Положение об архиве учреждения, это локальный нормативный акт, который определяет порядок организации, ведения и использования архивного фонда конкретного учреждения, организации или предприятия. В Донецкой Народной Республике (ДНР) такие документы разрабатываются с учётом как республиканского законодательства, так и норм архивного права Российской Федерации, поскольку с 2022 года ДНР входит в состав РФ и архивная сфера постепенно приводится в соответствие с федеральными требованиями.
Нормативная база
При разработке Положения об архиве учреждения в ДНР следует опираться на следующие документы:
- Федеральный закон РФ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ;
- приказы Росархива, устанавливающие сроки хранения документов и порядок работы архивов;
- нормативные акты органов государственной власти ДНР, регулирующие архивное дело (постановления Совета Министров ДНР, ведомственные приказы);
- перечни типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения.
Назначение Положения
Положение об архиве учреждения выполняет следующие задачи:
- закрепляет статус архива как структурного подразделения учреждения;
- определяет состав документов, подлежащих передаче на архивное хранение;
- устанавливает порядок приёма, учёта, хранения и выдачи документов;
- регламентирует ответственность должностных лиц за сохранность архивного фонда;
- определяет порядок взаимодействия с государственным (муниципальным) архивом при передаче документов на постоянное хранение.
Типовая структура Положения
Общие положения
В этом разделе указываются: полное наименование учреждения, правовой статус архива, нормативные документы, на основании которых разработано Положение, а также сведения о том, кем утверждается документ (как правило, руководителем учреждения).
Основные задачи и функции архива
- приём документов из структурных подразделений по истечении срока хранения в делопроизводстве;
- научно-техническая обработка и систематизация дел;
- обеспечение сохранности документов (температурно-влажностный режим, противопожарная безопасность);
- составление научно-справочного аппарата (описи, каталоги, путеводители);
- исполнение запросов социально-правового характера (справки о трудовом стаже, заработной плате и т. д.);
- подготовка документов к передаче в государственный архив.
Порядок комплектования и приёма документов
Определяются сроки передачи дел в архив (обычно не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства), порядок оформления описей, процедура экспертизы ценности документов и отбора дел к уничтожению по истечении сроков хранения.
Учёт и хранение
Устанавливаются формы учётных документов (книги учёта фондов, инвентарные описи), требования к помещению архивохранилища, порядок проверки наличия и состояния дел.
Использование документов
Регламентируется порядок выдачи дел во временное пользование, работы с посетителями в читальном зале, исполнения тематических и генеалогических запросов.
Ответственность
Закрепляется персональная ответственность заведующего архивом и работников учреждения за утрату или порчу документов.
Порядок утверждения и согласования
Положение об архиве учреждения ДНР:
- разрабатывается работником, ответственным за архив, либо службой делопроизводства;
- согласовывается с юридической службой и, при необходимости, с территориальным государственным архивом (например, Государственным архивом ДНР, г. Донецк, ул. *, д. );
- утверждается приказом руководителя учреждения;
- пересматривается при изменении законодательства или структуры учреждения (рекомендуемая периодичность — не реже одного раза в 5 лет).
Особенности для учреждений ДНР
В переходный период интеграции в правовое поле РФ учреждениям ДНР рекомендуется:
- провести инвентаризацию архивных фондов, образовавшихся до 2022 года;
- привести номенклатуры дел и описи в соответствие с федеральными требованиями;
- обеспечить учёт документов по личному составу сроком хранения 75 лет (по новым правилам, 50/75 лет в зависимости от даты создания);
- наладить взаимодействие с Государственным архивом ДНР по вопросам экспертизы ценности и передачи документов на государственное хранение.
Грамотно составленное Положение об архиве — основа системной работы с документами в любом учреждении ДНР. Оно обеспечивает сохранность архивного фонда, защиту прав граждан на доступ к архивной информации и выполнение требований законодательства. За консультациями по разработке Положения можно обращаться в Государственный архив ДНР (тел. +7 (8) —, e-mail: *@**.ru) или в архивную службу соответствующей администрации района/города.
Примечание: конкретные реквизиты, адреса и контактные данные следует уточнять на официальных порталах органов власти ДНР, так как они могут изменяться.