Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска — одна из самых частых и ответственных кадровых процедур. Ошибки в документах или расчетах могут привести к штрафам со стороны ГИТ, судебным искам со стороны сотрудников и начислению дополнительных НДФЛ и страховых взносов. В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий на , опираясь на актуальное трудовое законодательство (ТК РФ) и судебную практику.

Этап 1. Подготовка и планирование (за 2 недели и ранее)

Согласно ст. 123 ТК РФ, порядок предоставления отпусков устанавливается графиком отпусков. Это локальный нормативный акт (ЛНА), обязательный для исполнения обеими сторонами.

Утверждение графика отпусков

• Срок: График на следующий год утверждается не позднее чем за две недели до начала календарного года.
• Согласование: Проект графика согласовывается с выборным органом первичной профсоюзной организации (если есть). В отсутствие профсоюза — работодатель утверждает его самостоятельно (ч. 1 ст. 168 ТК РФ).
• Форма: Единой утвержденной формы нет. Можно использовать форму Т-7 (утв. Госкомстатом РФ № 1) или разработать собственную в ЛНА.
• Содержание: Должны быть указаны: ФИО сотрудника, табельный номер, структурное подразделение, вид отпуска, продолжительность (в календарных днях), даты начала и окончания.

Уведомление работника

Работодатель обязан уведомить работника о времени начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

• Лучше всего использовать служебную записку или уведомление по форме Т-7 (графа «Подпись работника о ознакомлении»).
• Если работник в отпуске/на больничном, уведомление направляется заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес регистрации (, г. , ул. , д. , кв. *).

Согласование переноса/разделения (при необходимости)

Если работник просит разделить отпуск на части или перенести его на другое время:

1. Пишет заявление (произвольной формы) с указанием желаемых дат.
2. Работодатель выдает письменное согласие/отказ (в виде служебной записки или резолюции на заявлении).
3. Важно: Не менее одной части отпуска должно быть не короче 14 календарных дней (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Остальное можно делить по соглашению сторон.
4. Категории работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время (беременные, несовершеннолетние, ветераны и др. — ст. 123, 263, 267 ТК РФ), могут не привязываться к графику, но заявление все равно нужно.

Этап 2. Оформление приказа (документарное оформление)

Основным документом, порождающим право на отдых, является приказ (распоряжение) работодателя.

Формы приказов

• Форма Т-6 — на одного работника.
• Форма Т-6а — на группу работников (удобно для массового ухода по графику).
• Можно использовать собственные формы, утвержденные ЛНА по документообороту.

Заполнение приказа (пошагово)

1. Шапка: Название организации (ИП * И.И. ), ОКПО, дата, номер.
2. Основание: Ссылка на график отпусков (№ , дата утверждения) и/или заявление работника (№ *, дата).
3. Суть приказа: «Предоставить [ФИО полностью *] ежегодный основной оплачиваемый отпуск за [рабочий год, напр. 2025] продолжительностью [28/31/42 и т.д.] календарных дней с [ДД.ММ.ГГГГ] по [ДД.ММ.ГГГГ]».
4. Дополнительные отпуска: Если есть, отдельной строкой или отдельным приказом (дополнительный за вредность, нерегулярный график, северный и т.д.).
5. Ответственные: Начальник кадра/Кадровый инженер * (подпись, расшифровка) — за оформление. Главный бухгалтер * — за расчет и выплату.
6. Подпись работника: Обязательная графа «С ознакомлением» с датой и подписью сотрудника.

Этап 3. Расчет и выплата отпускных (не позднее 3 дней)

Согласно ч. 9 ст. 136 ТК РФ, оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. В 2026 году это правило остается строгим.

Определение расчетного периода

Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска.

• Пример: Отпуск с → Расчетный период: – .
• Если сотрудник работал не полный период, берется фактически отработанное время.

Состав заработка для расчета (Постановление Правительства РФ № 922)

Включаются: оклады, тарифные ставки, надбавки (за стаж, квалификацию, классность), премии систематические (ежемесячные, квартальные, годовые — пропорционально отработанному времени), доплаты за вредность, региональные коэффициенты.

НЕ включаются: материальная помощь, подарки, дивиденды, командировочные, страховые выплаты, оплата обучения, разовые премии (не закрепленные в системе оплаты труда), выплаты по программе добровольного медстрахования (ДМС).

Формула расчета среднего заработка

1. Сумма заработка за расчетный период / Количество фактически отработанных дней в расчетном периоде = Средний дневной заработок.
2. Средний дневной заработок × Количество календарных дней отпуска = Сумма отпускных.

Расчет отработанных дней (если не полный месяц):

Кол-во дней = 29,3 (среднемесячное число дней с 2025 года) × кол-во полных месяцев + (29,3 / кол-во календарных дней в неполном месяце) × кол-во отработанных дней в неполном месяце.

Повышение зарплаты в расчетном периоде или во время отпуска

Если в расчетном периоде или с начала отпуска был повышен тариф/оклад (всех или категории работников), средний заработок подлежит индексации (п. 16 Постановления № 922). Коэффициент = Новый оклад / Старый оклад.

Налог и взносы

• НДФЛ 13% / 15% / 30% (нерезиденты): Удерживается при фактической выплате (дне выдачи денег/перевода на карту).
• Страховые взносы (30%/15.1%): Начисляются в месяце выплаты, сдаются в ЕСН/Расчете по страховым взносам (РСВ) за соответствующий квартал.

Этап 4. Учет рабочего времени (Табель учета рабочего времени)

В табеле (форма Т-12 или Т-13 / собственная) дни отпуска отмечаются кодом:

• «ОТ» (код 09), ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
• «ОД» (код 10) — ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.
• «ОЗ» (код 11) — учебный отпуск (оплачиваемый/неоплачиваемый).
• «ОН» (код 12) — неоплачиваемый отпуск (за свой счет).
• «Д» (код 14), декретный отпуск.

Код ставится на каждый календарный день отпуска, включая выходные и праздничные дни.

Этап 5. Запись в трудовую книжку / СТД-Р

Важно: В трудовую книжку (бумажную) записи об отпусках НЕ вносятся (Правила ведения ТК, п. 4). Записи делаются только о переводе, увольнении, награждении.

В СТД-Р (электронная трудовая книжка) также записи об отпусках не формируются. Сведения о стаже для пенсии формируются ПФР (СФР) на основании сведений ЕСВН/РСВ (код вида занятости «111»), где отражаются дни оплаченного отпуска.

Этап 6. Специфические ситуации (Чек-лист)

Этап 7. Работа с 1С:ЗУП / 1С:КА (Автоматизация)

Большинство организаций используют 1С. Алгоритм в программе:

1. Зарплата и кадры → Кадры → Отпуска → Оформление отпусков.
2. Создать документ «Предоставление отпуска» (или «График отпусков» для планирования).
3. Заполнить: Сотрудник, Вид отпуска, Дата начала, Дней календарных, Рабочий год (программа часто подтягивает автоматически, но проверьте вручную!).
4. Нажать «Заполнить по графику» или вручную.
5. Провести документ. Сформировать Приказ Т-6 / Т-6а (Печать).
6. Расчет отпускных: документ «Начисление отпускных» (обычно создается на основании приказа). Проверить: расчетный период, сумма заработка, отработанные дни, индексации.
7. Сформировать Платежку/Ведомость на зарплатный проект с датой выплаты не позднее 3 дней до начала отпуска.
8. Закрыть месяц: «Расчет зарплат» → «НДФЛ» → «Взносы».

Чек-лист «Ничего не упустил» перед уходом сотрудника

• [ ] График отпусков утвержден и согласован с профсоюзом (протокол № *).
• [ ] Работник уведомлен под роспись за 2 недели (или заказным письмом на адрес: , г. , ул. , д. , кв. ).
• [ ] Приказ (Т-6/Т-6а) подписан руководителем и работником *, пронумерован, датирован.
• [ ] Рабочий год определен верно (учтены периоды исключения из стажа).
• [ ] Расчетный период определен верно (12 мес. перед месяцем начала).
• [ ] Заработок для расчета собран полностью (все премии, надбавки учтены, исключены нерасчетные выплаты).
• [ ] Индексация применена (если был повышение окладов).
• [ ] Отпускные начислены и ВЫПЛАЧЕНЫ (деньги на карте/в кассе) за 3 дня до начала.
• [ ] Табель заполнен кодом «ОТ»/«ОД» на все календарные дни.
• [ ] НДФЛ удержан, взносы начислены в правильном периоде.
• [ ] Справка о заработке (форма 182н) подготовлена, если работник просит (для банка, визы и т.д.).

Ответственность за нарушения

• Ст. 5.27 КоАП РФ: За несвоевременную выплату отпускных — штраф на должностных лиц 1 000–5 000 руб. (или дисквалификация), на юрлиц/ИП — 30 000–50 000 руб. (повторно — до 100 000 руб. или приостановка деятельности до 90 дней).
• Ст. 236 ТК РФ: За задержку выплаты — компенсация в размере 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день просрочки от суммы долга (выплачивается работнику).
• Ст. 19.5 КоАП РФ: За нарушение правил ведения табелей — предупреждение или штраф 500–1 000 руб. (должностные лица).

Грамотное оформление отпуска — это не просто «галочка» в табеле, а комплекс мер: от планирования в графике до своевременной выплаты денег и правильного отражения в отчетности. Используйте данный пошаговый алгоритм как чек-лист для каждого случая. В сложных ситуациях (сдвиг рабочего года, совмещение с больничным, уход в декрет сразу после отпуска) рекомендуется консультироваться с трудовой инспекцией или профессиональным юристом по трудовому праву (например, специалистом ООО «Консалт», тел. —).

Статья подготовлена на основе ТК РФ, Постановления Правительства РФ № 922, Постановлений Пленума ВС РФ и актуальной судебной практики на . Информация носит справочный характер.