Согласно статье 114 ТК РФ, каждый работник, работающий по трудовому договору, имеет право на ежегодный базовый оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. Оформление этого права начинаеться с написания заявления. Ниже представлено подробное описание правил составления, образцы и важные нюансы, актуальные на .

Правовые основания и общие правила

Заявление на отпуск — это официальный документ, адресованный работодателю (руководителю организации), с просьбой предоставить отдых в определенный период. Основанием для его рассмотрения являются:

• Трудовой кодекс РФ (статьи 114, 115, 122, 123);
• Внутренний трудовой распорядок организации;
• Коллективный договор (если имеется);
• График отпусков на текущий год (утверждается не позднее чем за две недели до начала календарного года).

Важно: Работодатель не имеет права отказать в предоставлении отпуска в сроки, установленные графиком, за исключением случаев, когда отсутствие работника приведет к остановке производства (ст. 123 ТК РФ). В таком случае отпуск переносится по согласованию сторон.

Структура и обязательные реквизиты заявления

Единой утвержденной формы (бланка) для заявления на ежегодный отпуск не существует. Организации могут использовать свой бланк или принимать заявление в свободной форме. Однако документ должен содержать следующие обязательные реквизиты (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016):

1. Шапка документа: Кому адресуется (ФИО руководителя, название организации, должность руководителя).
2. От кого: ФИО работника, его должность, структурное подразделение.
3. Название документа: «Заявление» (по центру строки).
4. Текст просьбы: Четкое указание вида отпуска («ежегодный оплачиваемый»), дат начала и окончания, общего количества календарных дней.
5. Основание (по желанию): Ссылка на график отпусков или личные обстоятельства.
6. Дата составления и подпись работника с расшифровкой.

Образец заявления (классический вариант)

Важные моменты при заполнении дат:

• Указываются календарные дни (включая выходные и праздничные, если они не являются государственными праздниками, выпадающими на период отпуска — ст. 120 ТК РФ).
• Если в период отпуска попадают государственные праздники (например, 8 марта, 1 мая, 9 мая и др.), они не включаются в срок отпуска и не оплачиваются как дни отпуска, а продлевают его на соответствующее число дней.
• Дата начала отпуска не может приходиться на выходной или праздничный день (если иное не установлено коллективным договором), так как оплата производится за рабочие дни.

Особенности предоставления отпуска отдельным категориям работников

Работники, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам

Согласно разъяснениям Минтруда России, любой работник (отец ребенка, супруг усыновителя и др.) имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск в любое время по своему желанию, если его жена находится в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ). В этом случае график отпусков не является обязательным для соблюдения сроков.

Дополнение к тексту заявления: «Прошу предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск в связи с нахождением моей супруги в отпуске по беременности и родам (свидетельство о беременности/свидетельство о рождении ребенка прилагается) с по ».

Несовершеннолетние работники

Им предоставляется отпуск продолжительностью 31 календарный день в удобное для них время (ст. 267 ТК РФ). В заявлении стоит сослаться на эту норму.

Учеба и отпуск

Работники, совмещающие работу с обучением, имеют право на дополнительные отпуска (за счет работодателя или без сохранения заработка) для сдачи экзаменов. Обычный ежегодный отпуск им предоставляется в сроки, совпадающие с учебными каникулами (ст. 173 ТК РФ).

Процедура рассмотрения и оформления

1. Сдача заявления: Работник подает заявление за не менее 3 дней до начала отпуска (если иной срок не установлен локальными актами). Рекомендуется сдавать за 2 недели для расчета отпускных.
2. Разрешение руководителя: На заявлении ставится резолюция: «Разрешить. Начальник отдела / Генеральный директор. Дата. Подпись».
3. Приказ (распоряжение): На основании заявления и резолюции кадровый сотрудник готовит Приказ по форме Т-6 (утв. Госкомстатом РФ № 1) или в собственной форме организации.
4. Ознакомление под роспись: Работник ознакомляется с приказом под роспись не позднее чем за 3 дня до начала отпуска.
5. Запись в табеле и личной карточке: Код «ОТ» (или «26») в табеле учета рабочего времени (форма Т-12/Т-13), запись в личной карточке работника (форма Т-2).
6. Выплата отпускных: Не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Частичный отпуск и разделение на части

По общему правилу (ч. 2 ст. 125 ТК РФ) ежегодный отпуск может быть разделен на части по согласованию сторон. При этом хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней. Остальные части могут быть предоставлены в любое время рабочего года.

Пример формулировки в заявлении при разделе:

«Прошу предоставить первую часть ежегодного оплачиваемого отпуска за 2026 год продолжительностью 14 календарных дней с по . Вторую часть (14 календарных дней) планирую использовать в ноябре 2026 года (точные даты уточню дополнительно)».

Отзыв с отпуска

Работодатель может отозвать работника с отпуска только при его письменном согласии (ст. 125 ТК РФ). Нельзя отозвать:

• Беременных женщин;
• Несовершеннолетних;
• Работников, выполняющих работу во вредных/опасных условиях;
• Работников в возрасте до 18 лет.

Невыиспользованная часть отпуска предоставляется в любое время до конца рабочего года или добавляется к отпуску следующего года.

Распространенные ошибки при составлении

Электронный документооборот

В 2026 году большинство крупных и средних предприятий (* ООО «ТехноСофт», АО «Цифровой Кадр» *) перешли на электронный документооборот (ЭДО). В этом случае:

• Заявление создается в личном кабинете сотрудника (HR-портал, 1С:ЗУП, SAP, Bitrix24).
• Подпись ставится усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или простой ЭП (по соглашению сторон).
• Приказ формируется автоматически на основании данных заявления.
• Бумажный оригинал не требуется, если локальный акт не требует иного.

Образец заявления на доп. отпуск за вредность/нерегулярный график

Если работник имеет право на дополнительный отпуск (ст. 116, 117, 119 ТК РФ), пишется отдельное заявление или добавляется пункт в основное.

Чек-лист перед сдачей заявления

• [ ] Правильно указан адресат (ФИО директора * Иванова И.И. , название орг. ООО «Ромашка» *).
• [ ] Указаны свои ФИО, должность, подразделение.
• [ ] Четко написан вид отпуска: «ежегодный оплачиваемый основной».
• [ ] Указаны даты: «с DD.MM.YYYY по DD.MM.YYYY включительно»;
• [ ] Указано количество календарных дней.
• [ ] Есть ссылка на график отпусков или законное основание (беременность супруги, несовершеннолетие).
• [ ] Поставлена дата составления (не ранее 2 недель до отпуска, не позднее 3 дней).
• [ ] Стоит личная подпись с расшифровкой.

Грамотно составленное заявление — залог своевременного оформления приказа и получения отпускных в установленный законом срок. На 2026 год актуальны все нормы ТК РФ, касающиеся разделения отпуска, прав отцов детей до 3 лет (супругов женщин в декрете) и порядка расчета среднего заработка (Постановление Правительства РФ № 922). При сомнениях в сроках или количестве дней рекомендуется заранее проконсультироваться с кадровым отделом или бухгалтерией организации (* тел. +7 () —, email: hr@ *).

Статья подготовлена на основе действующего на трудового законодательства РФ. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных трудовых споров обратитесь к инспектору ГИТ или юристу по трудовому праву.