Заявление на отпуск — это кадровый документ, с помощью которого работник просит предоставить ему отпуск на конкретные даты. Одна из распространенных ситуаций, когда сотруднику нужно взять один или несколько дней отдыха в счет ежегодного оплачиваемого отпуска. В этой статье разберем, как правильно составить такое заявление, приведем образец и дадим практические рекомендации.
Что такое отдых в счет отпуска
Отдых в счет отпуска — это предоставление работнику одного или нескольких дней отдыха, которые впоследствии вычитаются из общей продолжительности его ежегодного оплачиваемого отпуска (стандартно 28 календарных дней в год). Такой вариант удобен, когда сотруднику нужно решить личные дела, но он не хочет брать отпуск без сохранения заработной платы.
Важные особенности:
- дни отдыха оплачиваются как обычные отпускные дни;
- общая продолжительность ежегодного отпуска уменьшается на количество использованных дней;
- предоставление дней требует согласования с работодателем (кроме льготных категорий работников);
- одна из частей отпуска по закону должна составлять не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
Когда пишется заявление
Заявление на отдых в счет отпуска подается в следующих случаях:
- необходимо решить семейные или личные вопросы (посещение врача, оформление документов, переезд);
- проведение свадьбы, похорон, других значимых событий;
- сопровождение ребенка в школу 1 сентября и в иных ситуациях;
- любые другие обстоятельства, когда нужен оплачиваемый выходной.
Структура и правила оформления заявления
Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:
- Шапка документа (правый верхний угол): кому адресовано (должность, наименование организации, ФИО руководителя) и от кого (должность, подразделение, ФИО работника);
- Название документа — «Заявление»;
- Текст просьбы с указанием количества дней и конкретных дат;
- Дата составления и подпись работника.
Образец заявления на отдых в счет отпуска
Ниже приведен типовой образец, который можно использовать как шаблон:
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить мне отдых в счет ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 2 (два) календарных дня в период с 15 сентября 2026 года по 16 сентября 2026 года.
Петров _____________ /Петров П.П./
Вариант формулировки для полного отпуска
Если речь идет о целом отпуске, текст будет таким:
«Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 (четырнадцать) календарных дней в период с 01 июля 2026 года по 14 июля 2026 года».
Порядок подачи заявления
- Согласуйте даты с непосредственным руководителем устно.
- Заполните заявление — от руки или на компьютере (во многих компаниях есть готовые бланки, которые можно распечатать и заполнить);
- Передайте документ в отдел кадров или секретарю, желательно под отметку о принятии на вашем экземпляре.
- Дождитесь приказа — на основании заявления издается приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6).
Важные нюансы
- Подавайте заявление заблаговременно — минимум за 3–5 дней. Если сотрудник внезапно изменит планируемое время отпуска, бухгалтерия может не успеть в срок рассчитать отпускные (по закону они выплачиваются не позднее чем за 3 дня до начала отпуска).
- Отдельные категории работников (инвалиды, ветераны, многодетные родители и др.) имеют право на отпуск в удобное для них время — работодатель не вправе отказать.
- Если дни отдыха берутся вне графика отпусков, работодатель вправе отказать обычному работнику — тогда можно рассмотреть отпуск без сохранения заработной платы.
- Заявление хранится в личном деле работника вместе с приказом.
Заявление на отдых в счет отпуска — простой документ, который оформляется за несколько минут. Главное, правильно указать адресата, количество дней и точные даты, поставить подпись и дату. Используйте приведенный выше образец как шаблон, подавайте документ заранее и согласовывайте даты с руководством, тогда оформление пройдет быстро и без проблем.