Справка-расчёт к листку нетрудоспособности — это внутренний документ работодателя, который прикладывается к больничному листу и обосновывает размер начисленного пособия по временной нетрудоспособности. Несмотря на то что с 2022 года в России действует система электронных больничных и прямые выплаты через Социальный фонд России (СФР), справка-расчёт не утратила своего значения: она используется для внутреннего учёта, проверок и подтверждения правильности исчисления пособия.

Для чего нужна справка-расчёт

Основные цели документа:

• обоснование расчёта среднего дневного заработка работника;
• подтверждение страхового стажа, влияющего на процент оплаты;
• фиксация суммы пособия, выплачиваемой за счёт работодателя (первые 3 дня болезни);
• предоставление данных при проверках со стороны СФР и налоговых органов;
• внутренний бухгалтерский контроль.

Нормативная база

При составлении справки-расчёта необходимо руководствоваться:

• Федеральным законом № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»;
• Постановлением Правительства РФ № 1540 «Об особенностях порядка исчисления пособий»;
• приказами Минтруда и СФР, регламентирующими порядок обмена сведениями.

Структура и содержание справки-расчёта

Унифицированной формы справки-расчёта законодательством не установлено, поэтому работодатель вправе разработать собственный бланк. Однако документ должен содержать следующие обязательные сведения:

Шапка документа

• наименование организации (например, ООО «»);
• ИНН/КПП работодателя: 77* / 77*;
• регистрационный номер в СФР: 77—;
• номер и дата составления справки.

Сведения о работнике

• Ф.И.О.: Иванов И.И. (Иванов И** И*);
• СНИЛС: —** 12;
• должность и структурное подразделение;
• номер электронного больничного листа: 90;
• период нетрудоспособности: с по .

Расчётная часть

Это ключевой раздел справки. В нём указываются:

1. Расчётный период — два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая (например, 2024 и 2025 годы).
2. Заработок за каждый год с учётом предельной базы для начисления страховых взносов.
3. Средний дневной заработок — сумма заработка за два года, делённая на 730.
4. Страховой стаж работника и соответствующий процент оплаты (60%, 80% или 100%).
5. Размер дневного пособия с учётом процента.
6. Удержанный НДФЛ и сумма к выплате.

Пример заполнения расчётной части

Пример: работник Иванов И.И. болел 10 календарных дней. Заработок за 2024 год — 720 000 руб., за 2025 год — 780 000 руб. Страховой стаж — 9 лет (100% оплата).

• Общий заработок: 720 000 + 780 000 = 1 500 000 руб.
• Средний дневной заработок: 1 500 000 / 730 = 2 054,79 руб.
• Дневное пособие (100%): 2 054,79 руб.
• Пособие за 10 дней: 2 054,79 × 10 = 20 547,90 руб.
• За счёт работодателя (3 дня): 6 164,37 руб.
• За счёт СФР (7 дней): 14 383,53 руб.
• НДФЛ (13%): 2 671 руб.
• К выплате: 17 876,90 руб.

Порядок подписания и хранения

Справку-расчёт подписывают главный бухгалтер (или бухгалтер, ответственный за расчёт заработной платы) и руководитель организации. Подписи расшифровываются: Иванова А.П. (Иванова А.П., главный бухгалтер), Петров С.В. (Петров С.В. — директор). При необходимости ставится печать организации (если она используется).

Документ хранится вместе с копией больничного листа в течение срока, установленного архивным законодательством,, как правило, не менее 5 лет.

Типичные ошибки при составлении

• неверное определение расчётного периода;
• включение в заработок выплат, не облагаемых страховыми взносами;
• неправильный подсчёт страхового стажа;
• несоблюдение минимального размера пособия (не ниже МРОТ в пересчёте на месяц);
• превышение предельной базы при расчёте среднего заработка;
• отсутствие подписей ответственных лиц.

Справка-расчёт к больничному листу — важный документ, подтверждающий правильность начисления пособия по временной нетрудоспособности. Грамотно составленная справка защищает работодателя при проверках СФР и налоговых органов, а также обеспечивает прозрачность расчётов с работником. Рекомендуется разработать и утвердить в учётной политике организации собственную форму справки, включающую все перечисленные выше реквизиты.

Обратите внимание: приведённые в статье персональные данные, реквизиты и суммы являются условными и использованы исключительно в качестве примера.