Отправка корреспонденции от имени организации или индивидуального предпринимателя — это не просто запечатанный конверт с адресом․ Для подтверждения факта отправки документов необходимо оформлять реестр почтовых отправлений (список, опись), который передаётся сотруднику Почты России вместе с отправлениями․ В этой статье подробно разберём, что такое реестр, как его заполнить и распечатать․

Что такое реестр почтовых отправлений

Реестр, это документ, содержащий перечень всех почтовых отправлений, передаваемых оператору связи за один раз․ Он выполняет несколько важных функций:

• подтверждает факт и дату отправки корреспонденции;
• фиксирует количество и вид отправлений (письма, бандероли, посылки);
• служит основанием для расчётов с Почтой России;
• защищает отправителя в спорных ситуациях (например, при отправке налоговой отчётности или претензий контрагентам)․

Форма 103 — основной бланк реестра

Обязательной к применению формы реестра не существует, однако Приказом № 114-п ФГУП «Почта России» от года утверждена удобная и функциональная форма № 103 «Реестр почтовых отправлений»․ Именно она чаще всего используется организациями․

Бланк формы 103 содержит следующие реквизиты:

1. порядковый номер записи в реестре;
2. наименование и адрес получателя;
3. почтовый индекс;
4. вид отправления (заказное письмо, ценное письмо, бандероль и т․д․);
5. номер почтового идентификатора (трек-номер);
6. масса отправления;
7. сумма объявленной ценности и наложенного платежа (при наличии);
8. плата за пересылку․

Как заполнить реестр: пошаговая инструкция

Шаг 1․ Укажите данные отправителя

В шапке документа проставляется наименование организации-отправителя, например: ООО «», ИНН 77, адрес: 111, г․ Москва, ул․ , д․ ․

Шаг 2․ Заполните табличную часть

На лицевой стороне бланка последовательно укажите:

• порядковый номер отправления в реестре;
• адресат (например: Иванов И․ И․, адрес: 6*, г․ , ул․ , д․ , кв․ );
• вид и категорию отправления;
• штриховой почтовый идентификатор (14-значный трек-номер)․

Шаг 3․ Подведите итоги

В конце таблицы укажите общее количество отправлений и суммарную плату за пересылку․

Шаг 4․ Подписи и оттиск

Завершающим этапом является указание ФИО и должности сотрудника, передавшего отправления, например: менеджер Петрова А․ С․ (Петрова А․ *)․ Сотрудник Почты России, принявший корреспонденцию, ставит на реестре свою подпись и календарный штемпель (печать), именно этот оттиск подтверждает дату приёма отправлений․

Как распечатать реестр онлайн

Посещать отделение для составления реестра вручную не обязательно․ Распечатать форму 103 можно несколькими способами:

Через личный кабинет Почты России

1. Авторизуйтесь в личном кабинете для юридических лиц на сайте Почты России․
2. Перейдите в раздел «Исходящие»․
3. Выделите нужные отправления (зажмите клавишу Ctrl и выбирайте левой кнопкой мыши)․
4. Нажмите кнопку «Создать реестр»․
5. Проверьте данные и нажмите кнопку печати (значок принтера)․

Через специализированные сервисы

Существуют онлайн-сервисы печати реестра Ф-103: достаточно выбрать получателей из списка, сформировать рабочий список и вывести документ на печать․ Также можно скачать пустой бланк формы 103 в формате PDF или Excel и заполнить его вручную․

Через агрегаторов доставки

Если вы работаете через агрегатора курьерских служб, после создания списка заказов перейдите в раздел «Списки заказов»․ Если всё оформлено верно, будет указан формат отправления и станет доступна кнопка печати реестра․

Другие формы реестров Почты России

Помимо формы 103, существуют и иные реестры:

• Форма 11 — реестр почтовых отправлений, посылаемых в мешке (указывается номер мешка, адрес назначения, проставляется оттиск календарного штемпеля);
• Реестр вложения РПО в ячейки абонементного почтового шкафа (АПШ) — утверждён Приказом АО «Почта России» от № 554-п;
• Реестр документов для международных почтовых отправлений — рекомендуемый образец утверждён Приказом Минфина России от № 108н․

Практические рекомендации

• Распечатывайте реестр в двух экземплярах: один остаётся на почте, второй с подписью и штемпелем сотрудника, у отправителя․
• Проверяйте соответствие трек-номеров в реестре номерам на конвертах — ошибка в одной цифре затруднит отслеживание․
• Храните подписанные реестры не менее установленного срока, они являются доказательством отправки в суде и при проверках․
• При больших объёмах корреспонденции рассмотрите сотрудничество с почтовыми компаниями-посредниками, которые берут оформление реестров на себя․

Печать реестра почтовых отправлений, обязательный этап документооборота любой организации, работающей с Почтой России․ Использование формы 103 и электронных сервисов позволяет оформить реестр быстро, без ошибок и лишних визитов в отделение․ Правильно заполненный и заверенный календарным штемпелем реестр — надёжное подтверждение факта отправки вашей корреспонденции․