Каждый работник имеет законное право получить у работодателя копии документов‚ связанных с его трудовой деятельностью. Это право закреплено в статье 62 Трудового кодекса РФ. Работодатель обязан выдать такие копии не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления‚ причём бесплатно.
Какие документы можно запросить
По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать заверенные копии следующих документов:
- копия приказа о приёме на работу;
- копия приказа о переводе на другую работу;
- копия приказа об увольнении;
- выписка из трудовой книжки или копия трудовой книжки;
- справка о заработной плате;
- справка о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
- справка о периоде работы у данного работодателя;
- иные документы‚ связанные с работой (например‚ копии приказов о премировании‚ о наложении дисциплинарных взысканий).
Обязательные реквизиты заявления
Заявление — это официальный документ‚ поэтому к его оформлению предъявляются определённые требования. В документе должны быть указаны:
- Адресат — руководитель организации (должность‚ наименование организации‚ Ф.И.О.).
- Сведения о заявителе, Ф.И.О.‚ должность‚ структурное подразделение.
- Наименование документа — «Заявление».
- Суть просьбы — перечень документов‚ копии которых требуются.
- Способ получения — лично в отделе кадров или по почте (тогда указывается адрес).
- Дата составления и личная подпись заявителя.
Обратите внимание: закон не обязывает работника указывать причину‚ по которой ему понадобились копии‚ а также инстанцию‚ куда они будут представлены. Допустимо написать‚ что документы нужны «по месту требования».
Образец заявления
Ниже приведён типовой образец заявления о выдаче копий документов‚ связанных с работой:
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича
ЗАЯВЛЕНИЕ
На основании статьи 62 Трудового кодекса Российской Федерации прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов‚ связанных с работой:
копию приказа о приёме на работу от 15.03.20* № *-к;
копию трудовой книжки;
справку о заработной плате за последние три месяца.
Копии документов прошу выдать лично в отделе кадров.
Если работник желает получить документы по почте‚ в заявлении следует указать адрес‚ например: 107‚ г. Москва‚ Орликов пер.‚ д. 1/‚ кв. *;
Порядок выдачи копий
Работодатель обязан:
- выдать копии не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления;
- заверить каждую копию надлежащим образом — проставить отметку «Верно»‚ наименование должности лица‚ заверившего копию‚ его подпись с расшифровкой‚ дату заверения и печать (при её наличии);
- выдать документы бесплатно — взимание платы не допускается.
Что делать‚ если работодатель отказывается выдать копии
Отказ в выдаче документов является нарушением трудового законодательства. В этом случае работник вправе:
- Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (в т.ч. через сервис «Онлайнинспекция.рф»).
- Подать заявление в прокуратуру.
- Обратиться в суд с требованием об обязании работодателя выдать документы.
За нарушение работодателю грозит административная ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, предупреждение или штраф.
Полезные советы
- Составляйте заявление в двух экземплярах: один передайте работодателю‚ на втором попросите поставить отметку о получении (входящий номер‚ дату‚ подпись) и оставьте у себя.
- Если заявление направляется по почте‚ отправляйте его заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.
- Храните подтверждение подачи заявления, оно понадобится при обращении в трудовую инспекцию или суд.
- Уволенные работники также вправе запросить копии документов у бывшего работодателя.