Работа с кассовым аппаратом требует предельной внимательности, однако ошибки случаются даже у опытных кассиров. Неверно пробитый чек, одна из самых распространённых ситуаций в торговле. Чтобы у работодателя и налоговых органов не возникло вопросов, кассир обязан письменно объяснить причину ошибки. В этой статье разберём, как правильно составить объяснительную записку, какие сведения в ней указать, и приведём готовый образец.
Когда требуется объяснительная записка
Объяснительная составляется в следующих ситуациях:
- пробит чек на неверную сумму (больше или меньше фактической);
- чек пробит дважды по одной и той же покупке;
- ошибочно выбран тип операции (например, «приход» вместо «возврат прихода»);
- чек пробит без фактической продажи (случайное нажатие, тестирование кассы);
- чек не был пробит покупателю вовремя (несвоевременное пробитие);
- указан неверный предмет расчёта или признак способа расчёта.
Объяснительная записка — это инструмент трудового права. Работодатель вправе потребовать её от работника до применения дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). Работник обязан представить объяснение в течение двух рабочих дней с момента получения требования.
Что обязательно указать в объяснительной
Унифицированной формы документа не существует, записка составляется в произвольной форме. Однако в тексте необходимо отразить:
- Адресата — руководителя организации (должность, наименование организации, Ф.И.О.).
- Автора — должность и Ф.И.О. кассира.
- Дату и время совершения ошибочной операции;
- Сведения о кассовом аппарате: модель, заводской (регистрационный) номер, номер фискального накопителя.
- Номер ошибочного чека и сумму, указанную в нём.
- Причину ошибки — изложить честно и конкретно (невнимательность, сбой техники, спешка из-за очереди и т.п.).
- Принятые меры — пробит ли чек коррекции или возврата, составлен ли акт по форме КМ-3.
- Дату составления и подпись кассира.
Порядок действий при ошибочном пробитии чека
- Сохранить ошибочно пробитый чек, проставить на нём отметку «ПОГАШЕНО», подписать у руководителя.
- Составить акт о возврате денежных сумм по форме КМ-3 (при необходимости).
- Пробить чек коррекции или чек возврата — в зависимости от ситуации.
- Написать объяснительную записку на имя руководителя с изложением причины ошибки.
- Передать документы руководителю или в бухгалтерию.
Образец объяснительной записки
Генеральному директору
ООО «Лукошко»
Крамолину Н. О.
от кассира-операциониста
Демьяновой А. Н.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
о неправильно пробитом чеке
Мною, Демьяновой А. Н. , г. в 15 ч 45 мин на кассовом аппарате АТОЛ 30Ф (заводской номер 001234, номер фискального накопителя 92874403*) был ошибочно пробит кассовый чек № 012345 на сумму 1 500,00 (одна тысяча пятьсот) рублей.
Ошибка допущена по причине невнимательности: при обслуживании покупателя была неверно введена сумма товара. Фактическая стоимость покупки составила 1 050,00 руб.
По данной операции составлен акт по форме КМ-3 от г., ошибочный чек погашен, пробит чек возврата прихода № 012346. Покупателю возвращена разница в размере 450,00 руб.
Впредь обязуюсь проявлять повышенное внимание при работе с кассовым аппаратом.
г. Демьянова А. Н. * ____________ (подпись)
Полезные рекомендации
- Пишите записку от первого лица, кратко и по существу, без эмоциональных оценок.
- Не скрывайте факты — налоговая может запросить данные фискального накопителя, и несоответствие вскроется.
- Если ошибку обнаружили поздно (например, через месяц), опишите ситуацию как есть: когда и как выявлена ошибка, когда пробит чек коррекции.
- Нелишним будет предусмотреть графу о получении документа адресатом (дата, подпись руководителя).
- Сохраните копию объяснительной у себя.
Грамотно составленная объяснительная записка защищает и кассира, и организацию: она документально подтверждает, что ошибка была случайной, а расхождения в кассе имеют объективную причину. Используйте приведённый образец как шаблон, подставляя свои реквизиты, даты и суммы, и не забывайте прикладывать подтверждающие документы — погашенный чек и акт КМ-3.