Увольнение по собственному желанию — одна из самых частых причин прекращения трудовых отношений. Несмотря на кажущуюся простоту процедуры‚ ошибки в заполнении трудовой книжки (ТК) могут привести к трудовым спорам‚ штрафам для работодателя и проблемам у работника при оформлении пенсии или нового места работы. В статье подробно разбираем порядок заполнения‚ актуальные формулировки 2026 года‚ ссылки на нормативную базу и типичные ошибки.

Нормативная база: на что опираться в 2026 году

Основным документом‚ регламентирующим ведение трудовых книжек‚ по-прежнему является Постановление Правительства РФ от № 1874 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек» (в редакции‚ действующей на 2026 год). Ключевые статьи ТК РФ:

• Ст. 77 ТК РФ (п. 3 ч. 1) — основание для прекращения трудового договора по инициативе работника.
• Ст. 80 ТК РФ — порядок увольнения по собственному желанию (уведомление за 2 недели).
• Ст. 84.1 ТК РФ — сроки расчета и выдачи документов в день увольнения.

Важно: С 2020 года ведется параллельный учет: бумажная ТК и электронная (СТД-Р). Записи в бумажной книжке дублируются в СТД-Р через оператора (как правило‚ ПФР/СФР). Ошибки в бумажном носителе переносятся в электронный реестр.

Алгоритм заполнения записи об увольнении (по графам)

Согласно п. 5.1 Правил № 1874‚ запись производится в строгой последовательности:

1. Графа 1 (Порядковый номер): Следующий по порядку номер записи (на единицу больше предыдущего).
2. Графа 2 (Дата): Дата прекращения трудового договора (день увольнения). Формат: ДД.ММ.ГГГГ (например‚ ). Дата ставится без кавычек и слов «года».
3. Графа 3 (Сведения о работе): Текст записи. Обязательная формулировка:
   
   «Трудовой договор прекращен по инициативе работника‚ пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

   Допускается использование синонимов: «расторгнут»‚ «прекращен» — они равнозначны по смыслу (по разъяснениям Роструда и судебной практике).
   
   Если увольнение происходит по уважительной причине (п. 1 ч. 1 ст. 80 ТК РФ) без отработки предупреждения‚ в записи не указывается сама причина (уход за больным‚ переезд и т.д.)‚ достаточно ссылки на ст. 77 ТК РФ. Основание для безотработки фиксируется только в приказе и заявлении.

4. Графа 4 (Основание): Наименование документа-основания — Приказ (распоряжение) работодателя‚ его регистрационный номер и дата принятия.
   
   Пример: Приказ № 125-ОД от .

Визуальный образец заполнения (фрагмент разворота ТК)

Ниже приведен пример того‚ как запись должна выглядеть на странице трудовой книжки:

Особенности формулировок в 2026 году: нюансы и разъяснения

Единая формулировка для всех случаев

Ранее (до 2020–2021 гг.) практиковались разные варианты: «Уволен по собственному желанию»‚ «Расторгнут по соглашению сторон» и т.д. Сейчас КонсультантПлюс‚ «Кадровик-Практик» и Роструд единодушно рекомендуют исключительно формулировку со ссылкой на ст. 77 ТК РФ. Это унифицирует записи и исключает двусмысленность.

«Трудовой договор прекращен по инициативе работника‚ пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» — это золотой стандарт 2026 года.

Увольнение без отработки (уважительные причины)

Если работник просит уволить раньше срока (переезд‚ поступление в вуз‚ уход за больным родственником и др.)‚ в трудовой книжке формулировка не меняется. Не пишем: «по уважительной причине»‚ «по состоянию здоровья» и т.п. Основание для досрочного увольнения отражается только в тексте приказа и в заявлении работника.

Увольнение в период испытательного срока

Если сотрудник уволился в испытательный срок (предупредив за 3 дня по ст. 71 ТК РФ)‚ запись в ТК выглядит идентично: ссылка на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Срок уведомления (3 дня вместо 14) отражается в приказе‚ в ТК — только факт прекращения по инициативе работника.

Пошаговая процедура оформления (чек-лист для кадровика)

1. Заявление работника. Пишется от руки или на компьютере‚ датируется‚ подписывается. Дата увольнения в заявлении = дата в приказе и ТК.
2. Приказ (распоряжение) работодателя. Форма № Т-8 (утв. Госстатом) или собственная форма с обязательными реквизитами. Основание: «Заявление работника от ДД.ММ.ГГГГ». Ссылка на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
3. Ознакомление с приказом. Работник подписывается за ознакомление под приказом (или составляется акт об отказе).
4. Расчет и выдача ТК в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). В день увольнения (графа 2) работодатель обязан:
   • Выдать трудовую книжку (или направить в СТД-Р‚ если работник отказался от бумажной).
   • Провести полный расчет (зарплата‚ компенсация за неисп. отпуск и др.).
5. Запись в ТК. Вносится в день увольнения (последний рабочий день). Подпись ответственного лица (кадровика/директора) и печать (если есть) в графе 4 не требуются по правилам‚ но ставятся на лицевой стороне приказа.
6. Отправка сведений в СТД-Р (Единый реестр). В течение следующего рабочего дня после приказа через оператора (СФР/ПФР).

Типичные ошибки и как их избежать

Электронная трудовая книжка (СТД-Р): синхронизация данных

На 2026 год подавляющее большинство работников перешло на электронный формат (или ведут параллельно). Кадровик должен помнить:

• Сведения о прекращении трудового договора передаются в СФР (через оператора ЭДО) в виде Сведений о трудовой деятельности (СТД-Р) в течение 1 рабочего дня после приказа.
• Коды оснований прекращения (по классификатору СФР): Код 31, «По инициативе работника» (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
• Если работник ведет бумажную ТК‚ запись в ней делается обязательно‚ даже если данные ушли в СТД-Р. Бумажная ТК остается главным документом для работника до полного перехода на электронный вид (планируется постепенно).

Образец приказа об увольнении (фрагмент для контекста)

Хотя статья про ТК‚ правильный приказ — залог правильной записи. Пример текста приказа:

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Можно ли написать «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника»?

Да. Термины «прекращен»‚ «расторгнут»‚ «увольнение» в контексте ст. 77 ТК РФ считаются равнозначными (разъяснения Минтруда‚ Роструда‚ судебная практика). Однако формулировка «прекращен» является более каноничной для ст. 77 ТК РФ.

Что делать‚ если работник не явился за ТК в день увольнения?

Сделать запись в ТК в установленный день (графа 2 = дата приказа). Направить письмо с уведомлением о необходимости получить ТК (почтой с вложением описи или через СДЭК/ЭМС). Сведения в СТД-Р передать в срок. ТК хранить под ответственностью работодателя до востребования.

Нужно ли ставить печать на записи в ТК?

Нет. Правила № 1874 не требуют ставить печать на самой записи в графе 3 или 4. Печать ставится на приказе (если она предусмотрена уставом организации). Подпись ответственного лица в ТК также не регламентирована как обязательная для каждой строки‚ но на практике кадровик подписывается на обложке или в служебной записке о передаче. Главное — подпись под приказом.

Резюме: ключевые моменты для 2026 года

• Формулировка: Только «Трудовой договор прекращен по инициативе работника‚ пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• Основание: Номер и дата приказа (распоряжения).
• Сроки: Запись + выдача ТК + расчет + отправка в СТД-Р, всё в день увольнения (СТД-Р — след. рабочий день).
• Конфиденциальность: В ТК не пишем личные причины (переезд‚ здоровье‚ семья).

Грамотное оформление записи в трудовой книжке — это защита интересов и компании‚ и работника. Используйте приведенный выше образец как шаблон для внутренних инструкций каadroвого отдела.

Статья подготовлена на основе актуальных на данных КонсультантПлюс‚ журнала «Кадровик-Практик»‚ разъяснений Роструда и ТК РФ. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу.