФЗ «О персональных данных», в тексте акта и описях не рекомендуется указывать полные ФИО, паспортные данные, СНИЛС работников в заголовках дел, если дело не является строго отчетным (например, личные дела). Достаточно обобщенных заголовков: «Личные дела работников, уволенных в 2023 г.». Внутренние указатели (внутри дел) содержат полные данные, но доступ к ним ограничен.
Маскировка данных при публикации образцов
При публикации бланков на сайтах или в методических пособиях обязательно маскируются реальные данные:
- Наименования организаций → ООО «»
- Адреса → г. , ул. , д.
- ФИО руководителей и архивариусов →
- ИНН, КПП, ОГРН →
- Номера и даты приказов/доверенностей → *
Типичные ошибки при заполнении бланка
- Расхождение с Номенклатурой дел. Заголовки в акте/описи не совпадают с утвержденной номенклатурой на год формирования.
- Отсутствие сроков хранения. Указано «Временно» или «Долго» без указания конкретного количества лет (10, 50, 75, постоянное).
- Неверный подсчет листов/томов. В акте указано одно количество, в описи, другое, на самом деле — третье.
- Сдача необработанных документов. Передача черновиков, копий без оригиналов, документов без подписей ответственных лиц.
- Отсутствие второго экземпляра описи у сдателя. После подписания акта у передающей стороны должен остаться экземпляр описи с отметкой «Принято» и подписью архива.
Хранение Акта приема-передачи
- Срок хранения: Постоянно (для актов передачи в гос. архивы при ликвидации) или 10 лет / 50 лет (для внутренних актов передачи в архив организации, зависит от категории дел, которые передавались).
- Место хранения: В архиве-приемнике (в деле учета поступления фондов) и у передавшей стороны (в деле «Сдача документов в архив» или «Отчетность по архивному делу»).
Пример заполнения фрагмента акта (Образец)
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ № 12-О
г. «15» июля 2026 г.
Мы, нижеподписавшиеся: Иванов Иван Иванович, Действующий на основании Устава, и Петров Петр Петрович, Главный архивариус ГА области, действующий на основании должностной инструкции, составили настоящий Акт о том, что ООО «» (ИНН ) передала, а Государственный архив * области принял на хранение архивные дела за 2023 год, всего 15 дел (8 томов, 1240 л.), по приложенной описи № 12-О.
Документы подготовлены в соответствии с требованиями Приказа Росархива № 236. Состояние документов — удовлетворительное, дефектов не выявлено. Претензий по количеству и качеству сторон не имеют.
Вложение: Опись дел № 12-О в 2-х экземплярах.
ПЕРЕДАЛА ПРИНЯЛА
Подпись _________ /И. Иванов/ Подпись _________ /П. Петров/
М.П. М.П.
Грамотное оформление бланка акта приема-передачи документов в архив — это гарантия правовой защищенности организации и сохранности документооборота. Используйте утвержденные внутренними локальными актами формы, следите за соответствием номенклатуре, не забывайте о требованиях к электронным документам и защите персональных данных. Храните свой экземпляр акта с отметкой о приеме наравне с важнейшими учредительными документами организации.
Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных вопросов сдачи архивов рекомендуется консультироваться с архивным органом субъекта РФ или профильными специалистами. Актуальность нормативных актов проверена на .