Уведомление о заключении (подписании) договора — это официальный документ‚ который направляется контрагенту‚ государственному органу или иному заинтересованному лицу для информирования о факте подписания соглашения․ В зависимости от ситуации такое уведомление может быть обязательным (например‚ при заключении договора с иностранным гражданином) или носить добровольный‚ деловой характер (сопроводительное письмо к договору)․
Когда требуется уведомление о подписании договора
- Привлечение бывшего государственного или муниципального служащего․ Организация обязана уведомить о заключении трудового или гражданско-правового договора с бывшим госслужащим в течение установленного срока․
- Уведомление участников ООО․ При заключении договора об осуществлении прав участников общества (на основании ст․ 8 ФЗ от № 14-ФЗ «Об ООО»)․
- Деловая переписка․ Сопроводительное письмо при направлении подписанного договора контрагенту․
- Уведомление о подписании акта в одностороннем порядке при уклонении заказчика от подписания․
Сроки подачи уведомления
При заключении договора с иностранным гражданином уведомление представляется в течение 3 (трёх) рабочих дней со дня‚ следующего за днём заключения‚ расторжения или исполнения договора․ К уведомлению прилагаются копии соответствующих документов (договора‚ документов иностранца)․
Важно: уведомление подаётся в территориальный орган по месту фактического выполнения работ․ Например‚ если компания находится в Москве‚ а работы мигранты фактически выполняют на территории Московской области‚ — уведомление предоставляется в орган власти Московской области;
Форма уведомления
Для уведомления о заключении договора с иностранцем используется официальная форма — Приложение № 7 к Приказу МВД РФ от № 536 (с изменениями‚ актуальная редакция от )․ Форма называется «Уведомление о заключении трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с иностранным гражданином (лицом без гражданства)»․
Способы подачи уведомления:
- лично в территориальный орган МВД;
- почтовым отправлением с уведомлением о вручении;
- в форме электронного документа‚ подписанного с использованием УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи)‚ на электронную почту соответствующего органа․
Общие правила оформления
Название вида документа помещают ниже наименования организации-автора и выше реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс»․ Пишется прописными буквами без разрядки: УВЕДОМЛЕНИЕ․ Датой уведомления считается дата его подписания․
Образец сопроводительного письма (уведомления) к договору на подпись
Общество с ограниченной ответственностью «Пример»
Адрес: г․ Ижевск‚ ул․ Гончарова‚ д․ 1‚ оф․
ИНН 18345‚ КПП 3412‚ ОГРН 234567
Тел․: 8 (34147) —
Исх․ № 34-2 от 23 июля 20__ года
Генеральному директору ООО «Сатурн»
Николаеву С․ С․
УВЕДОМЛЕНИЕ
(сопроводительное письмо к договору)
Уважаемый Семён Семёнович!
Высылаем Вам подписанный с нашей стороны договор поставки канцтоваров № 4** от 20 июля 20__ года с приложениями․ Просим подписать договор со своей стороны и направить один экземпляр в наш адрес в течение 10 (десяти) рабочих дней․
Приложение: договор с приложениями на __ л․ в 1 экз․
Генеральный директор ООО «Пример» ____________ /Иванов И․ И;/
Образец уведомления о заключении договора аренды
УВЕДОМЛЕНИЕ
«___» _________ 20__ года между ОАО «___________» и ОАО «___________» был заключён договор аренды нежилого помещения‚ расположенного по адресу: г․ Москва‚ ул․ ______________‚ д․ __․
Подпись‚ инициалы‚ фамилия лица‚ подписавшего уведомление: ____________ /Петров П․ П․/
Что указать в уведомлении о заключении договора с иностранцем
- Наименование территориального органа МВД‚ в который подаётся уведомление․
- Реквизиты работодателя/заказчика (наименование‚ ИНН‚ ОГРН‚ адрес)․
- Ф․ И․ О․ иностранного гражданина‚ гражданство‚ реквизиты документа‚ удостоверяющего личность․
- Реквизиты патента‚ разрешения на работу‚ вида на жительство или РВП (при наличии)․
- Дата и номер заключённого договора‚ срок его действия․
- Должность или вид выполняемых работ (оказываемых услуг)․
- Дата‚ подпись ответственного лица‚ печать (при наличии)․
Ответственность за неподачу уведомления
Непредставление уведомления о заключении договора с иностранным гражданином влечёт административную ответственность по ст․ 18․15 КоАП РФ: штраф для должностных лиц и организаций может достигать существенных сумм (в Москве и Санкт-Петербурге — до 1 000 000 рублей для юридических лиц или приостановление деятельности)․
Уведомление о подписании договора — важный элемент документооборота․ В деловой переписке оно оформляется в свободной форме как сопроводительное письмо‚ а при заключении договоров с иностранцами и бывшими госслужащими, строго по утверждённым формам и в установленные сроки (3 рабочих дня)․ Соблюдение этих требований позволит избежать штрафов и претензий со стороны контролирующих органов и контрагентов․