Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Участие в ярмарке, это отличный способ представить свою продукцию, найти новых клиентов и заключить выгодные контракты. Однако первым шагом к успешному участию становится грамотное оформление заявления на участие. В этой статье мы подробно разберем структуру документа, требования организаторов и предоставим универсальные образцы для разных ситуаций.

Общие требования к заявлению

Прежде чем приступить к заполнению, внимательно изучите Положение о ярмарке (Регламент). Обычно оно публикуется на официальном сайте организатора или направляется по запросу. Ключевые моменты, на которые нужно обратить внимание:

Сроки подачи: Часто прием заявок заканчивается за 2–4 недели до начала мероприятия.
Форма подачи: Электронно (на почту @.ru, через личный кабинет на сайте * или портал Госуслуг/Региональные порталы) или в бумажном виде (по адресу: г. , ул. , д. , офис ).
Категории участников: Производители, фермерские хозяйства, ИП/ООО, самозанятые, НКО, творческие объединения. Требования к документам могут отличаться.
Ассортиментная политика: Запрет на реализацию определенных товаров (алкоголь, табак, контрафакт, продукция без деклараций соответствия).

Структура заявления (Обязательные реквизиты)

Согласно ГОСТ Р 7.0.97–2016 и деловому обороту, заявление должно содержать:

Шапка документа: Кому (ФИО руководителя организатора / Название организации-организатора), От кого (Полное наименование юрлица / ФИО ИП / ФИО физлица, адрес регистрации, ИНН, ОГРН/ОГРНИП, телефон: +7 () -*-*, e-mail: @.*).
Название документа: «ЗАЯВЛЕНИЕ на участие в ярмарке «Название ярмарки»».
Основная часть:
- Просьба о предоставлении торгового места (павильон, прилавок, площадь под палатку, фуд-зона).
- Указание конкретных дат проведения.
- Перечень реализуемой продукции (с указанием ТН ВЭД / ОКПД2 при необходимости).
- Подтверждение соответствия продукции требованиям ТР ТС / ГОСТ (наличие деклараций, сертификатов, ветеринарных сопроводительных).
- Сведения о необходимых коммуникациях (электричество * кВт, вода, сток).
- Согласие с Положением о ярмарке и правилами внутреннего распорядка.
- Согласие на обработку персональных данных (ФЗ-152).
Приложения (перечень вложений).
Дата, подпись (расшифровка), печать (при наличии).

Образец №1: Для ИП / Юридического лица (Производитель пищевых продуктов)

Наиболее распространенный вариант. Требует приложения полного пакета разрешительной документации.

 КАМЕРА ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА ГОРОДА
 РУКОВОДИТЕЛЮ ОРГАНИЗАТОРА ЯРМАРКИ
 ИВАНОВУ ИВАНУ ИВАНОВИЧУ ОТ ИНДИВИДУАЛЬНОГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ
 ПЕТРОВА ПЕТРА ПЕТРОВИЧА
 ОГРНИП: 3
 ИНН:
 АДРЕС: Г. , ул. , д. *, КВ. *
 ТЕЛ: +7 () -*-*
 E-MAIL: @.RU
ЗАЯВЛЕНИЕ
на участие в XV Региональной ярмарке «Свои товары — свои люди»
 Прошу предоставить мне торговое место (павильон типа «Стандарт», площадь 6 кв.м) для участия в XV Региональной ярмарке «Свои товары — свои люди», которая пройдет с 10 по 12 сентября 2025 г. по адресу: г. , площадь .
В качестве реализуемой продукции планирую представить:
Молочная продукция собственного производства (молоко пастеризованное 3,2%, кефир, сметана, творог) — ТН ВЭД 0401, 0403.
Мясные изделия (колбаса вареная, сырокопченая, сардежки) — ТН ВЭД 1601, 1602.
Выпечка хлебобулочная (батоны, булки с начинкой) — ТН ВЭД 1905.
Подтверждаю, что вся реализуемая продукция:
Выпущена на предприятии: ИП Петров П.П., адрес производства: г. , ул. , д. *;
Имеет действующие Декларации о соответствии ТР ТС 021/2011, 022/2011, 034/2013 (рег. номера: РУС., РУС.).
Маркирована средствами идентификации «Честный ЗНАК» (для подлежащих маркировке позиций).
Будет сопровождаться ветеринарными сопроводительными документами (ВСД) в системе «Меркурий» / ветеринарными сертификатами.
Необходимые коммуникации: подключение к электросети (нагрузка до 3 кВт) для торгового оборудования (холодильный витринный шкаф, весы). Водоснабжение не требуется.
С Положением о ярмарке, требованиями к оформлению торгового места и правилами внутреннего распорядка ознакомлен(а), безоговорочно принимаю и обязуюсь их соблюдать.
Даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных» для целей организации участия в ярмарке.
 ПРИЛОЖЕНИЯ:
Копия свидетельства о регистрации ИП (ОГРНИП) — 1 л.
Копия ИНН — 1 л.
Копии Деклараций о соответствии / Сертификатов на продукцию — 3 л.
Копия свидетельства о регистрации в системе «Честный ЗНАК» — 1 л.
Выписка из ЕГРИП (не старше 30 дней) — 1 л.
План-схема расстановки оборудования на прилавке — 1 л.
Подпись: _________________ /Петров П.П./
М.П. (при наличии)

Образец №2: Для Самозанятого / Физлица (Ручная работа, сувениры, книги)

Упрощенный вариант. Часто организаторы предоставляют льготные условия или бесплатные места для данной категории.

 ОРГАНИЗАЦИЯ «ЦЕНТР ПОДДЕРЖКИ РЕМЕСЕЛ»
 ДИРЕКТОРУ
 СИДОРОВОЙ АННЕ СЕРГЕЕВНЕ
 ОТ ГРАЖДАНИНА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
 СМИРНОЙ ЕЛЕНЫ ВЛАДИМИРОВНЫ
 ПАСПОРТ: 45 ВЫД. ОТДЕЛОМ УФМС РОССИИ ПО Г. * ..20 Г.
 АДРЕС РЕГИСТРАЦИИ: Г. , ул. , д. *, КВ. *
 ТЕЛ: +7 () -*-*
 СТАТУС: САМОЗАНЯТОЕ ЛИЦО (НПД), ИНН: ЗАЯВЛЕНИЕ
на участие в Городской ярмарке мастеров «Ручная радость»
 Прошу зачислить меня в участники Городской ярмарки мастеров «Ручная радость» (площадка «Творчество»), проходящей 05 октября 2025 г. в парке «*».
Планирую реализовывать изделия ручной работы собственного изготовления:
Керамическая посуда (кружки, тарелки, вазы) — ручная лепка, обжиг.
Изделия из натуральной кожи (ключницы, кошельки, браслеты).
Вязаные изделия (шарфы, шапки, носки) из шерсти мериноса/альпаки.
Подтверждаю, что:
Все изделия изготовлены лично мною без привлечения наемного персонала.
Имею статус самозанятого (НПД), регистрационный номер в приложении «Мой налог»: .
При продаже буду выдавать чеки через приложение «Мой налог» покупателям.
Не реализую продукцию, подлежащую обязательной маркировке/сертификации (алкоголь, табак, лекарства, детское питание).
Прошу предоставить стол (прилавок) размером 1.5х0.8 м и 1 стул. Электропитание не требуется.
Ознакомлен(а) с Положением о ярмарке, согласен(на) с условиями участия, включая правила уборки рабочего места после завершения мероприятия.
 ПРИЛОЖЕНИЯ:
Копия паспорта (развороты с фото и регистрацией) — 1 л.
Скриншот/распечатка статуса самозанятого из приложения «Мой налог» — 1 л.
Фотографии изделий (не менее 5 фото) для каталога ярмарки — 1 л. / на флеш-накопителе / по e-mail;
Подпись: _________________ /Смирнова Е.В./

Образец №3: Для НКО / Благотворительного фонда (Бесплатное участие)

Если вы представляете некоммерческую организацию, важно подчеркнуть социальную миссию и запросить льготные условия.

 МИНИСТЕРСТВО СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ ГОРОДА *
 МИНИСТРУ
 КОЗЛОВУ СЕРГЕЮ АЛЕКСАНДРОВИЧУ ОТ БЛАГОТВОРИТЕЛЬНОГО ФОНДА «СВЕТЛЫЙ БУДУЩИЙ»
 ОГРН: 1*
 ИНН/КПП: /
 АДРЕС: Г. , ПР-КТ , д. *, ОФ. *
 ТЕЛ: +7 () -*-*
 E-MAIL: @.ORG
 ПРЕДСТАВИТЕЛЬ: ДИРЕКТОР ВОЛКОВА МАРИЯ АЛЕКСЕЕВНА (ДОВЕРЕННОСТЬ № * ОТ ..20 Г.)
ЗАЯВЛЕНИЕ
на участие в Ярмарке социальных проектов «Доброе сердце»
 От имени Благотворительного фонда «Светлый будущий» прошу предоставить выставочный стенд (зона НКО, площадь 4 кв.м) для участия в Ярмарке социальных проектов «Доброе сердце» ноября 2025 г.
Цель участия: информирование граждан о деятельности Фонда, привлечение волонтеров, сбор целевых пожертвований (коробки для сбора), презентация сувенирной продукции, изготовленной подопечными Фонда (дети-сироты, люди с ОВЗ) в рамках эрготерапии.
 Мероприятия на стенде:
Раздача буклетов и буклетов Фонда.
Мастер-класс по росписи шоперов (проводит педагог Фонда Петрова А.С.).
Сбор пожертвований в прозрачные коробки с пломбами (по решению Совета Фонда прот. № * от ..20 г.).
Просим предоставить льготные условия участия (бесплатное размещение) в соответствии с п. * Положения о ярмарке для НКО, имеющих статус СО НКО (присвоен Минюстом РФ ..20, рег. № *).
Оборудование: 1 стол, 2 стула, 1 стойку для буклетов (привозим свою). Электричество не требуется.
Гарантируем соблюдение санитарных норм, правил пожарной безопасности и тишины на мероприятии.
 ПРИЛОЖЕНИЯ:
Копия Устава Фонда — 1 экз.
Копия свидетельства о гос. регистрации (ОГРН) — 1 л.
Копия решения о присвоении статуса СО НКО — 1 л.
Доверенность на директора Волкову М.А. — 1 л.
План-сетка стенда (макет оформления) — 1 л.
Список сувенирной продукции с указанием стоимости — 1 л.
Подпись: _________________ /Волкова М.А;/
М.П.

Чек-лист документов к приложению (Что кладем в конверт/архив)

Неполный пакет — частая причина отказа. Проверьте наличие:

Документ	Кто предоставляет	Примечание
Заявление (оригинал/скан с ЭЦП)	Все	Обязательно с «живой» подписью или КЭП
Уставные документы (Устав, Протокол/Решение о создании, Свидетельство ОГРН/ОГРНИП)	Юрлица, ИП	Копии, заверенные печатью/подписью
Паспорт (развороты фото + прописка)	Физлица, Самозанятые, Руководители
Декларации о соответствии / Сертификаты / ГРН	Производители пищи, косметики, одежды, игрушек	Действующие на дату ярмарки
Ветеринарные сопроводительные (ВСД в «Меркурий»)	Продавцы мяса, молока, рыбы, яиц, меда	Оформляются за 1-3 дня до выезда
Свидетельство СЭЗ / Статус самозанятого	ИП на СЭЗ, Самозанятые	Скриншот из ЛК ФНС / «Мой налог»
Договор аренды производства / Выписка ЕГРН	Производители	Подтверждение «своего» производства
Схема стенда / Фото образца оформления	Все (по требованию)	Габариты, высота конструкций
Согласие на обработку ПДн (отдельный бланк)	Все	Форма обычно на сайте организатора

Типичные ошибки, приводящие к отказу

Просрочка: Подача заявки после дедлайна (даже на 1 день).
Несоответствие ассортимента: Заявлена выпечка, а в приложении декларации только на колбасу.
Отсутствие «Честного ЗНАКА»: Для обуви, одежды, парфюмерии, шин, фотоаппаратов, лекарств — обязательна маркировка. Без регистрации в ГИС МТ, отказ.
Скрытие перепродажи: Организаторы ярмарок «своих товаров» строго проверяют: производитель ли вы? Заявление от перекупщиков (реселлеров) часто отклоняют.
Неверный формат файла: Прислали фото паспорта вместо PDF-скана, или архив .rar, когда просят .zip/.pdf.
Игнорирование технических требований: Не указаны габариты привозимого оборудования (холодильник не пролез в дверь павильона).

Электронная подача: нюансы

Сейчас большинство крупных ярмарок (ВДНХ, «Русское поле», региональные агроярмарки) переведены на электронный документооборот.

Госуслуги / Региональные порталы: Авторизация через ЕСИА. Заявление заполняется в интерактивной форме, документы загружаются сканами. Подпись — КЭП (квалифицированная электронная подпись) руководителя.
Email организатора: Письмо с темой: «Заявка на ярмарку «Название» — ИП Петров П.П.». Вложения: 1 PDF-файл (заявление + все приложения) или отдельные PDF по категориям. Подпись на заявлении — скан ручной подписи + печать (фаскоподпись) или КЭП.
Личный кабинет на сайте ярмарки: Регистрация -> Заполнение анкеты -> Загрузка документов -> Отправка на модерацию. Статус меняется: «Новая» -> «На рассмотрении» -> «Принята» / «Требует доработки».

Важно: После отправки обязательно сохраните скриншот подтверждения (номер заявки, дата-время отправки) или автоматическое уведомление на почту. Это ваше доказательство соблюдения сроков.

После получения подтверждения: следующие шаги

Получив официальное письмо-подтверждение (или статус «Принята» в ЛК), необходимо:

Оплатить организационный взнос / аренду места (реквизиты в письме-сопроводительном). Сохранить чек/Квитанцию/УПД.
Подписать Договор аренды торгового места / Договор участия (часто присылают на подпись после одобрения заявки).
Оформить пропуска для сотрудников/водителей/сборщиков стенда (предоставить списки с паспортными данными: ФИО, серия/номер паспорта * ).
Согласовать схему стенда с техническим куратором (высота конструкций, нагрузка на пол, пожарная безопасность).
Подготовить ценники (согласно ПП РФ № 1223: наименование, цена за единицу измерения, валюта — рубли).
Распечатать QR-код / ссылку на чек для ККТ (если онлайн-касса переносимая) или настроить стационарную ККТ на новом месте (регистрация в ОФД).

Юридические основания (Ссылки на законы)

При оформлении опирайтесь на:

ФЗ от № 271-ФЗ «О развитии крестьянского (фермерского) хозяйства…» (для КФХ).
ФЗ от № 104-ФЗ «О торгах на ярмарках, выходных днях…» (базовый закон).
Постановление Правительства РФ от № 2463 «Об утверждении Правил проведения ярмарок…».
ФЗ от № 293-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части совершенствования регулирования розничной торговли…» (обязательная ККТ, чеки).
Технические регламенты Таможенного союза (ТР ТС 021, 022, 033, 040 и др.), безопасность продукции.
Региональные законы и Постановления администраций, устанавливают порядок проведения ярмарок в конкретном субъекте РФ.

Резюме

Грамотное заявление — это 50% успеха на ярмарке. Не копируйте шаблоны слепо: адаптируйте их под свою специфику, внимательно читайте Положение конкретной ярмарки и готовьте пакет документов заранее. Хороших продаж и полных прилавков!

Примечание: Все персональные данные, адреса, номера телефонов, ИНН, ОГРН и реквизиты документов в образцах заменены на маски (*) в целях безопасности. При реальном заполнении вписывайте свои актуальные данные.