Форма ЕФС-1 — это единый отчет, который работодатели подают в Социальный фонд России (СФР). Одна из самых частых ситуаций его сдачи — прием нового сотрудника на работу. В этой статье подробно разберем, какие разделы нужно заполнить, в какие сроки отчитаться и как избежать ошибок и штрафов.

Что такое форма ЕФС-1

ЕФС-1, единая форма сведений, которая объединила несколько ранее существовавших отчетов (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, 4-ФСС и другие). Форма состоит из ьного листа и двух разделов, каждый из которых включает подразделы. Какие именно части заполнять — зависит от кадрового события.

Какие разделы заполнять при приеме на работу

При приеме нового сотрудника работодатель обязан заполнить и сдать в СФР:

• ьный лист — данные организации или ИП;
• Подраздел 1 раздела 1 — сведения о застрахованном лице (работнике);
• Подраздел 1.1 раздела 1, сведения о трудовой деятельности (кадровое мероприятие «прием»).

Сроки сдачи отчета

ЕФС-1 при приеме работника сдается в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу. Пропуск срока грозит штрафом, поэтому отчет лучше подавать сразу после оформления кадровых документов.

Заполнение ьного листа

На ьном листе указываются данные страхователя:

• регистрационный номер в СФР (есть в выписках из реестров);
• ИНН и КПП организации (для ИП — только ИНН);
• наименование организации или ФИО предпринимателя;
• код по ОКВЭД;
• контактные данные: телефон +7 (9) —, адрес электронной почты;
• подпись руководителя (например, Иванов И. И.*) и дата.

Заполнение подраздела 1: сведения о работнике

В этом подразделе указываются персональные данные нового сотрудника:

• СНИЛС, например, 123—* 45;
• ФИО — полностью, без сокращений (например, Петров Алекс* Владимир);
• ИНН (при наличии);
• дата рождения;
• пол;
• гражданство и код страны;
• данные документа, удостоверяющего личность: серия и номер паспорта (например, 45* № 678), кем и когда выдан;
• адрес регистрации и фактического проживания (например, г. Москва, ул. Ленина, д. , кв. );
• статус налогового резидента.

Заполнение подраздела 1.1: сведения о трудовой деятельности

Это ключевой подраздел при приеме на работу. В нем отражается кадровое мероприятие:

1. Код кадрового мероприятия — «ПРИЕМ».
2. Дата приема — дата, указанная в приказе о приеме.
3. Трудовая функция — наименование должности по штатному расписанию.
4. Код выполняемой функции — по классификатору (ОКЗ).
5. Характер работы — основная работа или совместительство.
6. Вид договора — трудовой договор (срочный/бессрочный).
7. Реквизиты приказа, номер и дата приказа о приеме (например, приказ № -к от .**.2026).
8. Структурное подразделение, при наличии.

Важно: если в исходной строке с данными о кадровом мероприятии нужно исправить ошибку, в графе 11 ставят «Х», а ниже заполняют строку с корректными данными.

Особенности для дистанционных и надомных работников

Если сотрудник принимается на дистанционную или надомную работу, ЕФС-1 заполняется по обычным правилам. Ранее в графе 6 для таких работников указывались специальные коды ДИСТ или НДОМ, но в актуальной форме они не применяются.

Способы сдачи отчета

• Электронно — через личный кабинет на сайте СФР, оператора ЭДО или бухгалтерские программы (1С и др.). Обязательно для работодателей со средней численностью более 10 человек.
• На бумаге — вправе сдавать только страхователи со средней численностью работников не более 10 человек за предыдущий год.

Ответственность за ошибки и нарушение сроков

За несвоевременную сдачу или недостоверные сведения предусмотрены штрафы:

• за нарушение срока — 200 рублей за каждого работника;
• за недостоверные сведения — 200 рублей за каждое лицо;
• за нарушение электронного формата — 200 рублей.

Даже одна ошибка в заполнении может привести к отказу в приеме отчета, поэтому перед отправкой рекомендуется проверить данные по форматно-логическому контролю.

Частые ошибки при заполнении

• неверный СНИЛС или ИНН работника;
• несоответствие даты приема дате приказа;
• неправильный код кадрового мероприятия;
• отсутствие сведений о единственном учредителе, выполняющем функции директора (СФР может направить требование, если в РСВ он указан, а данных о приеме нет);
• сдача отчета по устаревшей форме — необходимо использовать актуальный бланк, утвержденный приказом СФР.

Отчет ЕФС-1 при приеме на работу — обязательная процедура для каждого работодателя. Главное — заполнить ьный лист, подразделы 1 и 1.1 раздела 1 и сдать отчет не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме. Используйте актуальную форму, проверяйте персональные данные сотрудника и реквизиты приказа — это поможет избежать штрафов и доначислений со стороны СФР.