С 2023 года функции Пенсионного фонда РФ (ПФР) и Фонда социального страхования (ФСС) выполняет единый Социальный фонд России (СФР). Соответственно, все справки, связанные с отпусками по уходу за ребенком и назначением пособий, теперь предоставляются именно в этот орган (или через работодателя в систему ЕФС-1). В статье подробно разберем, когда справка нужна, когда она стала излишней благодаря «проактивному» режиму, какие виды справок существуют и предоставим актуальные образцы для заполнения в 2026 году.

Нужна ли справка в СФР в 2026 году? (Проактивный режим)

Важное изменение: Согласно разъяснениям СФР (актуально на 2025–2026 гг.), справка о неполучении пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет в общем порядке не требуется.

• Как это работает: Работодатель сдает отчетность ЕФС-1 (раздел «Сведения о стаже и заработке»), в которой указывает факт предоставления отпуска по уходу за ребенком.
• Действия СФР: Специалисты фонда автоматически получают информацию о том, что работник ушел в отпуск, и сами проверяют, назначено ли пособие другому родителю (отцу, бабушке, дедушке) или родственнику, фактически ухаживающему за ребенком.

Однако справки остаются актуальными в ряде специфических ситуаций, описанных ниже.

В каких случаях справка всё равно требуется?

Несмотря на проактивный режим, справку из места работы (учебы/службы) второго родителя могут запросить в СФР или МФЦ при:

1. Оформлении отпуска отцом (бабушкой/дедушкой), пока мать находится в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет. Нужно подтвердить, что мать действительно находится в отпуске (а не вышла на работу), и не получает пособие по уходу (если ребенок старше 1,5 лет пособие не выплачивается, но отпуск сохраняется).
2. Назначении пособия неработающему родителю/родственнику, если автоматический обмен данными не сработал (например, родители живут в разных регионах, есть технические сбои, или второй родитель, ИП/самозанятый/неработающий).
3. Получении пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет неработающим гражданами (студентами, неработающими родителями), по заявлению в установленной форме (Приложение № 4 к Приказу СФР от № 643) прилагается справка о неполучении пособия с места работы/учебы другого родителя.
4. Спорных ситуациях и проверках (по требованию инспектора СФР).

Основные виды справок и их отличия

Не путайте три разных документа, которые часто называют «справкой об отпуске»:

Требования к оформлению справки (Единой формы нет)

Согласно ст. 62 ТК РФ и разъяснениям СФР/КонсультантПлюс, установленной законом формы справки не существует. Документ составляется в свободной форме на бланке организации (с логотипом, ОГРН, ИНН) или на листе А4.

Обязательные реквизиты (по ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и делопроизводству):

• Наименование документа: «Справка».
• Дата составления.
• Наименование организации-издателя (полное и сокращенное), ИНН/КПП, ОГРН, адрес ().
• ФИО сотрудника, табельный номер, должность.
• ФИО ребенка, дата рождения ребенка, номер свидетельства о рождении (серия/номер — маскируем: ).
• Суть факта: период нахождения в отпуске по уходу (с по ), получает ли пособие по уходу (да/нет).
• Основание: приказ № от «О предоставлении отпуска по уходу за ребенком».
• Цель выдачи: «Для предъявления в СФР г. / МФЦ / по месту требования».
• Подпись руководителя (ФИО ) и главного бухгалтера/кадровика (ФИО ), печать организации (при наличии).
• Контактный телефон организации для справок: .

Готовые образцы справок (Шаблоны для копирования)

Ниже приведены три наиболее востребованных варианта. Замените данные в квадратных скобках и отмеченные звездочками на реальные.

Образец № 1. Справка о нахождении в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет (для оформления отпуска второму родителю)

Самый частый запрос: отец оформляет отпуск/пособие, нужна справка с работы матери.

Образец № 2. Справка о неполучении пособия по уходу за ребенком (для неработающего родителя/родственника)

Требуется, если второй родитель не работает (студент, ИП без выплат, безработный) и подает заявление в СФР лично (Приложение № 4 к Приказу № 643).

Образец № 3. Справка о неиспользовании отпуска по уходу за ребенком (при увольнении/переводе)

Связь с отчетностью ЕФС-1 (Сведения о стаже и заработке)

С 2023 года основным документом, подтверждающим стаж и периоды ухода за ребенком для СФР, является ЕФС-1 (раздел «Сведения о стаже и заработке»).

• Событие «Начало отпуска»: Код вида периода 13» (Отпуск по уходу за ребенком). Дата начала, по приказу.
• Событие «Окончание отпуска»: Тот же код 13, дата окончания.
• Продление до 3 лет: Если сотрудник(ка) продлевает отпуск с 1,5 до 3 лет, в ЕФС-1 передается продолжение периода с кодом 13. Пособие при этом не выплачивается (код выплаты не ставится), но стаж зачисляется.
• Прекращение досрочно: Код 13, дата выхода на работу.

Важно: Если ЕФС-1 сдан корректно и вовремя (не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным), СФР уже имеет все данные. Справка на бумаге — это «страховка» на случай технических сбоев или межрегионального взаимодействия.

Заявление на назначение пособия (Форма Приложения № 4 к Приказу СФР № 643)

Если справка все-таки нужна (случаи из п. 2), то вместе с ней в СФР (через МФЦ, Госуслуги или лично) подается Заявление о назначении ежемесячного пособия по уходу за ребенком.

• Форма утверждена Приказом СФР от № 643 (Приложение № 4).
• Применяется с 15 июня 2025 года.
• В заявлении указываются: ФИО заявителя, СНИЛС, контакты, сведения о ребенке, способ получения (карта «Мир», счет в банке), согласие на обработку ПДн.
• К заявлению прилагается именно та справка о неполучении пособия/нахождении в отпуске с места работы второго родителя.

Типичные ошибки при составлении справки

1. Отсутствие цели выдачи. СФР может не принять справку «для предъявления по месту требования», если не указан конкретный адресат (СФР г. * или МФЦ).
2. Несоответствие дат приказу. Даты в справке должны в точности совпадать с приказом о предоставлении отпуска.
3. Путаница с пособием после 1,5 лет. Пишут «пособие не выплачивается» без пояснения причины. Лучше написать: «Пособие не выплачивается в связи с достижением ребенком возраста 1,5 лет, отпуск до 3 лет сохраняется».
4. Отсутствие подписи бухгалтера/кадровика. Подпись только директора иногда недостаточна — СФР часто требует подпись ответственного за расчет пособий лица.
5. Использование старых бланков ПФР/ФСС. В шапке должно быть: «Социальный фонд России» или просто «СФР», наименование ТО СФР по региону.

Как получить справку, если вы — сотрудник?

1. Напишите заявление на имя руководителя (в свободной форме) с просьбой выдать справку, указав цель («для предъявления в СФР г. * для оформления отпуска супругу/супруге»).
2. Передайте заявление в кадровую службу или бухгалтерию (лично, по почте, через ЭДО/1С-ЗУП).
3. Срок изготовления: по общему правилу — не позднее 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ), на практике часто делают в день обращения.
4. Получите справку под роспись в журнале выдачи справок или по электронной подписи (если в компании внедрен ЭДО).

Резюме

В 2026 году в 90% случаев бумажная справка в СФР не нужна — всё работает через ЕФС-1 в проактивном режиме. Справка актуальна, если:

• Оформляет отпуск второй родитель (не мать), а мать работает в другой организации/регионе.
• Пособие оформляет неработающий родственник (бабушка, дедушка, отец-неработающий).
• Требуется подтвердить неиспользованный отпуск для компенсации при увольнении.

Используйте приведенные выше образцы (Образец №1 — самый универсальный), заполняя их точными данными из приказа и трудовой книжки/СТР. Все чувствительные данные (паспорт, СНИЛС, адреса, телефоны, номера свидетельств) в готовых документах перед отправкой третьим лицам рекомендуется маскировать () или передавать через защищенные каналы (Госуслуги, личный кабинет СФР, заказное письмо).

Статья подготовлена на основе актуального законодательства (ТК РФ, ФЗ-255, ФЗ-402, Приказ СФР № 643) и разъяснений СФР/КонсультантПлюс/Главбух на 2025–2026 гг. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных вопросов обратитесь к трудовому юристу или в территориальный орган СФР.