Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Организации регулярно получают письма-запросы, в которых третьи лица или государственные органы просят предоставить сведения о работнике: подтвердить факт трудоустройства, указать должность, стаж, размер заработной платы и т.д. В этой статье разберём, как правильно составить ответ на такой запрос, какие требования предъявляются к его оформлению и какие нюансы нужно учитывать с точки зрения законодательства о персональных данных.

Когда требуется ответ на запрос о сотруднике

Запросы о предоставлении информации о работнике могут поступать от:

контрольно-надзорных органов (ФНС, трудовая инспекция, ПФР/СФР);
правоохранительных органов и судов;
банков и кредитных организаций (при оформлении кредита сотрудником);
других работодателей (при проверке рекомендаций);
коммерческих партнёров и контрагентов;
самого сотрудника или его представителя.

Отличительная особенность письма-запроса — наличие обоснования: ссылки на закон, нормативный акт или иной документ, дающий автору право получить запрашиваемую информацию. Именно поэтому на такое письмо необходимо ответить в обязательном порядке и в установленный срок.

Структура ответа на запрос

Ответ оформляется на фирменном бланке организации и должен содержать следующие элементы:

Реквизиты бланка, наименование организации, адрес, ИНН/ОГРН, контактные данные.
Исходящий номер и дата регистрации письма.
Ссылка на входящий запрос — его номер и дата (обязательный элемент!).
Адресат — наименование организации или ФИО должностного лица, направившего запрос.
— «Ответ на запрос о предоставлении информации».
Основная часть — непосредственно запрашиваемые сведения либо мотивированный отказ.
Подпись руководителя или уполномоченного лица с расшифровкой.
Отметка об исполнителе, ФИО и телефон сотрудника, подготовившего ответ.

Образец ответа на запрос о сотруднике

Общество с ограниченной ответственностью «Пример»
Адрес: 123, г. Москва, ул. Примерная, д.
ИНН 77 / ОГРН 11
Тел.: +7 (495) —

Исх. № */25 от
На вх. № от

В Управление Федеральной налоговой службы
по г. Москве №
Начальнику Иванову И.И.

Ответ на запрос о предоставлении информации

На Ваш запрос от № * сообщаем, что Петров Пётр Петрович (паспорт: серия 45 № *) действительно работает в ООО «Пример» с в должности ведущего специалиста отдела продаж. Трудовой договор № -ТД от действует по настоящее время.

Среднемесячная заработная плата указанного работника за период с по составила руб. коп.

Дополнительно сообщаем, что сведения предоставлены на основании письменного согласия работника от (копия прилагается).

Приложение: копия согласия работника на обработку персональных данных — на 1 л. в 1 экз.

Генеральный директор ООО «Пример» ____________ /Сидоров С.С./

Исполнитель: Смирнова А.А., тел. +7 (495) —, доб.

Важные правовые нюансы

При подготовке ответа следует помнить о ключевых ограничениях:

Статья 88 ТК РФ запрещает передавать персональные данные работника третьим лицам без его письменного согласия, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом (запросы судов, налоговых органов, правоохранительных структур).
Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» требует ограничивать объём передаваемых сведений только тем, что непосредственно запрошено.
Если запрос поступил от частного лица или коммерческой организации без законных оснований — необходимо направить мотивированный отказ со ссылкой на законодательство.
Срок ответа определяется либо самим запросом, либо общими правилами (обычно 30 дней для обращений граждан, 10–15 рабочих дней, для межведомственных запросов).

Как оформить отказ в предоставлении информации

Если предоставить сведения невозможно, ответ должен содержать:

ссылку на входящий запрос;
формулировку отказа;
правовое обоснование (например: «В соответствии со ст. 88 ТК РФ и ст. 7 Федерального закона от № 152-ФЗ передача персональных данных работника третьим лицам без его письменного согласия не допускается»);
предложение альтернативного порядка (например, получение согласия работника).

Ответ на запрос о сотруднике образец