Выдача наличных денег под отчет, стандартная процедура для любой организации или индивидуального предпринимателя, ведущей кассу. Главным документом, легализующим изътие средств из кассы, является заявление подотчетного лица. Без него кассир не имеет права выдать деньги, а бухгалтер — списать их с кассы; В статье подробно разберем, как правильно составить заявление, какие реквизиты обязательны, а какие — нет, и приведем актуальный образец на .

Нормативная база и суть документа

Порядок проведения кассовых операций регламентируется Дирекцией Банка России от № 3210-У «О порядке проведения кассовых операций». Согласно п. 6.3 данной Дирекции, выдача денежных средств под отчет осуществляется на основании заявления подотчетного лица (или распоряжения руководителя, если под отчет получает сам директор).

Важно: Единой утвержденной государством формы заявления (как, например, форма КО-2 для приходного кассового ордера) не существует. Организация вправе разработать свой бланк, утвердить его локальным нормативным актом (политикой учета или приказом о форме документов) или использовать свободную форму в произвольном виде, соблюдая обязательные реквизиты.

Обязательные реквизиты заявления

Согласно разъяснениям экспертов (в т.ч. материалам «Главная книга», актуально на ), в заявлении обязательно должны быть указаны:

• Сумма выдаваемых под отчет наличных (цифрами и прописью).
• Срок, на который выдаются наличные (конкретная дата отчетности или событие, по наступлении которого подотчетник должен сдать отчет);
• Подпись подотчетного лица (расшифровка фамилии, инициалов).
• Подпись руководителя организации (директора) или лица, уполномоченного им по доверенности на принятие решений о расходовании кассовых средств (виза).
• Дата подписания заявления руководителем (даты подписания подотчетником и руководителем могут не совпадать, но выдача денег возможна только после визы руководителя).

Реквизиты, которые НЕ обязательны (но часто используются):

• Подпись главного бухгалтера (бухгалтера).
• Подпись кассира (кассир ставит подпись уже в Расходном кассовом ордере — РКО, форме КО-2).
• Наименование организации-эмитента бланка (если бланк не на фирменном бланке).
• Целевое назначение средств (хотя для удобства контроля лучше указывать: «На хозяйственные нужды», «На закупку канцтоваров», «На командировочные расходы» и т.д.).

Порядок оформления и связь с РКО

1. Подготовка: Заявление заполняет подотчетник (можно на компьютере, можно от руки). Все поля, включая даты и суммы, допускается заполнить заранее до печати.
2. Согласование: Подотчетник подписывает заявление. Документ передается руководителю (или уполномоченному лицу) для визирования (подписи с указанием даты).
3. Выдача: На основании визированного заявления кассир оформляет Расходный кассовый ордер (РКО, ф. КО-2). В РКО в графе «Основание» указывается: «Заявление № [номер] от [дата]».
4. Получение: Подотчетник получает деньги у кассира, ставя подпись в РКО (графа «Денежные средства получил») и в кассовой книге (если ведется в бумажном виде).

Совет: Удобно вести журнал регистрации заявлений на выдачу под отчет (нумерация сквозная за год), чтобы быстро находить основание к РКО.

Риски отсутствия заявления

Если при кассовой проверке (налоговой, аудитора, банка) будет выявлена выдача наличных под отчет без заявления (или распоряжения для директора), это расценивается как нарушение порядка проведения кассовых операций (п. 6.3 Дирекции № 3210-У). Последствия:

• Штраф на организацию — от 40 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).
• Штраф на должностное лицо (директора) — от 4 000 до 5 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).
• Возможные претензии по налогу на прибыль (недокументированные расходы) и НДС.

Особенности для директора (ИП)

Если денежные средства под отчет получает директор организации (или ИП сам для себя), заявление, как правило, не оформляется. Вместо этого готовится распоряжение (приказ) директора о выдаче себе средств под отчет. В распоряжении указываются те же обязательные реквизиты: сумма, срок, цель, дата, подпись директора.

Образец заявления на выдачу денежных средств под отчет

Ниже приведен рекомендуемый образец бланка. Организация * (наименование скрыто) может использовать его как основу для собственного бланка, утвержденного приказом.

Пример заполнения (заполненный образец)

Частые ошибки и рекомендации

• Отсутствие срока отчетности. Фраза «до сдачи отчета» или «на неопределенный срок» недопустима. Срок должен быть календарной датой.
• Выдача денег без визы руководителя. Подпись только подотчетника не дает права кассиру выдавать деньги.
• Превышение лимита остатков в кассе. Выдача под отчет не освобождает от соблюдения лимита остатков наличности, установленного банком (если он установлен).
• Несвоевременная сдача отчета. Если подотчетник не сдал авансовый отчет в срок, организация обязана удержать сумму задолженности из заработной платы (в порядке ст. 137 ТК РФ) или взыскать в судебном порядке.
• Использование заявления для выплаты зарплаты. Зарплата выдается по ведомости (ф. Т-53) или платежному поручению на карту, а не по заявлению под отчет.

Электронный документооборот (ЭДО) и 1С

В современных программах (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия 3.0, 1С:ERP) существует функционал формирования заявления на выдачу под отчет в электронном виде с последующей печатью для «живых» подписей или подписанию ЭЦП (в рамках внутреннего ЭДО).

Алгоритм в 1С, как правило:

1. Раздел «Банк и касса» — «Расходные кассовые ордера» — «Создать» — «Выдача под отчет».
2. Заполнение полей: Подотчетник, Сумма, Срок отчетности, Основание (автоматически создаеться заявление).
3. Печать бланка «Заявление на выдачу под отчет» (внешняя печатная форма).
4. Сбор подписей, оформление РКО (КО-2) на основании заявления.

Резюме

Заявление на выдачу денежных средств под отчет — это простое, но критически важное первичное учетное документ. Его отсутствие грозит штрафами по ст. 15.1 КоАП РФ. Ключевые правила:

• Форма свободная, но реквизиты обязательны (сумма, срок, 2 подписи: подотчетника и директора, дата визы директора).
• Основание для РКО (ф. КО-2).
• Для директора — распоряжение, а не заявление.
• Храните заявления вместе с кассовыми ордерами (обычно сшивают в книгу РКО или хранят в отдельной папке по хронологии).

Используйте приведенный выше образец как шаблон, адаптируйте под внутренние стандарты организации (добавьте логотип, код по ОКПО, реквизиты банка при необходимости) и утвердите бланк приказом руководителя. Это исключит вопросы со стороны контролирующих органов.

---

Статья подготовлена на основе материалов сетевого издания «Главная книга» (glavkniga.ru) и справочно-правовой системы «Бератор» (berator.ru), актуальных на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов обратитесь к вашему бухгалтеру или юристу.