Оформление записи об увольнении — это финальный и юридически значимый этап прекращения трудовых отношений. Ошибки в тексте, датах или ссылках на статьи ТК РФ могут привести к спорам с работником, претензиям ГИТ (Государственной инспекции труда) и проблемам при назначении пенсии. В этой статье мы подробно разберем правила заполнения, приведем актуальные образцы по всем основаниям статьи 77, 78, 80, 81, 83, 84.1 ТК РФ и проанализируем типичные ошибки на 2024–2026 годы.
Общие правила заполнения раздела «Сведения о работе» (Стр. 1–4)
Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек (Постановление Минтруда РФ от № 69) и Постановлению Правительства РФ от № 1467, запись о прекращении трудового договора вносится строго по колонкам:
- Колонка 1 (Порядковый номер): Следующий по порядку номер записи (арабскими цифрами).
- Колонка 2 (Дата): Дата прекращения трудового договора (день увольнения). Формат: ДД.ММ.ГГГГ. Это день выдачи трудовой книжки работнику (ст. 84.1 ТК РФ).
- Колонка 3 (Сведения о работе): Текст записи. Обязательная структура:
- Фраза: «Прекращен трудовой договор» (или «Прекращен трудовый договор сроком на…» / «Прекращен трудовой договор с руководителем организации…»).
- Основание: пункт, часть, статья ТК РФ (например: «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»).
- Инициатор/Причина (если требуется законом): «по собственному желанию», «по соглашению сторон», «в связи с истечением срока договора» и т.д.
- Колонка 4 (Основание): Реквизиты приказа (распоряжения) об увольнении: номер, дата, название документа (например: «Приказ № 125-ОД от г.»).
Важно: С 2021 года допускается не указывать в колонке 3 номер и дату приказа — достаточно ссылки на статью ТК РФ. Однако в колонке 4 реквизиты приказа обязательны. На практике эксперты (ПФР/СФР, КонсультантПлюс) рекомендуют дублировать номер приказа и в колонке 3 для исключения двусмысленности.
Образцы записей по основным основаниям увольнения (Актуально на 2026 г.)
Ниже приведены типовые формулировки для колонки 3. В примерах маскированы персональные данные и названия организаций.
Увольнение по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Самое частое основание. Срок уведомления — 2 недели (если иное не установлено законом/договором).
| Колонка | Содержание записи |
|---|---|
| 1 | 5 |
| 2 | |
| 3 | Прекращен трудовой договор по собственному желанию работника (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). |
| 4 | Приказ № 125-ОД от г. |
Нюанс: Если работник отозвал заявление до истечения срока уведомления и работодатель не нанял замену — увольнение не производится. Если нанял — увольняют по п. 4 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (формулировка: «Прекращен трудовой договор в связи с отказом работодателя удовлетворить просьбу работника о отзыве заявления…»).
Увольнение по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 78 ТК РФ)
Гибкое основание. Сроки и выплаты фиксируются в Соглашении. Риск: работник может оспорить в суде «добровольность» подписания.
| 3 | Прекращен трудовой договор по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 78 ТК РФ). |
| 4 | Приказ № 126-ОД от г. |
Увольнение по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ)
Требует строгого соблюдения процедуры (объяснительная, комиссия, уведомление профсоюза за 7 дней при сокращении/ликвидации).
А) Сокращение штата / ликвидация организации (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)
| 3 | Прекращен трудовой договор в связи с ликвидацией организации (сокращением численности или штата работников) (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). |
Б) Несоответствие занимаемой должности (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)
| 3 | Прекращен трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). |
В) Грубое нарушение трудовой дисциплины / Прогул (п. 4, 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)
| 3 | Прекращен трудовой договор в связи с совершением работником грубого нарушения трудовых обязанностей (прогулом) (п. 4 (5) ч. 1 ст. 81 ТК РФ). |
Истечение срока трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Применяется к срочным договорам (до 5 лет). Важно: если после истечения срока стороны продолжают отношения — договор считается заключенным на неопределенный срок.
| 3 | Прекращен трудовой договор в связи с истечением срока его действия (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). |
Перевод в другую организацию (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
| 3 | Прекращен трудовой договор в связи с переходом работника к другому работодателю (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). |
Отказ от продолжения работы при изменении условий / смене собственника / нежелание переезда (п. 6, 7, 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
| 3 | Прекращен трудовой договор в связи с отказом работника от продолжения работы при изменении существенных условий труда (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). |
Увольнение руководителя организации (п. 1 ч. 1 ст. 278 ТК РФ)
Имеет свою специфику (решение собственника/учредителя).
| 3 | Прекращен трудовой договор с руководителем организации в связи с истечением срока его действия (решением собственника имущества/учредителя) (п. 1 ч. 1 ст. 278 ТК РФ). |
Особенности оформления в 2024–2026 гг.: Электронная трудовая книжка (ЭТК / СТД-Р)
С 2020 года ведется параллельный учет: бумажная ТК (по желанию работника) и ЭТК (СТД-Р — сведения о трудовой деятельности в электронном виде).
- Бумажная ТК: Запись вносит работодатель (кадровик) от руки (чернила черного/синего/фиолетового цвета) или печатью. Подпись кадровика + печать организации (если есть) + подпись работника под записью (работник знакомится под роспись в самой ТК).
- ЭТК (СТД-Р): Работодатель отправляет СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности) в СФР (ранее ПФР) в течение 1 рабочего дня после приказа об увольнении (ст. 66.1 ТК РФ). В СЗВ-ТД указывается код основания увольнения (справочник СФР) и дата.
- Выдача ТК работнику: В день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). Если работник отсутствует — направляется заказным письмом с извещением по требованию работника.
Внимание! Штрафы за несвоевременную сдачу СЗВ-ТД (ст. 19.5 КоАП РФ): на должностных лиц — от 300 до 500 руб., на юрлиц — от 3 000 до 5 000 руб. За несвоевременную выдачу бумажной ТК — ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 000 руб. для юрлиц).
Пошаговый алгоритм действий кадровика
- Подготовка приказа (распоряжения): Форма Т-8 (утв. Госстатом) или собственная форма. Обязательные реквизиты: основание (ст. ТК РФ), дата увольнения, основание для расчетов (ссылка на заявление, соглашение, акт и т.д.).
- Ознакомление работника с приказом: Под роспись (лист ознакомления или на самом приказе) за 3 дня до увольнения (для п. 3 ч. 1 ст. 77 — в день увольнения).
- Расчеты (ст. 140 ТК РФ): Заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск, выплаты по соглашению — в день увольнения.
- Заполнение трудовой книжки: Внесение записи в раздел «Сведения о работе» (см. п. 1).
- Заполнение вкладыша (при необходимости): Если строк в разделе «Сведения о работе» нет, вкладыш шьется к ТК (акт о вшивке вкладыша).
- Выдача ТК работнику: Под роспись в журнале учета движения трудовых книжек (форма Т-3) или в личной карточке (Т-2).
- Отправка СЗВ-ТД в СФР: В течение 1 рабочего дня после приказа.
- Выдача справок: 2-НДФЛ, СЗВ-СТАЖ (по требованию), справка о заработке за последние 2 года (для пособий).
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как исправить / избежать |
|---|---|---|
| Несоответствие даты в ТК дате приказа | Споры о сроках расчетов, штрафы ст. 5.27 КоАП РФ | Дата в колонке 2 ТК = Дата приказа = День выдачи ТК. |
| Отсутствие ссылки на статью ТК РФ (только «Уволен по собственному желанию») | Признание записи некорректной ПФР/СФР, проблемы с пенсией | Обязательно указывать: пункт, часть, статья ТК РФ. |
| Запись «Уволен» вместо «Прекращен трудовой договор» | Нарушение Инструкции № 69 | Использовать только стандартную формулировку: «Прекращен трудовой договор…». |
| Исправление ошибки перечеркиванием / стирателем | Недействительность записи | Только через запись «Недействительна запись № N от ДД.ММ.ГГГГ» и новую правильную запись со следующим номером. |
| Пропуск колонки 4 (реквизиты приказа) | Нарушение Инструкции, вопросы у проверяющих | Всегда заполнять колонку 4. |
| Несвоевременная отправка СЗВ-ТД | Штрафы, ошибки в ИЛС работника в СФР | Автоматизация/настройка 1С/Кадровой системы на отправку в день приказа. |
Порядок исправления ошибки в записи об увольнении
Если ошибка обнаружена до выдачи ТК работнику:
- Вносится запись: «Запись № [Номер] от [Дата] недействительна» (следующий порядковый номер).
- В колонке 4: «Приказ № [Номер] от [Дата]» (тот же приказ, на основании которого сделана ошибочная запись, или новый приказ об исправлении).
- Сразу следующей строкой вносится правильная запись.
Если ошибка обнаружена после выдачи ТК (работник уже ушел):
- Работодатель готовит Акт об ошибке.
- Направляет работнику уведомление (заказное письмо) о необходимости принести ТК для исправления.
- Исправление оформляется так же: запись «Недействительна…» + новая запись.
- В СФР направляется корректирующая СЗВ-ТД.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли ставить печать на записи об увольнении?
Согласно п. 38 Инструкции № 69: «Записи в трудовой книжке заверяются подписью ответственного лица… и печатью организации (при ее наличии)». Если у организации есть печать — она ставится. Если печати нет (ИП, МФО и др.) — достаточно подписи кадровика/работодателя с расшифровкой.
Должен ли работник подписываться в самой трудовой книжке?
Да. П. 39 Инструкции: «О внесенной в трудовую книжку записи… работодатель уведомляет работника… под роспись». Подпись ставится в колонке 3 (под текстом записи) или в журнале учета (Т-3). Отказ от подписи фиксируется актом.
Как оформить увольнение, если ТК утеряна работником?
Работодатель вносит запись в новую трудовую книжку (дубликат) на основании справки из архива/СФР о стаже. В колонке 3 пишут: «Дубликат трудовой книжки выдан в связи с утерей… Прекращен трудовой договор…». Основание, приказ о выдаче дубликата и приказ об увольнении.
Какую дату ставить, если приказ подписан заранее (например, в пятницу на понедельник)?
Дата в приказе и в ТК — фактический день прекращения договора (понедельник). Нельзя уволить «ретроспективно» или «в будущее» относительно даты подписания приказа руководителем. Приказ подписывается в день увольнения или ранее, но вступает в силу с даты, указанной в тексте приказа.
Грамотное оформление записи об увольнении, залог отсутствия трудовых споров и налоговых/пенсионных рисков. Используйте приведенные выше образцы как шаблоны, но всегда проверяйте актуальность номенклатуры статей ТК РФ (законодательство меняется);
Чек-лист перед выдачей ТК:
- [ ] Номер записи последовательный?
- [ ] Дата в колонке 2 = Дата приказа = День выдачи?
- [ ] Колонка 3: «Прекращен трудовой договор» + основание (п., ч., ст. ТК РФ) + обстоятельства (своё желание, сокращение и т.д.)?
- [ ] Колонка 4: Номер и дата приказа об увольнении?
- [ ] Подпись кадровика + печать (есть)?
- [ ] Подпись работника под записью (или акт об отказе)?
- [ ] Запись в журнале учета Т-3?
- [ ] СЗВ-ТД отправлена в СФР (статус «Принято»)?
- [ ] Расчеты произведены в срок?
- [ ] Выданы справки (2-НДФЛ, зарплата за 2 года)?
Совет: Для сложных случаев (увольнение за вину, конфликтные ситуации, руководители) рекомендуется проконсультироваться с трудовой инспекцией или юристом профильного профиля (например, специалистами систем «КонсультантПлюс», «Главбух», «Кадры») перед подписанием приказа.
Статья подготовлена на основании ТК РФ, Постановления Правительства РФ № 1467, Инструкции Минтруда № 69, судебной практики и рекомендаций СФР/ПФР. Актуальность информации на . Данная информация носит справочный характер и не заменяет правовую консультацию.