Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника (ст. 66 ТК РФ). В ряде ситуаций сотруднику требуется получить саму книжку, её копию или выписку из неё. Для этого необходимо составить письменный запрос (заявление) на имя работодателя. В этой статье разберём, как правильно оформить такой документ, в какие сроки работодатель обязан ответить, и приведём образцы.
Когда нужен запрос по трудовой книжке
Заявление работника требуется в следующих ситуациях:
- получение копии трудовой книжки (например, для банка при оформлении кредита, для визового центра);
- получение выписки из трудовой книжки;
- выдача оригинала трудовой книжки для представления в органы социального страхования (обеспечения), в т.ч. в СФР (бывший ПФР);
- оформление дубликата при утрате книжки;
- подтверждение стажа до 2002 года для назначения пенсии.
Важно: выдать действующему сотруднику оригинал трудовой книжки «на руки» (например, для оформления загранпаспорта) работодатель не вправе. Вместо этого выдаётся заверенная копия или выписка (п. 7 Постановления Правительства РФ № 225).
Сроки выдачи документов
Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать запрашиваемые документы не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Дубликат трудовой книжки при её утрате оформляется не позднее 15 дней с момента подачи соответствующего заявления.
Структура заявления
Запрос составляется в свободной форме, но должен содержать:
- Наименование организации и ФИО руководителя (в дательном падеже);
- ФИО, должность и структурное подразделение заявителя;
- Название документа — «Заявление»;
- Суть просьбы: выдать копию / выписку / оригинал трудовой книжки с указанием цели;
- Дату и подпись работника.
Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.
адрес: г. Москва, ул. Ленина, д. , кв.
тел.: +7 () -*-
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки (серия , № *) для представления в банк с целью оформления кредита.
Образец заявления о выдаче оригинала (для СФР)
Прошу выдать мне на руки оригинал трудовой книжки для представления в отделение Социального фонда России по месту жительства в целях подтверждения трудового стажа. Обязуюсь вернуть документ в течение 3 рабочих дней после его возврата из фонда.
Образец заявления о выдаче дубликата
В связи с утратой трудовой книжки (серия , № ) прошу выдать мне дубликат трудовой книжки. Документы, подтверждающие сведения о трудовой деятельности (выписка из СФР, справки с прежних мест работы), прилагаю.
Полезные рекомендации
- Составляйте заявление в двух экземплярах: на вашем экземпляре секретарь или кадровик должен поставить отметку о приёме (дату, входящий номер, подпись).
- Если работодатель нарушает сроки выдачи, работник вправе обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или суд.
- Для подтверждения стажа до 2002 года запросите у работодателя заверенную копию книжки и приложите её к заявлению в СФР о внесении недостающих данных.
- Копия считается надлежаще заверенной, если на каждой странице стоит надпись «Верно», подпись уполномоченного лица, печать организации (при наличии) и дата.
Запрос по трудовой книжке, простой документ, но его правильное оформление гарантирует соблюдение ваших прав и сроков, установленных Трудовым кодексом РФ. Используйте приведённые образцы, адаптируя их под свою ситуацию, и всегда сохраняйте подтверждение подачи заявления.