Архивный отдел администрации — это ключевое структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документального наследия муниципального образования или органа власти. Процесс приема документов на хранение строго регламентирован федеральным законодательством, региональными нормативными актами и внутренними инструкциями. В данной статье подробно разбираются этапы, требования к комплектованию, порядок взаимодействия с источниками комплектования и актуальные контакты для обращения.

Нормативная правовая база

Деятельность архивных органов и порядок приема документов строятся на следующих ключевых документах:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 15, 16, 17);
• Приказ Росархива от № 116 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ…» (п. 1.3.1.6 и др.).
• Порядок отбора и приема на архивное хранение документов, созданных средствами вычислительной техники (Положение Росархива от ).
• Региональные законы и постановления администраций (например, Постановления администраций муниципальных районов/округов об утверждении Планов-графиков приема).
• Локальные акты: Инструкции по приему документов на муниципальное хранение, Положения об архивном отделе.

Источники комплектования и планирование приема

Архивный отдел не принимает документы хаотично. Работа ведется системно на основе утвержденных перечней организаций-источников комплектования.

Формирование списков организаций-источников

Согласно типовым полномочиям (например, Архивный отдел Администрации ЕМР), архивный отдел:

• Разрабатывает и по согласованию с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Комитета по делам архивов соответствующего субъекта РФ представляет на утверждение администрации списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в архивный отдел.
• Ведет систематическую работу по уточнению этих списков.

План-график приема документов

Прием документов осуществляется в соответствии с планом-графиком, который:

• Утверждается постановлением администрации муниципального образования.
• Согласовывается с организациями-источниками комплектования.
• Определяет конкретные сроки передачи дел каждого источника в отчетном году.

Важно: Документы Архивного фонда РФ принимаются по истечении сроков их временного хранения в организациях-источниках комплектования (п. 37.1 Типовых правил/КонсультантПлюс).

Подготовка документов к передаче (Требования к комплектованию)

Это самый ответственный этап. Документы, не соответствующие требованиям, к приему не допускаются и возвращаются источнику на доработку.

Описание дел

• Документы принимаются по утвержденным ЭПК описям дел (Пример: Администрация Полевского МО).
• Описи составляются в установленной форме (ф. № 28 для дел постоянного хранения, ф. № 29 — для временного).
• В описи должны быть внесены все реквизиты: шифр дела, заглавие, даты начала и окончания, количество листов, срок хранения, категория ценности.

Отбор и экспертиза ценности

Перед передачей в организации-источниках проводится экспертиза документов на предмет определения их ценности и сроков хранения (Экспертиза актами). В архив передаются только те дела, которым присвоены сроки хранения «Постоянно» или определенные сроки временного хранения (10, 50, 75 лет и др.), истекшие на момент передачи.

Особенности приема электронных документов и кинофотофоно документов

• Электронные документы: Прием регулируется Приказом Росархива от . Требуется обеспечение подлинности, целостности, читаемости и доступности на протяжении всего срока хранения. Передаются на машинных носителях или через информационные системы с соблюдением форматов (PDF/A, XML и др.).
• Кинофотофоно документы: Прием в государственный архив осуществляется ежегодно по согласованию с учреждением не позднее пятилетнего срока со времени поступления документов в ведомственный кинофотофоноархив (Правила Росархива, п. 1.3.1.6).

Документы по личному составу

Документы по личному составу (личные дела, служебные записки, приказы о приеме/увольнении, листы учета трудового стажа) передаются по отдельным описям с соблюдением требований к защите персональных данных (152-ФЗ). Часто они формируются в отдельные фонды или описи внутри фонда организации.

Порядок приема-передачи документов (Процедура)

Процедура включает несколько обязательных стадий:

1. Заявка источника: Организация-источник направляет в архивный отдел заявку о готовности дел к передаче (обычно за 1-2 месяца до срока по плану-графику).
2. Предварительная экспертиза (выездной осмотр): Специалисты архивного отдела могут провести выездную проверку состояния дел, правильности описания и упаковки до фактической передачи.
3. Фактическая передача (Акт приема-передачи): Документы передаются под Акт приема-передачи документов на хранение (типовая форма или утвержденная локально). Акт составляется в 3-х экземплярах: источник, архив, ЭПК/орган управления.
4. Проверка при входе: Архивариус проверяет соответствие дел описи, нумерации листов, состояния бумаги, отсутствия посторонних предметов (скобы, резинки, пластиковые файлы — подлежат удалению).
5. Размещение на хранении: Дела размещаются в хранилищах по фондам, описям и единицам хранения. Присваиваются учетные номера (фонд, опись, дело).
6. Внесение в учетные системы: Данные вносятся в государственную информационную систему учета архивных фондов (ГИС «Архивы» / региональные аналоги, напр., ИС «Архивы Московской области»).

Требования к упаковке и оформлению дел

• Папки: Дела оформляются в архивные папки из картона повышенной плотности (белого или крафта) формата А4 или ФС (фольо).
• Надписи на корешке: Номер фонда, описи, дела, заглавие дела, даты, срок хранения, количество листов. Надписи наносятся пастой/чернилами или печатаются лазерным принтером (струйная печать недопустима).
• Сшивка: Листы в деле пронумерованы, сшиты ниткой (швейный шов), закреплены к обложке. Контрольный лист (последний в деле) подписывается ответственным лицом источника.
• Коробки: Папки с делами укладываются в архивные коробки (контейнеры) с надписями на торце (фонд, опись, диапазон дел).

Сроки и ответственность

• Сроки передачи: Строго по плану-графику. Нарушение сроков передачи документов в архив влечет административную ответственность по ст. 13.3 КоАП РФ (для должностных лиц — штраф).
• Сроки приема: Архивный отдел обязан принять документы, соответствующие требованиям, в день обращения или в сроки, установленные планом-графиком. Отказ в приеме допускается только при несоответствии документов требованиям законодательства (неутвержденная опись, истекшие сроки хранения не наступили, плохое состояние бумаги и т.д.).
• Ответственность за сохранность: С момента подписания Акта приема-передачи ответственность за сохранность документов переходит на архивный отдел.

Электронное взаимодействие и отслеживание статуса

Современные архивные отделы (в частности, в Московской области и г. Москве) внедряют электронные сервисы:

• Подача заявок на прием документов через порталы госуслуг или региональные ИС (например, ИС «Архивы Московской области»).
• Отслеживание статуса запроса/заявки в личном кабинете (бесплатные запросы принимаются в работу в день регистрации / один рабочий день после подачи).
• Электронный обмен актами приема-передачи (ЭДО) между источником и архивом.

Структура архивных органов (на примере Москвы и регионов)

Понимание структуры помогает правильно адресовать обращения:

• Федеральный уровень: Росархив, федеральные архивы (ГАРФ, РГАЭ, РГАНИ и др.).
• Региональный уровень: Главные архивные управления (ГАУ) / Комитеты по делам архивов / Архивные управления администраций субъектов РФ. Они осуществляют методологическое руководство и контроль (в т.ч. через ЭПК).
• Муниципальный уровень: Архивные отделы администраций муниципальных районов/городских округов (структурные подразделения администраций).
• Районный уровень (для крупных городов): Архивные отделы административных округов (например, в Москве — структурные подразделения Главного архивного управления города Москвы, реализующие политику на территории округов).
• МФЦ (Мои Документы): Принимают запросы граждан на выдачу архивных справок/выписок, но не принимают документы от организаций на хранение (это исключительно компетенция архивного отдела). Запись на прием в МФЦ осуществляется через портал Госуслуг;

Частые ошибки при передаче документов (Чек-лист для проверки)

Контакты и реквизиты для обращения (Образец заполнения)

Внимание: Конкретные адреса, телефоны и ФИО руководителей зависят от конкретного муниципального образования. Ниже приведен шаблон реквизитов. Актуальную информацию необходимо уточнять на официальном сайте администрации вашего района/города в разделе «Архивный отдел» или «Управление делопроизводством и архивами».

Алгоритм действий для организации-источника (Краткая шпаргалка)

1. Проверить, входит ли организация в утвержденный список источников комплектования (запросить у архивного отдела).
2. Провести экспертизу документов (создать ЭК организации, утвердить состав ЭК при администрации/архиве).
3. Составить описи дел (ф. 28, 29) по результатам экспертизы.
4. Согласовать описи с ЭПК Комитета по делам архивов субъекта РФ (получить протокол заседания ЭПК с решением об утверждении).
5. Оформить дела в архивные папки (нумерация, сшивка, корешки).
6. Упаковать в архивные коробки.
7. Направить в архивный отдел заявку на прием (по плану-графику или заранее).
8. Договориться о дате и времени передачи.
9. Передать документы под Акт приема-передачи (3 экз.).
10. Получить на руки экземпляр Акта с отметкой архива о приеме, это основной документ, снимающий ответственность источника.

Получение справок и выписок из архивных документов (Для граждан)

Если вам нужна справка, архивная копия или выписка (например, о стаже, зарплате, награждении, месте жительства):

• Обращение возможно через МФЦ «Мои Документы» (запись через Госуслуги), напрямую в архивный отдел (по адресу выше) или через портал Госуслуг / региональный портал (напр., «Электронная Москва», ИС «Архивы МО»).
• Необходимо предоставить: паспорт, документы, подтверждающие родственные связи (если запрос не от своего имени), заявление в установленной форме.
• Срок исполнения: обычно до 30 календарных дней (по сложным запросам — до 60 дней).
• Государственная пошлина за выдачу архивной справки/выписки устанавливается налоговым кодексом РФ (ст. 333.26 НК РФ) и региональными законами (льготные категории — бесплатно).

Прием документов в архивный отдел администрации — это юридически значимый процесс, требующий строгого соблюдения процедуры: от экспертизы ценности и согласования описей с ЭПК до оформления Акта приема-передачи. Несоблюдение требований к комплектованию (описание, упаковка, сроки) является основной причиной отказов в приеме и задержек. Рекомендуется заранее (за 3–6 месяцев) связаться со специалистами архивного отдела вашего муниципального образования для консультации и получения актуальных методических рекомендаций и план-графика на текущий год.

Статья подготовлена на основе нормативных актов РФ (125-ФЗ, Приказы Росархива), типовых инструкций муниципальных архивов (ЕМР, Полевской МО, Александровский МР и др.) и информации с официальных порталов (Госуслуги, ИС «Архивы МО», Официальные сайты администраций). Актуально на .