Архивирование — это не просто уборка старых папок на полку, а регламентированный законом процесс последовательности действий по отбору документации с долговременными сроками хранения, ее упорядочению, переплету и оформлению в соответствии с требованиями архивного законодательства. Грамотная передача дел в архив обеспечивает правовую защиту организации, быстрый поиск информации и соблюдение сроков хранения.
Нормативная правовая база
Основным документом, регулирующим данную сферу, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Этот обширный нормативный акт определяет порядок и требования к работе с материалами с момента их передачи на хранение и до конфиденциального уничтожения по окончании сроков.
Также необходимо руководствоваться:
- Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Приказами Росархива (например, Приказ от № 236 «Об утверждении типовых перечней управления документацией…»);
- Внутренними локальными актами организации (Инструкция по делопроизводству, Инструкция по подготовке и передаче документов в архив).
Организация процесса: роли и ответственность
Работа по передаче документов требует четкого распределения обязанностей:
- Заведующий архивом (или руководитель структурного подразделения, в которое входит архив) — организует и координирует всю работу.
- Технические исполнители (представители отделов) — непосредственно готовят свои документы к передаче (сортят, нумеруют, переплетают).
- Заместитель руководителя организации по общим вопросам (или курирующий архивом зам) — контролирует сроки и качество подготовки.
- Экспертная комиссия — проводит экспертизу ценности документов (акты от .* 202* г. № *).
Этапы подготовки документов к передаче
Процесс подготовки — самый трудоемкий этап. Он включает в себя:
- Отбор и проверка: Выделение исполненных дел с истекшим сроком хранения в структурном подразделении.
- Комплектование дел: Удаление лишних копий, черновиков, пустых листов. Проверка полноты дел (наличие всех документов по номенклатуре).
- Упорядочивание внутри дел: Хронологический, систематический или алфавитный порядок.
- Нумерация листов: Сквозная простановка номеров на каждом листе дела.
- Оформление обложек и корешков: Заполнение реквизитов по установленному образцу (индекс дела, название, даты начала/окончания, срок хранения).
- Переплет и зашивка: Дела с долгим сроком хранения (более 10 лет) подшиваются, с коротким, могут сшиваться скобами/папками в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Экспертиза ценности документов и составление описей
Перед передачей в архив обязательна экспертиза ценности документов — процесс, позволяющий определять значимость документации для организации, ее законность и установление сроков хранения.
Порядок проведения экспертизы:
- Создается экспертная комиссия (приказ руководителя от .* 202* г. № *).
- Комиссия рассматривает каждое дело, определяет категорию ценности и срок хранения.
- По результатам составляются описания дел (инвентаризации).
Важно: Описи согласовывает экспертная комиссия, а утверждает — руководитель организации. Для электронных документов составляются отдельные описи с учетом специфики ЭДО (подписи, форматы файлов, хеш-суммы).
Планирование и график передачи
Сдача документов не должна быть стихийной. Необходимо:
- Составить график передачи дел в архив (обычно ежеквартально или раз в полугодие).
- График подписывает руководитель организации.
- График согласовывается с руководителями структурных подразделений-доноров документов.
Это позволяет архиву подготовить места хранения, а отделам — планировать нагрузку на сотрудников.
Акт приема-передачи: основной учетный документ
Каждая процедура передачи документов в архив обязательно сопровождается Актом о приеме и передаче документов. Без акта передача считается несостоявшейся;
Структура Акта (рекомендуемая форма):
- Наименование организации.
- Дата и место составления (г. ).
- Основание (приказ, график).
- Состав комиссии по приемке (ФИО, должности: И.И. , П.П. *).
- Табличная часть: № п/п, Номер дела, Название дела, Даты, Срок хранения, Кол-во листов, Состояние (хорошее/удовлетворительное), Примечания.
- Подписи передающей стороны (заведующий архивом/ответственного отдела) и принимающей стороны (архивариус).
Примечание: По завершении формирования всего объема, передаваемого в архив, составляется сводный Акт передачи дел на архивное хранение. Каждый из членов комиссии должен заверить его своей подписью. На всех экземплярах описей делаются отметки о приеме документов в архив.
Особенности передачи электронных документов
С переходом на ЭДО порядок передачи имеет нюансы:
- Передача осуществляется путем копирования файлов на носитель архива или передачи доступа в системе ЭДО с изменением статуса на «В архиве».
- Обязательна проверка целостности файлов (контрольные суммы), читаемости форматов (PDF/A, XML и др.) и валидности электронных подписей (ЭП/ЭЦП).
- В акте фиксируются не только количество дел, но и объем данных (Гб), типы носителей (если применимо), реквизиты ключей проверки ЭП.
- История изменений (аудит-лог) документа передается вместе с самим документом.
Последующие передачи и историческая справка
При последующих передачах документов (ежегодно или ежеквартально) дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в:
- Названии организации;
- Функциях и структуре;
- Подчиненности;
- Составе и состоянии документов.
Передача дел проводится поединочно (каждое дело учитывается отдельно), что гарантирует полноту архивного фонда.
Учет на складе архива
Для того чтобы документы в архиве подлежали должному учету, на складах должны быть составлены специальные формы учета (в соответствии с Постановлениями Госкома статистики / Росстата):
- Формулярная книга (учет дел фонда).
- Карточки учета единиц хранения.
- Адресные указатели (полки, стеллажи, ячейки: Стеллаж № , Полка , Ячейка ).
Ряд организаций может организовать архивное хранение документов своими силами (внутренний архив), либо передать их во внешний специализированный архив (аутсорсинг) на основании договора.
Типичные ошибки и рекомендации
| Ошибка | Последствие | Как избежать |
|---|---|---|
| Передача дел без акта приема-передачи | Отсутствие юридической ответственности архива за сохранность; риск при проверках (Росархив, налоговая, суд). | Строгое правило: «Нет акта — нет передачи». Подписание акта в 2-х экземплярах (один у передающей стороны, второй в архиве). |
| Несвоевременная экспертиза (после формирования описей) | Неверные сроки хранения, риск преждевременного уничтожения ценных документов. | Проводить экспертизу до нумерации листов и составления описей. |
| Игнорирование графика передачи | Накопление дел в отделах, хаос, потеря документов, перегруз архива в конце года. | Контроль заместителем руководителя, штрафные санкции во внутреннем распорядке за срыв сроков графика. |
| Плохое состояние дел (рваные листы, отсутствие корешков, непрошитые дела) | Отказ архивариуса в приемке, возврат на доработку, порча документов при хранении. | Обучение сотрудников-комплектаторов, контроль качества заведующим архивом ДО вызова комиссии. |
| Отсутствие исторической справки / дополнений к ней | Невозможность восстановить историю фондопроизводителя, проблемы при научной обработке фонда. | Ведение исторической справки параллельно с деятельностью организации, обновление при каждой передаче. |
Порядок приема и передачи документов в архив организации — это систематическая работа, требующая дисциплины от всех структурных подразделений. Ключевыми успеха являются: наличие утвержденной Инструкции по подготовке и передаче документов в архив (которая может быть отдельным документом или разделом Инструкции по делопроизводству), строгое соблюдение графика, качественная экспертиза и безупречное оформление Акта приема-передачи. Только при соблюдении всех этапов архив становится надежным хранилищем информации, а не «кладбищем бумаг».
Статья подготовлена на основе актуального архивного законодательства и рекомендаций Росархива на дату . Для консультаций по специфическим вопросам обращайтесь к архивариусу организации или в территориальный орган Росархива (тел.: +7 () —).