Самое главное помнить, что нотариальный архив – это не просто хранилище бумаг, а важный элемент правовой системы региона. Он обеспечивает сохранность, достоверность и доступность нотариальных документов, а также гарантирует их законность в течение всего срока хранения.

Правовые основы формирования архива

Положение опирается на следующие нормативные акты:

• Федеральный закон «О нотариате» от № 218-ФЗ.
• Указ Президента Российской Федерации от № 1129 «О развитии архивного дела».
• Региональные нормативные акты Красноярского края, в частности Постановление Правительства Края № 453‑2025 от г.
• Внутренний регламент Нотариальной палаты Красноярского края (утверждённый на заседании 22 декабря 2025 г.).

Цель положения

Установить порядок формирования, ведения, использования, охраны и уничтожения нотариальных документов, находящихся в собственности Нотариальной палаты Красноярского края.

Основные понятия

1. Нотариальный документ – любой документ, удостоверяемый нотариусом в рамках его полномочий (доверенность, акт, протокол, свидетельство и т.п.).
2. Нотариальный архив – совокупность всех нотариальных документов, переданных в хранение палаты, включая бумажные и электронные версии.
3. Срок хранения – период, в течение которого документ подлежит обязательному сохранению в архиве (не менее 3 лет, максимум 50 лет – в зависимости от типа документа).
4. Уничтожение документа – законный процесс вывода из архива после истечения срока хранения, осуществляемый в соответствии с Гаазской конвенцией о док. удостоверения.

Структура и размещение архива

Архив располагается в специально отведённом помещении Красноярского городского архива (в здании по ул. Максима Горького, д. 28). Помещение оборудовано системой климат‑контроля, пожарной защиты и видеонаблюдения.

• Раздел «Бумажные документы» – архивные стеллажи с классификатором по годам и видам нотарильных действий.
• Раздел «Электронные копии» – серверный парк, защищённый средствами Шифрования RSA‑2048 и двухфакторной аутентификацией.
• Раздел «Оцифровка и скан‑проекты» – отдельный блок, где проводятся работы по переводу бумажных актов в цифровой формат.

Функции нотариального архива

Перечислим основные функции, которые несёт архив, с кратким описанием каждой:

• Сохранение юридической силы документов. Хранение оригиналов в условиях, исключающих их порчу и утрату.
• Обеспечение доступа к архивным материалам. Осуществление выдачи копий (оформление запросов, проверка полномочий заявителя).
• Оцифровка и создание резервных копий. Сканирование документов, загрузка в электронный архив, создание резервных копий на отдельном носителе.
• Контроль за сроками хранения. Автоматизированный мониторинг дат истечения срока и инициирование процедур утилизации.
• Ведение реестра и метаданных; Регистрация каждого поступившего документа с указанием номера, даты, нотариуса, типа и срока обязательного хранения.
• Соблюдение требований конфиденциальности. Ограничение доступа к документам, содержащим персональные данные, в соответствии с ФЗ‑152 «О персональных данных».

Порядок поступления документов в архив

1. Приём от нотариуса. Нотариус передаёт оригиналы в архив в течение 30 дней со дня их оформления.
2. Проверка соответствия. Сотрудники архива сверяют реквизиты (номер, дата, орган выдачи) и проверяют целостность бумаги.
3. Регистрация в реестре. Вводятся метаданные в автоматизированную систему NotaryArchive‑KR.
4. Оцифровка (по желанию). При необходимости документ сканируется в разрешении 300 dpi, прилагаются подписи скан-контроля.
5. Размещение в архивных стеллажах. Бумажный оригинал помещается в конверт с маркировкой (год, тип, номер).

Категории хранения и сроки

Права доступа к архивным материалам

• Имеют право получать копии:
  • Судебные органы в рамках уголовного и гражданского процесса;
  • Государственные органы (Минюст, Федеральная нотариальная палата);
  • Физические и юридические лица – только при наличии нотариальной доверенности.
• Запрещено разглашать сведения, содержащие:
  • Персональные данные без согласия субъекта;
  • Коммерческую тайну;
  • Информацию, ограниченную законом о государственной тайне.

Оцифровка и работа с электронными документами

С 2024 года в архиве функционирует система e‑NotaryArchive, позволяющая:

• Быстро искать документы по номеру, дате, имени нотариуса.
• Обеспечивать электронную подпись и проверку подлинности PDF‑файлов.
• Создавать резервные копии на сервере в СФО «Казань‑Облачное хранилище».

Все оцифрованные документы проходят процедуру цифровой аттестации, после которой их юридическая сила считается эквивалентной оригиналу.

Охрана и контроль за сохранностью

1. Технические меры – климат‑контроль (температура 18‑22 °C, влажность 45‑55 %), видеонаблюдение, сигнализация.
2. Организационные меры – ограниченный доступ (только уполномоченный персонал), подпись в журнале входа‑выхода.
3. Экстренные процедуры – план действий при пожаре, наводнении, кибератаке.

Ответственность за нарушения

Нарушения порядка ведения архива влекут за собой:

• Административные штрафы в размере от 30 000 до 150 000 рублей (ст. 9.27 КоАП РФ).
• Дисциплинарные меры в отношении сотрудников (выговор, увольнение).
• Гражданско‑правовую ответственность перед владельцем документа (возмещение ущерба).

Отчетность и контроль

Нотариальная палата обязана:

• Ежегодно предоставлять в Министерство юстиции РФ и в Управление архивного дела Красноярского края отчёт о состоянии архива.
• Проводить внутренний аудит не реже одного раза в полугодие.
• Публиковать открытый реестр общедоступных документов на официальном сайте палаты (раздел «Архив открытых актов»).

Заключительные положения

Положение вступает в силу со дня его официального опубликования на сайте Нотариальной палаты Красноярского края и действует до его отмены или замены новым документом.

Невероятно важно помнить: каждый участник процесса – от нотариуса до архивного сотрудника – несёт личную ответственность за соблюдение указанных правил, ведь от этого напрямую зависит юридическая безопасность граждан и предприятий региона.

Дата актуализации:  г.