Данная статья посвящена подробному анализу нормативного правового акта, регулирующего деятельность архивных учреждений в Республике Беларусь — Постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143 «Об утверждении Правил работы архивов государственных органов и иных организаций». Документ был зарегистрирован в Национальном реестре правовых актов 1 августа 2012 г. под номером 8/26204 и вступил в силу после официального опубликования.

Правовая основа и контекст принятия

Принятие Правил стало необходимым этапом реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 300-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь». Новый Закон требовал детализации процедур работы с архивными документами на практическом уровне.

Параллельно с Постановлением № 143 важную роль сыграло Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 20 марта 2012 г. № 243 «Об утверждении системы государственных архивных учреждений Республики Беларусь», которое определило организационную структуру отрасли.

• Утверждающий орган: Министерство юстиции Республики Беларусь (Департамент по архивам и делопроизводству).
• Дата принятия: 24 мая 2012 г.
• Номер документа: 143.
• Статус на 2026 г.: Действует с изменениями и дополнениями (последняя актуализация текста зафиксирована по состоянию на ).

Структура и основные разделы Правил

Документ представляет собой комплексный регламент, охватывающий полный жизненный цикл архивного документа — от момента его образования до уничтожения или перевода в государственное хранение.

Общие положения

Раздел определяет сферу действия Правил: они обязательны для архивов государственных органов, иных организаций (в т.ч. коммерческих), создающих архивы в установленном законом порядке. Закреплены ключевые термины и определения, используемые в архивном деле.

Организация работы архива

Детально прописаны вопросы:

1. Штатно-численное обеспечение и квалификационные требования к архивистам.
2. Оснащение архивов (помещения, стеллажи, средства пожаробезопасности, климатическая техника).
3. Ведение учетных документов (описания, инвентаризационные книги, реестры).
4. Порядок формирования архивных фондов от структурных подразделений организации.

Учет и описание документов

Устанавливаются единые стандарты научной обработки фондов:

• Порядок проведения экспертизы документов по срокам хранения и ценности.
• Правила составления описей дел (формы, реквизиты, порядок нумерации).
• Требования к формированию справочно-поискового аппарата (указателей, каталогов, электронных баз данных).

Хранение и обеспечение сохранности

Один из ключевых разделов, регламентирующий:

• Нормы температуры и влажности в архивных хранилищах.
• Меры профилактики биологических поражений (грибок, насекомые, грызуны).
• Порядок размещения дел на стеллажах (систематизация по фондам, описям, годам).
• Обеспечение физической безопасности (охрана, сигнализация, контроль доступа).

Использование архивных документов

Определен порядок предоставления документов:

• Внутреннее использование (для нужд самой организации).
• Внешнее использование (граждане, юридические лица, государственные органы).
• Режимы доступа: открытые документы, документы с ограниченным доступом (гостайна, персональные данные, коммерческая тайна).
• Формы выдачи: оригиналы, копии (бумажные, электронные), выписки, справки.

Контроль за состоянием делопроизводства и архивного дела

Правила закрепляют обязанность руководителей организаций осуществлять ежегодный контроль за состоянием архивов, составлением актов проверки и устранением выявленных нарушений.

Ключевые нововведения 2012 года

На момент вступления в силу Правила № 143 принесли ряд существенных изменений по сравнению с предыдущими нормативными актами (в частности, с Постановлением Минюста от 2004 г.):

• Унификация форм: Введены единые обязательные формы учетных документов (описания, акты экспертизы, реестры передачи в госархив).
• Электронные документы: Первоклассно зафиксированы требования к формированию и хранению электронных архивов, порядок их верификации и миграции.
• Сроки хранения: Уточнен порядок утверждения Графиков сроков хранения документов (согласование с органом юстиции/архивом).
• Ответственность: Четче прописана персональная ответственность должностных лиц за сохранность документов до истечения сроков хранения.

Эволюция документа: изменения и дополнения

С 2012 года Правила неоднократно изменялись для адаптации к меняющемуся законодательству (введению ГК РФ аналогов, цифровизации, изменениям в законе о персональных данных).

Основные этапы изменений:

Важно: Актуальная редакция Правил (с изменениями по состоянию на ) является основным руководством к действию для архивистов на текущий момент. Текст документа размещен на официальном портале «Архивы Беларуси» (archives.gov.by) в разделе «Нормативная база».

Методическое обеспечение и комментарии

Для практического применения Правил был подготовлен Комментарий к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций (автор Рыбаков А.*, опубликован ). Данный комментарий остается актуальным методическим пособием, разъясняющим спорные моменты применения нормативных предписаний.

Кроме того, Департамент по архивам и делопроизводству Минюста регулярно издает методические указания, в т.ч.:

• О порядке работы государственных архивных учреждений в условиях чрезвычайных ситуаций.
• По вопросам оцифровки фондов и создания электронных копий документов.
• По применению новых версий программного обеспечения для архивного учета.

Государственный контроль в сфере архивного дела

Соблюдение Правил работы архивов (Постановление № 143) является предметом проверки при проведении государственного контроля в сфере архивного дела и делопроизводства. Основанием для контроля служит Закон № 300-З и соответствующие указы Президента Республики Беларусь.

Нарушение требований Правил (несоответствие условий хранения, отсутствие учетных документов, неправомерное уничтожение дел) влечет за собой ответственность, установленную законодательством (административная, дисциплинарная, в отдельных случаях — уголовная).

Практическое значение для организаций

Для руководителей и архивистов организаций любого вида собственности знание Правил № 143 необходимо для:

1. Правомерного формирования архива организации;
2. Своевременной подготовки документов к перечислению в государственные архивы (Национальный исторический архив, Национальный архив Республики Беларусь, областные и специализированные архивы).
3. Обеспечения прав граждан на доступ к архивной информации (справки о стаже, зарплате, репрессиях, недвижимости и т.д.).
4. Минимизации рисков при проверках контролирующих органов.

Постановление Минюста РБ от № 143 заложило фундамент современной архивной практики в Беларуси. Несмотря на прошедшие более 10 лет, его ключевые принципы — единство учета, научная обработка, обеспечение сохранности и гарантированный доступ — остаются неизменными. Регулярные обновления (последнее зафиксировано в сентябре 2024 г.) позволяют документу адекватно реагировать на вызовы цифровой эпохи и изменения в законодательстве.

Рекомендуется специалистам использовать исключительно актуальную редакцию документа, доступную на официальных ресурсах Министерства юстиции и портале «Архивы Беларуси», а также консультироваться с территориальными архивами (* — контактные телефоны и адреса территориальных управлений архивов лучше уточнять на официальном сайте) при возникновении сложных вопросов применения Правил.

Статья подготовлена на основе открытых данных Национального реестра правовых актов Республики Беларусь и информационного портала «Архивы Беларуси» (статус на ).