Письмо-запрос — это официальный документ, в котором одно физическое или юридическое лицо обращается к другому с просьбой предоставить информацию, документы, коммерческое предложение или разъяснения. Чаще всего именно с такого письма начинается деловое сотрудничество, поэтому важно составить его грамотно и по всем правилам деловой переписки.
Общая структура письма-запроса
Стандартное письмо-запрос состоит из следующих обязательных элементов:
- Шапка документа — реквизиты отправителя и получателя;
- Дата и исходящий номер письма;
- Обращение к адресату;
- Вступление — представление и основание обращения;
- Основная часть — суть запроса, причина и цель;
- Подпись уполномоченного лица.
Пошаговое заполнение письма
Реквизиты сторон
В правом верхнем углу указываются данные адресата, ниже — данные отправителя. Пример:
Генеральному директору
ООО «Торговый дом «Восток»
Иванову И.И.
125, г. Москва, ул. Примерная, д. 1
От кого:
ООО «СтройМонтаж»
ИНН 77*, ОГРН 11577
Адрес: 117**, г. Москва, ул. Заводская, д. 2
Тел.: +7 (4) —
E-mail: info@stroymont**.ru
Дата и номер
Под реквизитами проставляются исходящий номер и дата составления, например: Исх. № 145 от .
Обращение
Начинается с уважительного обращения: «Уважаемый Иван Иванович!» или «Уважаемые господа!».
Вступление и основание запроса
Здесь указывается причина обращения. Типовые формулировки:
- В соответствии с заключённым договором № * от .*.2026…
- В целях реализации ранее достигнутых договорённостей…
- На основании телефонного разговора от *.*.2026…
- Для урегулирования спорных вопросов…
Основная часть
Чётко и конкретно сформулируйте, что именно вы просите предоставить. Пример:
Просим Вас предоставить информацию о наличии на складе продукции по каталогу 2026 года, актуальных ценах, условиях оплаты и сроках поставки. Также просим направить коммерческое предложение на партию товара в количестве 5* единиц.
При запросе документов укажите их точный перечень:
- копию договора № от ..2026;
- акт сверки взаиморасчётов за 1 квартал 2026 года;
- копии закрывающих документов по счёту № 1.
Завершите письмо благодарностью и указанием контактов для ответа:
Заранее благодарим за оперативное рассмотрение запроса. Ответ просим направить на адрес: info@stroymont**;ru либо по телефону +7 (4) —* (контактное лицо — Петров П.П;, менеджер отдела закупок).
Подпись
Генеральный директор
ООО «СтройМонтаж» ____________ /Сидоров С.С./
Готовый образец письма-запроса
Исх. № 145 от
Уважаемый Иван Иванович!
Общество с ограниченной ответственностью «СтройМонтаж» в лице генерального директора Сидорова Сергея Сергеевича обращается к Вам с запросом о предоставлении информации.
В целях планирования закупок на второе полугодие 2026 года просим предоставить:
- актуальный прайс-лист на строительные материалы;
- информацию об условиях оплаты и предоставляемых скидках;
- сроки поставки продукции по адресу: г. Москва, ул. Заводская, д. 2.
Ответ просим направить в срок до на электронную почту: info@stroymont**.ru.
Благодарим за сотрудничество!
С уважением,
Генеральный директор ООО «СтройМонтаж» _________ /Сидоров С.С./
Полезные рекомендации
- Составляйте письмо на фирменном бланке организации — это повышает доверие;
- Формулируйте запрос конкретно, избегайте двусмысленностей;
- Указывайте желаемый срок ответа — это дисциплинирует адресата;
- При запросе у государственных органов ссылайтесь на нормы законодательства (например, ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан»);
- Сохраняйте копию письма и подтверждение отправки (почтовое уведомление, отметку о вручении).
Грамотно составленное письмо-запрос — залог быстрого и полного ответа. Следуйте приведённой структуре: реквизиты, обращение, основание, суть запроса, благодарность и подпись. Используйте образец выше как шаблон, подставляя собственные данные, и ваша деловая переписка всегда будет эффективной.