Замещение временно отсутствующего работника — распространённая практика в любой организации. Однако важно помнить: законность требования выполнять дополнительные обязанности напрямую зависит от правильного оформления согласия работника. В этой статье подробно разберём, как составить обращение (заявление) о даче согласия на замещение должности, какие реквизиты оно должно содержать, и приведём готовый образец.
Когда требуется согласие на замещение должности
Согласно ст. 60.2 и ст. 72.2 Трудового кодекса РФ, поручение работнику дополнительной работы или временный перевод на другую должность возможны только с письменного согласия работника (за исключением чрезвычайных ситуаций, катастроф, аварий, несчастных случаев).
Согласие оформляется в следующих ситуациях:
- временное замещение коллеги, находящегося в отпуске, на больничном, в командировке;
- исполнение обязанностей по вакантной должности до приёма нового сотрудника;
- совмещение должностей или расширение зон обслуживания;
- временный перевод на другую должность в той же организации.
Способы оформления замещения
Замещение отсутствующего коллеги может быть оформлено несколькими способами:
- Дополнительное соглашение к трудовому договору, при совмещении должностей или выполнении дополнительной работы (ст. 60.2 ТК РФ);
- Временный перевод — когда работник полностью освобождается от своих обязанностей и переводится на другую должность (ст. 72.2 ТК РФ);
- Внутреннее совместительство — выполнение работы в свободное от основной работы время (ст. 282 ТК РФ).
Во всех перечисленных случаях первым шагом является получение от работника письменного согласия — именно для этого и составляется рассматриваемое обращение.
Структура и обязательные реквизиты обращения
Документ составляеться в свободной форме, но должен содержать следующие элементы:
- Шапка — наименование организации, должность и Ф.И.О. руководителя, от кого подаётся заявление (должность, Ф.И.О. работника, структурное подразделение);
- Наименование документа — «Заявление» или «Согласие»;
- Основная часть, выражение согласия на замещение с указанием должности, срока замещения, причины (отпуск, болезнь замещаемого работника), размера доплаты;
- Дата и подпись работника с расшифровкой.
Образец заполнения обращения
(персональные данные частично скрыты)
Генеральному директору
ООО «Торговый дом «Восток»
Петрову П. П. ()
от старшего менеджера отдела продаж
Сидоровой Анны Сергеевны ()
ЗАЯВЛЕНИЕ
о даче согласия на замещение должности
Я, Сидорова Анна Сергеевна (), паспорт серия 45 № 456, зарегистрированная по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 12, кв. , даю согласие на временное исполнение обязанностей по должности руководителя отдела продаж на период ежегодного оплачиваемого отпуска Иванова И. И. (*) с по без освобождения от основной работы.
С условиями выполнения дополнительной работы, объёмом обязанностей и размером доплаты в сумме 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей в месяц ознакомлена и согласна.
_____________ / Сидорова А. С. (*)
Пошаговая инструкция по заполнению
- Укажите адресата, руководителя организации с наименованием компании;
- Укажите свои данные — должность, подразделение, Ф.И.О.;
- Чётко сформулируйте согласие — на какую должность, на какой срок, по какой причине;
- Зафиксируйте условия — размер доплаты, объём работ, сохранение или освобождение от основных обязанностей;
- Поставьте дату и подпись, без них документ не имеет юридической силы.
Что происходит после подачи согласия
На основании подписанного заявления кадровая служба оформляет:
- дополнительное соглашение к трудовому договору;
- приказ руководителя о замещении (совмещении, временном переводе);
- при необходимости — запись в личную карточку работника.
Типичные ошибки при оформлении
- отсутствие конкретного срока замещения;
- не указан размер доплаты — это частая причина трудовых споров;
- устное согласие вместо письменного — недопустимо;
- отсутствие подписи работника на приказе об ознакомлении.
Контакты для консультаций
По вопросам оформления кадровых документов можно обратиться в отдел кадров вашей организации или получить консультацию в Государственной инспекции труда по телефону горячей линии: 8-800-*—, либо на портале «Онлайнинспекция.рф».
Правильно оформленное согласие на замещение должности защищает интересы и работника, и работодателя. Используйте приведённый образец как шаблон, адаптируя его под конкретную ситуацию, и всегда фиксируйте ключевые условия — срок, должность и размер доплаты — в письменном виде.