Эффективная работа архива немыслима без четко регламентированных процессов приема документов на хранение и их выдачи пользователям. Нарушение этих процедур ведет к утрате ценных сведений, нарушению сроков хранения и правовым рискам для организации. В данной статье подробно разбираются нормативные основы, пошаговые алгоритмы, требования к оформлению документации и современные подходы к автоматизации данных процессов на .

Нормативно-правовая база

Деятельность архивов в Российской Федерации строго регулируется законодательством. Ключевыми документами, определяющими правила приема, хранения, учета и использования архивных документов, являются:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (базовый закон).
• Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (далее — Правила 2023 года).
• Методические рекомендации по применению Правил (утвержденные Росархивом), раскрывающие процессный подход к архивным работам.
• Отраслевые стандарты (ГОСТ Р 7.0.97-2016, ГОСТ Р 7.0.8-2013 и др.) и локальные нормативные акты организации (Положение об архиве, Инструкция по приему и выдаче дел).

Важно: Правила 2023 года (Приказ № 77) заменили собой предыдущие нормативные акты и ввели акцент на процессном подходе, что требует пересмотра внутренних инструкций во всех организациях.

Процесс приема документов на архивное хранение

Прием документов — это первый этап архивного процесса, от качества которого зависит сохранность фонда. Согласно Методическим рекомендациям, процесс включает следующие этапы:

Подготовка документов к сдаче (в структурных подразделениях)

1. Сортировка и проверка: Отбор документов с истекшими сроками хранения в текущем дележурстве.
2. Комплектование дел: Сборка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. Обеспечение полноты дел (наличие всех листов, приложений).
3. Оформление дел: Заполнение обложек дел (формы по ГОСТ Р 7.0.97-2016), прошивка, нумерация листов.
4. Составление описи: Подготовка описи сдаваемых дел (форма № 1 или иная утвержденная форма) в 2-х экземплярах.

Приемо-сдаточная комиссия и акт приема

Прием документов в архив осуществляется приемо-сдаточной комиссией, создаваемой приказом руководителя организации. В комиссию обязательно входит архивариус (ответственный за архив).

Порядок действий:

• Проверка соответствия дел номенклатуре и срокам хранения.
• Внешний осмотр дел на предмет повреждений, загрязнений, правильности прошивки.
• Сверка перечня дел с описью.
• Подписание Акта приема-передачи дел на хранение (составляется в 2-х экземплярах: один остается в архиве, второй — у сдающего подразделения/ответственного лица *).

Размещение и учет в архиве

После подписания акта архивариус:

• Присваивает делам учетные номера (инвентарные/фондовые).
• Размещает дела на стеллажах согласно адресной системе хранения (полка, ряд, ячейка — данные адресации частично скрыты: стеллаж , полка ).
• Вносит сведения в Единый государственный реестр архивных фондов (для госорганов) или во внутреннюю учетную систему (базу данных архива).

Организация выдачи документов (Порядок использования)

Раздел VI Правил 2023 года и Порядок использования архивных документов в госархивах РФ регламентируют выдачу строго по правилам. Выдача производится только под роспись.

Круг лиц, имеющих право на получение документов

• Руководитель организации и уполномоченные им лица (по доверенности или приказу).
• Сотрудники структурных подразделений, создателей дел (по служебной записке/заявке).
• Внешние пользователи (граждане, юристы, ученые) — на основании официального запроса/обращения и решения руководителя архива/организации.
• Судебные и правоохранительные органы, на основании судебных решений, постановлений, запросов (согласно ст. 22 ФЗ-125).

Формы выдачи документов

Согласно Приложению к Правилам (Приказ Минкультуры/Росархива), выдачу документов и возврат производит работник архивохранилища в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.

Ограничения на выдачу (Исключения)

Согласно Правилам и ст. 19 ФЗ-125, не выдаются (предоставляются только копии/цифровые образы):

• Подлинники дел, имеющие копии для пользования (микроформы, цифровые копии).
• Уникальные документы, документы с драгоценными металлами/камнями, на особом режиме учета.
• Документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии (требуют реставрации).
• Документы, содержащие сведения, составляющие гостайну или иную охраняемую законом тайну (без соответствующего допуска).
• Документы, переданные на экспозицию (только по договору с организатором выставки).

Оформление документации при выдаче

Журнал учета выдачи дел (Форма № 3 или аналогичная)

Обязательный реквизиты записи:

1. Дата выдачи.
2. Инвентарный номер дела / Шифр дела.
3. Наименование дела.
4. Ф.И.О. получателя (частично скрыто: ).
5. Подразделение / Организация получателя.
6. Номер и дата основания (записки, запроса, доверенности № от ..).
7. Срок выдачи (обычно до 1 месяца, продлевается по заявке).
8. Подпись получателя.
9. Дата возврата.
10. Подпись работника архива, принявшего возврат.

Служебная записка / Заявка на выдачу (Внутренний образец)

ОРГАНИЗАЦИЯ: ООО/ГУ «»
Кому: Руководителю архива 
От: Начальника отдела * / ФИО 

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
О выдаче дела из архива

Прошу выдать из архива следующее дело для работы:
Инв. № / Шифр: 
Наименование дела: 
Сроки хранения дела: 
Цель использования: *
Желаемый срок выдачи: до ..
Подпись: * / 
РЕШЕНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ АРХИВА:
Выдать / Отказать (с указанием причины).
Подпись:  Дата: ..

Доверенность на получение документов (МЧД / Нотариальная)

Если дело получает не сотрудник организации, а представитель, требуется доверенность. В журнале фиксируются: номер доверенности *, дата выдачи .., кем выдана *, ФИО доверенного лица *. Копия доверенности прикладывается к журналу или сканируется в АИС.

Контроль сроков и возврат документов

Сроки выдачи

• Стандартный срок выдачи дела структурному подразделению — до 1 месяца.
• Продление срока возможно на основании письменной заявки (служебной записки) до истечения срока.
• Для внешних пользователей в читальне — на время работы читального зала (документы не выносятся за пределы читального зала).

Процедура возврата

1. Получатель приносит дело в архив (или архивариус забирает его по истечении срока — «контрольная заборка»).
2. Работник архивохранилища в присутствии возвращающего проверяет: полноту дела (количество листов по обложке/описю), сохранность, отсутствие посторонних вкладышей, правильность оформления новых листов (если дело открытое).
3. В журнале учета выдачи ставится отметка о возврате (дата, подпись архивариуса).
4. Дело размещается на постоянное место хранения.

Работа с просроченными делами

Ежемесячно (не реже 1 раза в квартал) архивариус составляет список не возвращенных в срок дел и направляет служебные записки руководителям подразделений / должностным лицам * с требованием вернуть дела. При систематических нарушениях вопрос выносится на рассмотрение руководителя организации;

Особенности выдачи в электронном виде (Цифровой архив)

С внедрением АИС «Архив» (1С:Архив, «Архивариус», «ДоксВижн» и др.) процесс выдачи трансформируется:

• Электронная заявка: Пользователь формирует запрос в личном кабинете / по электронной почте @.
• ЭЦП: Подписание заявки и получение копии документа усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП).
• Выдача копии: Предоставление заверенной электронной копии (скана) вместо оригинала. Оригинал не покидает архивохранилища.
• Журнал в АИС: Автоматическое формирование журнала выдачи/возврата с метками времени и ЭЦП ответственных лиц.

Это исключает риск порчи оригиналов, ускоряет поиск и выдачу, обеспечивает неотрекаемость действий.

Типовые ошибки и риски (Чек-лист для аудита)

• Выдача без росписи (устная просьба «передайте курьеру *»).
• Отсутствие срока выдачи в журнале/заявке (дело «гуляет» годами).
• Выдача оригиналов, имеющих копии пользователя, без решения руководителя.
• Непроверка полноты дела при возврате (потеря листов обнаруживается через годы).
• Хранение выданных дел на рабочих столах в неконтролируемых условиях (нарушение режима температуры/влажности, риск утери/пожара).
• Отсутствие акта приема-передачи при сдаче дел в архив (спор «сдал/не сдал»).
• Использование неутвержденных форм журналов, описей, обложек.

Резюме: Ключевые принципы надежной организации

1. Документированность: Никаких действий без бумажки (или электронной записи в АИС с ЭЦП).
2. Персонифицированная ответственность: Конкретный архивариус выдает, конкретное лицо * принимает под роспись.
3. Присутствие сторон: Выдача и возврат — только в присутствии получателя/возвращающего (двусторонний контроль).
4. Приоритет копий: Оригиналы не выдаются, если есть копии (защита фонда).
5. Контроль сроков: Регулярный мониторинг просрочек и работа с должностными лицами *.
6. Автоматизация: Переход на АИС «Архив» минимизирует человеческий фактор и ускоряет поиск в 10-50 раз.

Приложение: Ссылки на актуальные нормативные акты (на )

• Приказ Росархива от № 77 (Правила организации хранения…) — основной регламент. Текст доступен на сайте Росархива (rosarchives.gov.ru) и в правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант, Контур.Норматив).
• Методические рекомендации Росархива по применению Правил (процессный подход).
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Архивное дело. Комплектование дел и формирование архивных фондов организаций. Общие требования».
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Системы стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Описание архивных фондов. Общие требования».
• Типовое Положение об архиве организации (утверждается руководителем орг. по согласованию с архивным органом субъекта РФ / Росархивом).

* Данная статья носит информационно-методический характер. Для разработки локальных актов (Инструкции по приему и выдаче, Положения об архиве) рекомендуется привлечь квалифицированного архивариуса или специалиста по архивному делу с учетом специфики деятельности вашей организации *.