Деятельность исполнительных органов власти регионального уровня требует строгого регламентирования процессов создания‚ оформления‚ регистрации‚ хранения и использования документов. В Архангельской области этим процессом управляет Инструкция по делопроизводству в исполнительных органах власти Архангельской области‚ являющаяся ключевым локальным нормативным правовым актом (ЛНПА) в сфере документационного обеспечения управления.

Правовая основа и нормативные отсылки

Инструкция по делопроизводству не существует в вакууме — она встраивается в иерархию нормативных актов различного уровня:

• Федеральный уровень: Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации‚ информационных технологиях и о защите информации»‚ Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Система стандартов по информации‚ библиотечному и издательскому делу. Наборы документов. Правила формирования).
• Региональный уровень (Устав Архангельской области): Согласно статье 31.1 Устава Архангельской области от (с изм. и доп.)‚ Правительство области осуществляет свою деятельность на основе Конституции РФ‚ федеральных законов‚ Устава и законов области. Правительство подписывает постановления и распоряжения‚ распределяет обязанности заместителей председателя‚ что неразрывно связано с документооборотом.
• Регламент Правительства Архангельской области: Порядок подготовки и издания правовых актов Правительства устанавливается Регламентом подготовки‚ согласования‚ подписания‚ регистрации и выпуска правовых актов Губернатора и правовых актов Правительства‚ утверждаемым указом Губернатора‚ и непосредственно Инструкцией по делопроизводству.

Важно: Инструкция по делопроизводству является обязательной для исполнения всеми структурными подразделениями Администрации Губернатора и Правительства Архангельской области‚ а также подведомственными учреждениями.

Структура и основные разделы Инструкции

Типовая структура Инструкции по делопроизводству (утвержденной приказом/распоряжением Председателя Правительства или руководителя Администрации) включает следующие главы:

1. Общие положения: цели‚ задачи‚ сфера действия‚ определения основных терминов (документ‚ дело‚ номенклатура дел‚ сроки хранения‚ электронный документ).
2. Организация делопроизводства: структура управленческого аппарата‚ ответственные исполнители (делопроизводители‚ секретари‚ руководители структурных подразделений)‚ их права и обязанности.
3. Учет и регистрация документов: правила регистрации входящих‚ исходящих и внутренних документов; ведение журналов учета (бумажных и электронных в АИС «Делопроизводство»); присвоение регистрационных номеров и индексов.
4. Оформление документов: требования к реквизитам документов (ГОСТ Р 7.0.97-2016)‚ видам документов (приказы‚ распоряжения‚ письма‚ справки‚ акты‚ протоколы)‚ правилам оформления приложений‚ использования бланков‚ фасимиле и электронных подписей (ЭП/УКЭП).
5. Движение документов (документооборот): порядок работы с входящей почтой (в т.ч. электронной через СМЭВ/РЭП)‚ внутренней маршрутизацией (резолюционирование)‚ исполнением поручений‚ контролем сроков исполнения‚ подготовкой исходящих документов.
6. Работа с электронными документами: особенности делопроизводства в автоматизированной информационной системе (АИС)‚ правила формирования электронных дел‚ обеспечение юридической значимости электронных документов‚ взаимодействие с Единой системой идентификации и аутентификации (ЕСИА).
7. Составление номенклатуры дел и сроков хранения: ежегодное утверждение номенклатуры дел‚ присвоение категорий ценности и сроков хранения (временные / постоянные) на основании Типовых номенклатур Росархива.
8. Организация архивного дела: порядок передачи дел в архив Администрации (Архив Правительства Архангельской области)‚ формирование описей‚ акты приема-передачи.
9. Контроль за исполнением Инструкции: виды контроля (плановые проверки‚ тематические)‚ ответственность за нарушения.

Ключевые организационные единицы‚ обеспечивающие делопроизводство

В структуре Администрации Губернатора и Правительства Архангельской области выделяются ключевые звенья:

• Правовой департамент администрации Губернатора и Правительства Архангельской области — осуществляет правовое обеспечение законопроектной деятельности‚ экспертизу проектов правовых актов‚ в т.ч. проектов Инструкции по делопроизводству и изменений к ней. Является самостоятельным структурным подразделением.
• Управление (или Департамент) по организационно-контрольной работе и делопроизводству (наименование может варьироваться в зависимости от актуальной структуры‚ утвержденной Распоряжением Правительства) — непосредственный организатор делопроизводства‚ ведение единого регистра документов‚ контроль исполнения поручений Губернатора и Правительства.
• Архив Администрации Губернатора и Правительства Архангельской области — структурное подразделение (или отдельное учреждение)‚ обеспечивающее хранение и использование архивных фондов.
• Делопроизводители (секретари) структурных подразделений — ответственные лица в каждом департаменте/управлении за первичный учет‚ движение дел и соблюдение Инструкции на месте.

Особенности электронного документооборота (ЭДО)

На 2026 год (текущая дата: ) делопроизводство в Правительстве Архангельской области полностью переведено на электронную основу с использованием корпоративной АИС «Делопроизводство» (или аналогичной региональной системы)‚ интегрированной с:

• Системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ);
• Российской электронной почтой (РЭП);
• Единой системой идентификации и аутентификации (ЕСИА / Госуслуги);
• Федеральными реестрами (ЕГРЮЛ‚ ЕГРИП‚ реестры нормативных правовых актов).

Основные принципы ЭДО по Инструкции:

• Электронный документ‚ подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)‚ приравнивается к бумажному оригиналу.
• Запрещается дублирование документооборота (параллельное ведение бумажного и электронного дел по одному вопросу)‚ за исключением случаев‚ установленных законодательством (нотариальные действия‚ документы строгой отчетности и т.д.).
• Формирование электронных дел ведется параллельно с регистрацией документов в системе; метаданные карточки документа заполняются обязательно.

Порядок работы с поручениями и контролем исполнения

Отдельный раздел Инструкции регламентирует работу с поручениями (распоряжениями) Губернатора Архангельской области и Председателя Правительства Архангельской области:

1. Регистрация поручения в день поступления в АИС.
2. Распределение поручения между соисполнителями и ответственным исполнителем с установлением срока.
3. Еженедельный/ежедневный мониторинг сроков исполнения через дашборды АИС.
4. Подготовка проекта ответа/справки‚ согласование с заинтересованными департаментами (в т.ч. Правовым департаментом).
5. Подписание ответа уполномоченным лицом (Губернатором‚ Председателем Правительства‚ заместителями).
6. Направление ответа адресату (через СМЭВ‚ РЭП‚ почтовым отправлением) и снятие с контроля.

Сведения о ходе исполнения поручений регулярно публикуются на Портале Правительства Архангельской области (раздел «Исполнительная власть» / «Контроль исполнения поручений»).

Номенклатура дел и архивирование

Ежегодно (обычно до 1 февраля отчетного года) структурными подразделениями составляются проекты номенклатур дел на очередной год. Проекты согласовываются с архивом и утверждаются приказом руководителя Администрации.

Сроки хранения устанавливаются в соответствии с:

• Типовой номенклатурой документов‚ образующихся в деятельности органов исполнительной власти субъектов РФ (утв. Росархивом);
• Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

Передача дел в архив осуществляется по актам приема-передачи (формы № 0404060 / 0404061) после завершения дела (исполнения‚ истечения года) и выдержки сроков хранения в ведомственном архиве (если предусмотрено).

Ответственность за нарушение Инструкции

Нарушение требований Инструкции по делопроизводству влечет ответственность в соответствии с законодательством РФ:

• Дисциплинарная: замечание‚ выговор‚ увольнение (ст. 192 ТК РФ) за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей (в т.ч. нарушение сроков регистрации‚ исполнения поручений‚ правил оформления).
• Административная: по ст. 13.10 КоАП РФ (нарушение законодательства об архивном деле и делопроизводстве), штрафы на должностных лиц до * руб. (сумма актуализируется по КоАП РФ).
• Уголовная: в случаях уничтожения‚ повреждения или хищения документов‚ имеющих особую ценность (ст. 257 УК РФ).

Доступ к актуальной редакции Инструкции

Актуальная редакция Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах власти Архангельской области (с последними изменениями) является локальным нормативным правовым актом с ограниченным доступом (для служебного пользования) или публикуется на внутреннем портале Администрации.

Для получения официального текста документа необходимо обратиться:

• В Управление по организационно-контрольной работе и делопроизводству Администрации Губернатора и Правительства Архангельской области;
• В Правовой департамент администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области;
• Через систему электронного документооборота (АИС «Делопроизводство»), в разделе «Нормативная база / ЛНПА».

Реквизиты Администрации Губернатора и Правительства Архангельской области (для официальных обращений):

• Полное наименование: Администрация Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области
• ИНН / КПП: 2901116205 /
• ОГРН: 1 (данные ЕГРЮЛ)
• Юридический/Почтовый адрес: г. Архангельск‚ ул. ‚ д. ‚ кв./оф. * (точный адрес уточняйте на официальном сайте или в ЕГРЮЛ)
• Официальный сайт (Портал Правительства): www.arhangelsk.gov.ru (разделы: «Документы»‚ «Архив документов»‚ «Официальное опубликование»)
• Телефон справочной / приемной: +7 (8182) *— (уточняйте на сайте)
• Электронная почта (общая): *@arhangelsk.gov.ru (уточняйте на сайте)

Инструкция по делопроизводству в Правительстве Архангельской области является фундаментом для обеспечения законности‚ прозрачности и эффективности управленческой деятельности. Ее ключевые векторы на современном этапе — это полная цифровизация документооборота‚ интеграция с федеральными информационными системами‚ строгий контроль исполнительской дисциплины и обеспечение сохранности архивного фонда региона. Знание и неукоснительное соблюдение положений данной Инструкции обязательны для каждого сотрудника аппарата управления областью.