Табель учёта рабочего времени — это не формальность, а важный инструмент кадрового учёта. Он помогает фиксировать фактически отработанные часы каждого сотрудника, в т.ч. периоды отсутствия по уважительным причинам, к которым относятся и отпуска. В соответствии с п. 4 ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником.
Какие формы табеля используются
На практике применяются две унифицированные формы, утверждённые Постановлением Госкомстата РФ № 1 от (использование необязательно, компания может разработать свою форму):
- Форма Т-12 — универсальная, заполняется вручную, учитывает и отработанное время, и начисление зарплаты;
- Форма Т-13 — применяется при автоматизированном учёте (турникеты, СКУД).
Условные обозначения отпусков в табеле
Для отражения отпусков используются буквенные и цифровые коды:
| Вид отпуска | Буквенный код | Цифровой код |
|---|---|---|
| Ежегодный основной оплачиваемый | ОТ | 09 |
| Ежегодный дополнительный оплачиваемый | ОД | 10 |
| Дополнительный в связи с обучением (с сохранением зарплаты) | У | 11 |
| Дополнительный в связи с обучением (без сохранения зарплаты) | УД | 13 |
| По беременности и родам | Р | 14 |
| По уходу за ребёнком до 3 лет | ОЖ | 15 |
| Без сохранения заработной платы | ДО | 16 |
| Без сохранения зарплаты по обстоятельствам, предусмотренным законом | ОЗ | 17 |
| Дополнительный без сохранения зарплаты (учебный) | ДБ | 18 |
Образец заполнения табеля (фрагмент)
Ниже приведён пример заполнения табеля за июль 2026 года (форма Т-13):
| № | ФИО | Должность | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иван* А.П. | Менеджер | 8 | 8 | В | В | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | В | В | ОТ | ОТ | ОТ | ОТ |
| 2 | Петр* М.С. | Бухгалтер | 8 | 8 | В | В | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | В | В | 8 | 8 | 8 | 8 |
| 3 | Сидор* Е.В. | Специалист | ОЖ | ОЖ | ОЖ | ОЖ | ОЖ | ОЖ | ОЖ | ОЖ | ОЖ | ОЖ | ОЖ | ОЖ | ОЖ | ОЖ | ОЖ |
| 4 | Кузнец* Д.И. | Инженер | 8 | 8 | В | В | ДО | ДО | 8 | 8 | 8 | В | В | 8 | 8 | 8 | 8 |
Расшифровка примера:
- Иван* А.П. с 12 июля ушёл в ежегодный оплачиваемый отпуск (код ОТ);
- Сидор* Е.В. весь месяц находится в отпуске по уходу за ребёнком (код ОЖ);
- Кузнец* Д.И. брал два дня отпуска без сохранения зарплаты (код ДО).
Правила заполнения табеля при отпусках
- Основание — приказ. Отпуск отражается в табеле только на основании приказа руководителя (форма Т-6 или Т-6а).
- Выходные внутри отпуска. Если отпуск захватывает субботу и воскресенье, они также отмечаются кодом отпуска (ОТ), а не «В», поскольку входят в календарные дни отпуска.
- Праздничные дни. Нерабочие праздничные дни в отпуск не входят — в эти дни ставится код В, а отпуск продлевается.
- Отпуск по уходу за ребёнком. В силу ч. 3 ст. 256 ТК РФ сотруднику в таком отпуске может быть предоставлена возможность работать на условиях неполного рабочего времени — тогда в табеле проставляются фактически отработанные часы с кодом Я.
- Отзыв из отпуска. При отзыве сотрудника дни фактической работы отмечаются кодом Я с указанием часов.
Кто отвечает за ведение табеля
Обычно заполнением занимаются:
- менеджеры по персоналу и специалисты по кадрам;
- бухгалтеры;
- начальники отделов кадров;
- руководители структурных подразделений (в части своих сотрудников).
Табель подписывается ответственным лицом и руководителем кадровой службы, после чего передаётся в бухгалтерию для начисления заработной платы и отпускных.
Типичные ошибки
- Отражение отпуска без изданного приказа;
- Проставление кода «В» вместо «ОТ» на выходные внутри отпуска;
- Несоответствие численности работников данным табеля;
- Отсутствие отметок о частичном отпуске (например, при отпуске без сохранения зарплаты на несколько часов).
Корректное заполнение табеля с отражением отпусков — залог правильного начисления заработной платы, отпускных и отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции. Используйте унифицированные коды, опирайтесь на приказы и регулярно сверяйте данные табеля с графиком отпусков. Актуальные разъяснения по спорным ситуациям можно найти на портале онлайнинспекция.рф, где специалисты Роструда отвечают на вопросы работодателей.