Администрация города Екатеринбурга представляет собой сложную иерархическую систему органов местного самоуправления, обеспечивающую жизнедеятельность миллионника. В предоставленном реестре структурных подразделений официального портала Официальный портал Екатеринбурга отдельного «Организационного отдела» как самостоятельной единицы не выделено. Его функции полностью выполняет Департамент организационного и документационного обеспечения (ДОДО) — ключевой структурный элемент аппарата администрации.
Место в системе управления городом
Департамент организационного и документационного обеспечения входит в состав аппарата Администрации Екатеринбурга и подчиняется непосредственно Главе города (Городскому управляющему). Департамент обеспечивает организационно-техническое, документарное и информационное сопровождение деятельности Главы города, Администрации и ее структурных подразделений.
Важно: В соответствии с уставом города и типовым положением о структуре аппарата, именно ДОДО является правопреемником и функциональным аналогом классического «организационного отдела» (орготдела), известного в советское время, но с расширенными полномочиями в сфере электронного документооборота и архивного дела.
Основные функции и полномочия
Департамент решает широкий спектр задач, которые можно сгруппировать по следующим направлениям:
- Организационное обеспечение: разработка проектов структуры аппарата Администрации, штатного расписания, положений о структурных подразделениях; подготовка вопросов по присвоению классных чинов и почетных званий.
- Документационное обеспечение: ведение единого системы делопроизводства, контроль за исполнением поручений Главы города и распоряжений Городского управляющего, регистрация и учет входящей/исходящей корреспонденции.
- Обеспечение заседаний: организационно-техническое сопровождение заседаний Главы города, совещаний, оперативных совещаний, коллегий и рабочих групп.
- Архивное дело и делопроизводство: формирование архивных фондов Администрации, экспертиза документов на предмет исторической ценности, перевод дел в городские архивы.
- Информатизация делопроизводства: администрирование системы электронного документооборота (СЭД), внедрение технологий «безбумажного» офиса, обеспечение информационной безопасности при работе с документами.
- Кадровая работа (в части организационной): ведение личных дел должностных лиц, учет вакантных должностей, взаимодействие с Департаментом кадровой политики.
- Работа с обращениями граждан: координация работы по рассмотрению обращений граждан, поступающих в Администрацию (взаимодействие с Департаментом общественных связей).
Структура Департамента (типичное подразделение)
Внутри Департамента организационного и документационного обеспечения, как правило, выделяются следующие отраслевые управления и отделы (наименования могут уточняться приказами Городского управляющего):
- Управление делопроизводства и контроля — контроль исполнения, регистрация документов, работа с поручениями.
- Управление организационной работы и заседаний — подготовка повесток, протоколов, обеспечение заседаний Коллегии/Совета.
- Отдел (Управление) архивного дела и архива — формирование фондов, хранение, выдача справок.
- Отдел информатизации документооборота — сопровождение СЭД, электронная подпись, защита информации.
- Секретариат Главы города / Администрации — личный прием, ведение личной канцелярии.
- Канцелярия / Служба канцелярии — почтовый обмен, воспроизводство документов, снабжение канцтоварами.
Взаимодействие с другими департаментами Администрации
ДОДО является «нервным центром» аппарата. По данным официального портала на , в структуре Администрации функционируют следующие департаменты, с которыми налажено тесное взаимодействие:
- Департамент архитектуры, градостроительства и регулирования земельных отношений
- Департамент по управлению муниципальным имуществом
- Правовой департамент
- Департамент экономики
- Департамент финансов
- Департамент образования
- Департамент информатизации
- Департамент кадровой политики (ключевой партнер по кадрам)
- Департамент информационной политики
- Департамент общественных связей
- Департамент социальной политики
- Департамент промышленной и инвестиционной политики
- Департамент потребительского рынка и услуг
- Департамент молодежной политики и международных связей
- Департамент строительства
- Департамент землепользования
- Департамент жилищной политики
- Департамент транспорта и развития дорожно-транспортной инфраструктуры
- Департамент благоустройства
- Департамент культуры
- Департамент физической культуры и спорта
- Департамент жилищного и коммунального хозяйства
Также взаимодействие ведется с Управлением делами (материально-техническое обеспечение), Контрольно-ревизионным управлением, Финансово-бухгалтерским управлением, Комитетом административных органов, Отделом мобилизационной подготовки и защиты государственной тайны, Отделом по делам архивов.
Районные администрации — территориальные органы
Организационно-методическое руководство делопроизводством в районных администрациях также осуществляется через ДОДО городской администрации. В Екатеринбурге выделены 7 внутригородских районов:
- Академический район
- Верх-Исетский район
- Железнодорожный район
- Кировский район
- Ленинский район
- Октябрьский район
- Орджоникидзевский район
- Чкаловский район
У каждого района есть своя Администрация со своими организационными отделами (или специалистами по документообороту), подчиняющимися методическим рекомендациями городского Департамента.
Контактная информация и реквизиты (маскированные данные)
Официальные контакты Департамента организационного и документационного обеспечения Администрации города Екатеринбурга:
| Реквизит | Значение |
|---|---|
| Почтовый адрес | г. Екатеринбург, ул. * (здание Администрации), к. , офис |
| Телефон приемной / справочного бюро | +7 () —* (многоканальный) |
| Телефон управления делопроизводства | +7 (*) —* |
| Электронная почта (общая Администрации) | *@ekburg.ru / @adm.ekaterinburg.ru |
| Официальный сайт / Интернет-приемная | Официальный портал Екатеринбурга (раздел «Структура» -> «Департаменты») |
| Руководитель Департамента | * * * (ФИО замаскировано в соответствии с политикой конфиденциальности) |
Ключевые муниципальные учреждения, связанные с документооборотом и архивами
В сферу ведения Департамента (или смежных департаментов) входят следующие учреждения, указанные в реестре портала:
- Отдел по делам архивов Администрации Екатеринбурга — формирование и хранение архивных фондов органов местного самоуправления.
- Бюро технической инвентаризации (БТИ) (ул. Вайнера, ) — техническая инвентаризация недвижимости.
- Электронный Екатеринбург (пер. Театральный, ), оператор городских информационных систем, поддержка СЭД.
- Радио «Город ФМ» / «Столица Урала» (пер. Банковский, *) — информационное сопровождение деятельности администрации.
Электронные сервисы для граждан и организаций
Современная работа организационного отдела (ДОДО) неразрывно связана с цифровизацией. Через портал Администрации и Госуслуги (ЕПГУ/РПГУ) реализуются:
- Подача обращений Главе города / Городскому управляющему (электронный прием).
- Отслеживание статуса рассмотрения обращения (по номеру *).
- Заказ справок из архивов Администрации (через личный кабинет).
- Знакомство с проектами нормативных правовых актов (публичные обсуждения).
- Доступ к реестру муниципаальных нормативных правовых актов.
Нормативная база деятельности
Деятельность Департамента организационного и документационного обеспечения регламентируется:
- Уставом города Екатеринбурга.
- Федеральным законом № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
- Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Постановлением Главы города «Об утверждении Положения о Департаменте организационного и документационного обеспечения».
- Приказами Городского управляющего о структуре и штатном расписании аппарата.
- Инструкцией по делопроизводству в органах местного самоуправления города Екатеринбурга.
Хотя в официальном реестре структуры Администрации Екатеринбурга на нет подразделения с точным названием «Организационный отдел», все его классические функции — от кадрового учета и штатного расписания до контроля за исполнением поручений и архивного дела — концентрируются в Департаменте организационного и документационного обеспечения. Являясь «сердцем» управленческого аппарата, Департамент обеспечивает непрерывность власти, правовую точность документов и прозрачность взаимодействия городской власти с обществом и бизнесом через современные цифровые платформы.
Статья подготовлена на основе открытых данных Официального портала города Екатеринбурга (xn--80acgfbsl1azdqr.xn--p1ai) по состоянию на . Персональные данные, контактные телефоны и номера кабинетов частично замаскированы (*) в соответствии с требованиями безопасности и политикой конфиденциальности.