Архивная система Почты России — это сложная иерархическая структура, обеспечивающая сохранение, учет и выдачу документов, формируемых в процессе деятельности крупнейшего почтового оператора страны. Понимание принципов работы архива управления необходимо как сотрудникам компании, так и внешним контрагентам, а также гражданам, ищущим информацию об отправлениях или трудовой истории.

Организационная структура архивного фонда

Архивное дело в АО «Почта России» строится по территориально-управленческому принципу. Выделяют три основных уровня:

• Центральный архив (Архив АО «Почта России»): Находится в г. Москва. Хранит документы центрального аппарата, приказы Генерального директора, протоколы заседаний Совета директоров, стратегические документы, а также консолидированную отчетность по филиалам.
• Архивы филиалов (региональные управления): Расположены в административных центрах субъектов РФ (например, Управление Почтой в г. , Управление Почтой области). Здесь хранятся документы регионального значения: приказы директоров филиалов, кадровые дела сотрудников региона, учетная документация по почтовым отправлениям регионального уровня.
• Архивы почтовых отделений (первичные архивы): Формируются непосредственно в почтовых отделениях (ОПС). Срок хранения здесь минимален (текущий год + 1-3 года), после чего дела перебираются и передаются в архив филиала или на уничтожение.

Состав и категории документов

Фонды архива управления содержат документы следующих категорий:

1. Организационно-распорядительная документация: приказы, распоряжения, инструкции, регламенты, уставы.
2. Кадровая документация: личные дела сотрудников (Ф. *), служебные записки о приеме/увольнении, табели учета рабочего времени, личные карточки учетной формы Т-2.
3. Бухгалтерская и финансовая отчетность: бухгалтерские книги, накладные, акты инвентаризации, платежные поручения (хранятся по срокам, установленным ФЗ-402).
4. Документация по почтовым отправлениям: журналы учета ценных/заказных отправлений (Ф. *), описи вложений, акты о нарушении сроков или порче отправлений, квитанции об вручении (хранятся, как правило, 1–3 года в отделении, затем 5–10 лет в архиве филиала).
5. Договорная работа: договоры с контрагентами, акты сверки, акты приема-передачи услуг, претензионно-исковая работа.
6. Техническая и эксплуатационная документация: журналы учета работы оборудования (сортировочных комплексов, АТС), акты осмотра транспортных средств, планы технического обслуживания.

Сроки хранения и перебор документов

Сроки хранения устанавливаються Номенклатурой дел, утверждаемой ежегодно директором филиала (или Центром) по согласованию с архивом и юридическим департаментом. Основные группы сроков:

• Временные (до 10 лет): большинство операционных журналов, квитанции, служебные записки, черновики.
• Долгосрочные (10–75 лет): кадровые дела (75 лет), бухгалтерская отчетность (не менее 5 лет после отчетного года, некоторые формы, 75 лет), акты о несчастных случаях.
• Постоянные: уставы, лицензии, исторические документы, передаваемые в государственные архивы (ГАРФ, региональные госархивы).

Важно: Перебор дел на «хранение» и «уничтожение» проводится ежегодно комиссией по экспертизе документов. Акт экспертизы (Ф. *) является основанием для передачи дел в архив филиала или на утилизацию (макулатуру) с составлением акта уничтожения.

Порядок обращения в архив управления

Для сотрудников и пенсионеров (кадровые справки)

Наиболее частый запрос — получение справок о стаже, заработной плате или копий записей в трудовой книжке.

1. Заявление пишется от имени директора филиала / начальника управления (Ф. ).
2. Приложения: копия паспорта, копия СНИЛС, доверенность (если оформляет представитель).
3. Каналы подачи:
   • Лично в приемной архива филиала (адрес: г. , ул. , д. , пом. *).
   • Почтой (ценным письмом с описью вложения) на адрес архива.
   • Через портал Госуслуг (раздел «Справки из архивов»).
   • Через внутреннюю корпоративную систему (для действующих сотрудников).
4. Срок исполнения: согласно ст. 62 ТК РФ — не позднее 3 рабочих дней с момента поступления запроса.

Для граждан (информация об отправлениях)

Архив управления не выдает информацию о трекинге текущих отправлений (это зона ответственности операторов колл-центра и сайта). В архив обращаются за:

• Копиями квитанций об вручении (подписи получателя) за прошлые периоды.
• Актами о порче/утере отправлений для суда.
• Информацией о факте отправки/получения корреспонденции определенного лица (по судебным запросам).

Запрос оформляется в свободной форме с указанием реквизитов отправления (номер, дата, индекс ОПС отправителя/получателя, ФИО *). Ответ направляется официальным письмом на имя заявителя.

Для юридических лиц и судов

• Судебные запросы: исполняются в установленный законом срок (обычно 5–10 дней). Требуется официальный входящий номер в журнале учета судебных запросов архива.
• Запросы контрагентов: акты сверки, копии договоров, акты приема-передачи. Обрабатываются договорным отделом с привлечением архива.

Контакты и реквизиты (образец заполнения)

Поскольку у каждого филиала (регионального управления) свои реквизиты, ниже приведен универсальный шаблон для поиска контактов вашего региона:

Как найти актуальные контакты вашего региона:

1. Зайдите на официальный сайт pochta.ru.
2. Раздел «О компании» → «Филиалы» → выберите свой регион.
3. На странице филиала ищите раздел «Контакты» или «Структура» → «Отдел документационного обеспечения и архива» (или «Управление кадровым обеспечением» — архив часто к ним пристроен).

Электронный архив и цифровизация (ЭДО/СЭД)

В настоящее время АО «Почта России» активно внедряет Систему электронного документооборота (СЭД) и Электронный архив.

• Для сотрудников: доступ к личным карточкам, зарплатным ведомостям, справкам 2-НДФЛ через портал «Мой Кабинет» / «Почта.Работа» / внутреннюю СЭД (Directum / 1С:Документооборот). Это исключает необходимость ходить в бумажный архив за стандартными справками.
• Для контрагентов: обмен УПД, счетами, актами через операторов ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, Тензор). Документы с ЭЦП хранятся в электронном архиве оператора и в СЭД Почты России бессрочно (согласно срокам хранения).
• Цифровизация фондов: ведется массовая сканирование кадровых дел (Ф. *) и исторических документов для формирования Электронного архива филиала. Доступ к сканам предоставляется по запросу через СЭД, что ускоряет выдачу копий в 10–20 раз.

Типичные ошибки при обращении в архив

1. Неполные входные данные: отсутствие номера отправления, точной даты, индекса ОПС. Архив не может искать по «примерно в мае прошлого года»;
2. Обращение не в тот архив: отправление проходило через ОПС * (филиал А), а запрос идет в архив филиала Б. Необходимо уточнять индекс ОПС отправителя/получателя на момент отправки.
3. Истечение сроков хранения: квитанции ЕМС за 2015 год могут быть уже уничтожены (срок хранения 3–5 лет). Архив выдаст официальный отказ с указанием акта экспертизы/уничтожения.
4. Отсутствие доверенности: при получении копий кадровых документов третьими лицами (даже родственниками) без нотариальной доверенности отказ гарантирован (ст. 85 ФЗ-147 «Об архивном деле»).

Нормативная база

Деятельность архива регулируется:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Федеральный закон от № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
• Постановление Правительства РФ от № 1360 «Об утверждении Положения об архивах федеральных государственных учреждений…» (применяется по аналогии).
• Приказ Минкультуры России от № 2364 «Об утверждении типовых номенклатур управления документами…».
• Внутренние нормативные акты АО «Почта России»: Положение об архиве, Номенклатура дел, Инструкция по делопроизводству.

Архив управления «Почты России» — это не «кладовая старых бумаг», а функционирующая система управления информационными активами компании. Грамотное обращение в архив (с точными реквизитами, через официальные каналы, с учетом сроков хранения) позволяет быстро получить правово значимые документы: от справки о стаже для пенсии до акта о вручении заказного письма для суда. Цифровая трансформация (СЭД, Электронный архив) постепенно делает этот процесс прозрачным и доступным удаленно для большинства категорий пользователей.

Данная статья носит справочный характер. Точные адреса, телефоны, фамилии должностных лиц и внутренние регламенты актуальны на момент публикации и могут меняться. Обязательно уточняйте информацию на официальном сайте филиала АО «Почта России» вашего региона или по единой горячей линии ###-###-####.