Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Заверение доверенности отделом кадров (или иным уполномоченным сотрудником организации), это распространенная практика для внутренних нужд предприятия. Однако важно четко понимать границы полномочий такого заверения, чтобы документ имел юридическую силу и не был оспорен контрагентами или в суде. В данной статье подробно разберем правовую базу, порядок действий и предоставим актуальный образец оформления на .

Правовые основания: кто и что имеет право заверять

Согласно ст. 185.1 ГК РФ и ст. 189 ГК РФ, работодатель-организация вправе удостоверять доверенности своих работников только в двух случаях:

На получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями;
На получение корреспонденции (за исключением ценной корреспонденции).

Важно: Для всех остальных случаев (представление интересов в суде, подписание договоров, получение товаров, действия в госорганах) заверение доверенности работодателем не приравнивается к нотариально заверенной доверенности. Такие документы имеют силу только во внутренних документообороте или по соглашению сторон.

Компетенция начальника отдела кадров

Начальник отдела кадров (или специалист по кадрам) не обладает автоматическим правом заверять доверенности. Его компетенция зависит исключительно от полномочий, переданных ему руководителем организации (директором) через:

Приказ (распоряжение) о передаче полномочий;
Доверенность, выданную директору отдела кадров на право подписания кадровых документов и заверения доверенностей работников;
Положение об отделе кадров / Правила внутреннего распорядка.

Например, в приказе может быть прописано: «Руководитель отдела кадров Петр** Е.С., действующая на основании доверенности от № 123, уполномочена заверять доверенности работников на получение заработной платы и корреспонденции».

Требования к форме и реквизитам

Доверенность, заверяемая на месте работы, должна быть оформлена в письменной форме. Использование электронной формы (без усиленной КЭП) для заверения работодателем не допускается — все подписи ставятся лично от руки.

Обязательные реквизиты (ст. 185 ГК РФ):

Место составления (город, организация);
Дата составления (без даты доверенность недействительна);
Сведения о доверителе (организации): полное наименование, ОГРН, ИНН/КПП, адрес ();
Сведения о доверенном лице: ФИО полностью (Ива И.И.), дата рождения, паспортные данные (серия/номер — * ), адрес регистрации (г. , ул. *, д. );
Перечень конкретных полномочий (необходимо оговорить конкретные обязанности: например, «подписание всех кадровых документов, в т.ч. трудовых договоров, приказов, личных карточек», а не просто «представление интересов»);
Срок действия доверенности (если не указан — 1 год со дня составления);
Подпись руководителя организации (директора) и подпись уполномоченного лица, заверяющего доверенность (начальника отдела кадров);
Печать организации (при наличии) или печать отдела кадров (как печать для заверения копий/подписей по усмотрению организации).

Порядок оформления: пошаговая инструкция

Подготовка текста. Текст доверенности составляется на бланке организации или на листе А4 с реквизитами шапки. Используйте унифицированные формы (есть в системах «КонсультантПлюс», «Гарант») или разработайте свой образец.
Согласование полномочий. Четко пропишите, что именно может делать доверенное лицо. Пример: «Получать заработную плату за период с по », «Подписывать заявления на отпуск, служебные записки, акты приема-передачи».
Подписание доверителем. Доверенность подписывает генеральный директор (единоличный исполнительный орган) или лицо, действующее на основании Устава/Доверенности.
Заверение отделом кадров. Документ передается в отдел кадров. Начальник отдела кадров (или уполномоченный специалист) ставит свою подпись с расшифровкой и датой, ставит печать отдела кадров (если предусмотрено локальными актами). Пример из практики: «Оформили доверенность, направили ее сначала начальнику отдела кадров, потом после подписания им уже мне почтой».
Регистрация. Доверенность подлежит регистрации в журнале учета доверенностей, выданных от имени организации (форма КМ-3 или произвольная).
Выдача доверенному лицу. Доверенное лицо получает документ под роспись в журнале.

Типичные ошибки и риски

Выход за пределы полномочий: Заверение доверенности на подписание договоров купли-продажи, представление в суде, получение товаров со склада без нотариальной формы — риск признания сделки недействительной.
Отсутствие у заверяющего лица полномочий: Если у начальника отдела кадров нет приказа/доверенности на заверение — документ может быть признан недействительным.
Неконкретные полномочия: Фраза «Общие полномочия» недопустима. Необходим перечень конкретных действий.
Просроченная доверенность заверяющего: Если доверенность начальника отдела кадров истекла, его подпись не имеет силы.

Образец заполнения доверенности на подписание кадровых документов (вариант для внутреннего использования)

ДОВЕРЕННОСТЬ № ___ от «___» _________ 202_ г. г. * (Место составления)
ООО «Ромашка» (Полное наименование организации), ОГРН , ИНН/КПП /, адрес: , именуемая в дальнейшем «Доверитель», в лице Генерального директора Сидор А.В., действующего на основании Устава,
ДОВЕРЯЕТ
Специалисту отдела кадров Петр* Е.С. (ФИО полностью), дата рождения .*., паспорт серия № *, выдан * * .., код подразделения -, адрес регистрации: **, именуемое в дальнейшем «Доверенное лицо»,
СЛЕДУЮЩИЕ ПОЛНОМОЧИЯ:
Подписание трудовых договоров с работниками организации, дополнительных соглашений к ним.
 Подписание приказов (распоряжений) по основной деятельности организации в части кадрового делопроизводства (прием, перевод, отпуска, увольнение, поощрения, наложение взысканий).
 Подписание личных карточек работников (формы Т-2), табелей учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13).
 Подписание справок с места работы (формы 2-НДФЛ, по форме банка и др.), характеристик, автобиографий.
 Представление интересов организации в территориальных органах Пенсионного фонда РФ, ФСС, налоговых инспекциях по вопросам кадрового учета и отчетности.
 Получение корреспонденции (кроме ценной) в почтовых отделениях по адресу организации;
 Срок действия доверенности: до «___» _________ 202_ г. (не более 3 лет).
 Право суборгирования не предоставляется.
 ПОДПИСИ:
Доверитель:
 ________________ / Сидор* А.В. / М.П. (Печать организации)
Заверено:
 Начальник отдела кадров
 ________________ / Ива К.П. /
 «___» _________ 202_ г.
 (Печать отдела кадров, при наличии)
Доверенное лицо:
 ________________ / Петр Е.С. /
 (Подпись доверенного лица ставится при получении доверенности) 

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Можно ли заверять доверенность печатью отдела кадров?

Да, печать отдела кадров, как и любая другая печать организации, служит для заверения подписи должностного лица на документе. Однако юридическую силу придает именно подпись уполномоченного человека (начальника отдела кадров), а не сама по себе печать. Наличие печати обязательно, если это предусмотрено Уставом или локальными актами организации.

Что делать, если руководитель в отпуске/отсутствует?

Если директор отсутствует, доверенность может подписать лицо, временно исполняющее обязанности директора (на основании Приказа о временном исполнении обязанностей). Без подписи руководителя (или временно исполняющего) доверенность от имени организации недействительна, даже если её подписал начальник отдела кадров.

Нужно ли нотариальное заверение для доверенности специалиста по кадрам на подпись приказов?

Нет. Для подписания внутренних кадровых документов (приказов, трудовых договоров, табелей) достаточно заверения работодателем (директором + начальник кадров/печать). Нотариальная форма требуется для сделок, подлежащих нотариальному удостоверению (сделки с недвижимостью, представление в суде по доверенности физлица и т.д.).

Заверение доверенности отделом кадров — это удобный инструмент для делового оборота внутри компании. Главное правило: строго соблюдайте пределы, установленные ГК РФ (ст. 185.1, 189) и локальными актами предприятия. Всегда проверяйте актуальность доверенности самого заверяющего лица (начальника отдела кадров) и конкретизируйте перечень полномочий доверенного лица.

Используйте приведенный выше образец как базу, адаптируя перечень полномочий под реальные задачи вашего специалиста. Для сложных случаев (представление в суде, сделки с недвижимостью, банковские операции) — только нотариальная форма.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и судебной практики на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных правовых вопросов рекомендуется обратиться к профессиональному юристу.