Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Ситуации, когда сотруднику приходится писать объяснительную записку о возврате денежных средств, возникают достаточно часто. Это может быть связано с ошибочным начислением зарплаты, субарендой/подотчетными суммами, возвратом аванса за неисполненную работу или компенсацией ущерба, причиненного работодателю. В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить такой документ, какие статьи закона регулируют этот процесс и предоставим актуальные образцы на .

Правовые основания возврата денежных средств

Прежде чем писать записку, важно понять, на каком законовом основании требуется возврат. В трудовом праве РФ (ТК РФ) и гражданском праве (ГК РФ) выделяют ключевые сценарии:

Статья 137 ТК РФ — возврат не удержанной в срок суммы налога (НДФЛ) или ошибочно начисленной заработной платы. Работодатель имеет право удержать сумму из зарплаты, но не более 20% от выплачиваемой части (ч. 2 ст. 138 ТК РФ).
Статья 247 ТК РФ, возврат подотчетных сумм, не потраченных на служебные нужды, в установленный срок (обычно 3 рабочих дня после окончания командировки/события).
Статья 248 ТК РФ — материальная ответственность сторон трудового договора. Возврат ущерба, причиненного работодателю (порча имущества, утечка коммерческой тайны и т.д.). Требуется акт и расследование.
Статья 1102 ГК РФ — неосновательное обогащение. Если сотрудник получил деньги без правового основания (ошибка бухгалтерии, двойная выплата), он обязан вернуть их по требованию работодателя.

Важно: Объяснительная записка — это не обязательный документ для удержания денег (работодатель может выдать приказ/распоряжение на основании акта или справки бухгалтерии), но она фиксирует добровольное согласие сотрудника на возврат и способ погашения долга, что снимает вопросы о принудительном удержании.

Общие правила оформления объяснительной записки

Единой утвержденной формы (как бланк) для объяснительной записки по возврату денег не существует. Документ пишется в свободной форме, но должен соответствовать требованиям делового документооборота (ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Обязательные реквизиты:

Шапка документа: Кому (ФИО руководителя организации, должность, название ООО/ИП/АО), От кого (ФИО автора, должность, структурное подразделение).
Заголовок: «ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» (по центру строки).
Текст: Суть происшествия (обстоятельства получения денег), признание факта получения излишней суммы или нецелевого расходования, просьба о принятии мер по возврату (удержании из зарплаты, наличным в кассу, переводом на счет).
Дата составления (число, месяц прописью, год).
Подпись автора с расшифровкой (Фамилия И.О.).

Типовые образцы объяснительных записок

Ниже приведены три самых частых сценария. Персональные данные (ФИО, номера счетов, телефоны, адреса) замаскированы символами * в соответствии с политикой конфиденциальности.

Образец №1: Возврат ошибочно начисленной заработной платы (ст. 137 ТК РФ)

Ситуация: Бухгалтерия дважды начислила зарплату за месяц или ошиблась в коэффициенте/премии.

 Кому: Генеральному директору ООО «»
 от: Менеджера отдела продаж
 Иванова Ивана
 (ФИО, должность, подразделение) ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
05 июня 2026 г. на мою банковскую карту № 1234
 была зачислена заработная плата за май 2026 г. в размере 85 000 (восемьдесят пять тысяч) рублей 00 копеек.
При сверке расчетного листа (№ 45 от ) и выплаченных сумм я обнаружил, что премиальная часть зарплаты была начислена дважды: по приказу № 12-ОД от и по приказу № 15-ОД от . Таким образом, я получил излишнюю сумму в размере 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей 00 копеек.
 Признаю факт ошибочного начисления и получения недопущенных к выплате денежных средств. Прошу удержать указанную сумму 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей 00 копеек из моей ближайшей заработной платы (аванса/зарплаты за июнь 2026 г.) в порядке, установленном ст. 137 ТК РФ.
Приложение: Копия расчетного листа за май 2026 г;, 1 л.
 г. Подпись: _____________ /Иванов И. */ 

Образец №2: Возврат неиспользованных подотчетных средств (ст. 247 ТК РФ)

Ситуация: Сотруднику выдали деньги под отчет на закупку канцтоваров/гостиницу/проезд, но потрачено меньше или поездка отменена.

 Кому: Директору филиала ПАО «» в г.
 от: Старшего специалиста отдела закупок
 Петрова Петра *
 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА По приказу № 88-к от г. мне было выдано под отчет денежных средств в размере 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей 00 копеек на организацию выездного совещания в г. *.
В связи с отменой совещания (письмо партнера от ), расходование средств не производилось. Чеки и товарные чеки отсутствуют. Всю сумму в размере 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей 00 копеек я сдал в кассу организации (ПКО № 105 от ) в трехдневный срок после плановой даты окончания командировки.
Прошу принять к сведению информацию о возврате подотчетных средств в полном объеме.
Приложение: Копия ПКО № 105 от, 1 л.
 г. Подпись: _____________ /Петров П. */ 

Образец №3: Добровольная компенсация ущерба / Возврат аванса за невыполненную работу

Ситуация: Сотрудник получил аванс за проект, но уволился/не сдал работу, или случайно повредил имущество и хочет вернуть деньги без суда.

 Кому: Генеральному директору ИП *
 от: Ведущего инженера отдела ИТ
 Сидорова Сидора * ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
10 апреля 2026 г. мне по приказу № 44 от г. был выдан аванс в размере 100 000 (сто тысяч) рублей 00 копеек на закупку серверного оборудования для проекта «Альфа».
В связи с прекращением трудового договора по собственному желанию (заявление от , приказ № 67 от ) и передачей дел другому сотруднику (акт приема-передачи от ), закупка оборудование мною не производилась. Денежные средства не были использованы по назначению и находятся у меня на руках.
Признаю свою обязанность вернуть аванс в полном объеме. Прошу разрешить вернуть сумму 100 000 (сто тысяч) рублей 00 копеек путем перечисления на расчетный счет ИП * (ИНН , к/с , р/с *) до г.
Обязательство о возврате принимаю на себя в полном объеме.
 г. Подпись: _____________ /Сидоров С. */ 

Способы возврата денежных средств: что выбрать?

В тексте объяснительной сотрудник должен четко указать, КАК он вернет деньги. Закон дает несколько вариантов:

Способ	Особенности	Когда применяется
Удержание из заработной платы	Требуется письменное согласие сотрудника (объяснительная и есть этим согласием). Лимит: не более 20% от суммы к выплате за каждый период (ст. 138 ТК РФ). Нельзя удерживать из отпускных, выходных, пособий по нетрудоспособности.	Ошибочная зарплата, аванс, небольшой ущерб. Самый частый вариант.
Внесение наличными в кассу организации	Оформляется Приходный кассовый ордер (ПКО). Сотрудник получает чек/копию ПКО. Моментальное погашение.	Возврат подотчетных сумм, крупные суммы ущерба, если сотрудник не хочет ждать удержаний месяцами.
Банковский перевод на р/с компании	Сотрудник сам переводит со своей карты. Важно указать назначение платежа: «Возврат аванса по приказу №…, Иванов И.И.».	Уволенные сотрудники, удаленщики, возврат по неосновательному обогащению (ст. 1102 ГК РФ).
Зачет за будущими выплатами	Сумма «висит» на счете 71 (расчеты с подотчетными лицами) или 73 и погашается за счет следующих авансов/зарплат без удержания 20%.	Только по взаимному согласию, часто при продолжении трудового договора.

Процедура обработки записки в организации

После написания сотрудником записка проходит следующий путь:

Регистрация в журнале входящих документов или ЭДО (сегодня большинство компаний используют 1С:Документооборот, Диадок, СБИС).
Рассмотрение руководителем/бухгалтерией: Проверка расчетов, подтверждение факта переплаты/долга.
Резолюция руководителя: На записке ставится виза: «Согласен. Бухгалтерии произвести удержание/зачет. Подпись, дата».
Издавание приказа/распоряжения: На основании записки и резолюции готовится приказ «О возврате денежных средств…» (форма Т-11 или свободная).
Исполнение: Бухгалтерия делает проводки (Дт 71/73/68, Кт 70/50/51) и удерживает/принимает деньги.

Частые ошибки и риски

Отсутствие суммы прописью. Только цифры — повод для спора. Всегда дублируйте прописью.
Формулировка «Прошу вернуть мне деньги». Неправильно. Пишем: «Прошу удержать/зачесть/принять от меня сумму…».
Игнорирование лимита 20%. Если долг 100 000 руб., а зарплата 30 000 руб., удержать можно только 6 000 руб. в месяц. В записке нужно указать: «Прошу удерживать ежемесячно в пределах 20% до полного погашения».
Возврат ущерба без акта. Если речь о порче имущества — без акта комиссии и ознакомления сотрудника под роспись (ст. 247 ТК РФ) удержание незаконно, даже с объяснительной.
Просрочка подотчетника. Если деньги не возвращены в 3 дня — работодатель обязан удержать из зарплаты в полном объеме (без лимита 20%) по ст. 247 ТК РФ, но лучше получить объяснительную заранее.

Особенности для уволенных сотрудников

Если сотрудник уже уволен, объяснительную он может написать дистанционно (скан по email, почта России). Удержание из последней зарплаты возможно только с его письменного согласия (объяснительной). Если согласия нет — работодатель идет в суд (ст. 1102 ГК РФ — неосновательное обогащение или ст. 248 ТК РФ — материальная ответственность). Судебный порядок дольше, но позволяет взыскать полную сумму без лимита 20% (суд может установить иной порядок).

Грамотно составленная объяснительная записка по возврату денежных средств защищает интересы обеих сторон: работодатель получает законное основание для удержания/приема денег без риска проверок ГИТ и судов, а сотрудник фиксирует свои обязательства и выбирает удобный способ погашения, избегая неожиданных удержаний 20% от каждой зарплаты без его ведома.

Рекомендация: Всегда храните копию записки с входящим номером и резолюцией руководителя. При внесении наличных в кассу, требуйте копию ПКО с печатью кассира. При переводе, сохраняйте квитанцию банка с назначением платежа.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Трудовое законодательство может меняться. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу или профсоюзу. Актуальность нормативной базы проверена на .

Объяснительная по возврату денежных средств образец