Участие в конференциях — неотъемлемая часть профессиональной деятельности ученых, преподавателей, студентов, врачей и бизнес-специалистов. Однако само фактическое присутствие на мероприятии часто требует оформления документально подтвержденного согласия. В данной статье мы подробно разберем, что такое согласие на участие в конференции, какие виды его существуют, как правильно его составить в соответствии с актуальным законодательством (в т.ч. 152-ФЗ «О персональных данных» и Трудовым кодексом РФ) и предоставим актуальные образцы на 2026 год.

Что такое согласие на участие и зачем оно нужно?

Согласие на участие в конференции, это документ (бумажный или электронный), которым физическое лицо выражает свою волю посетить мероприятие, а часто — и обработать свои персональные данные для целей организации этого мероприятия.

Основные функции документа:

• Организационная: фиксация списка участников для печати бейджей, рассадки, подготовки раздаточного материала, подсчета кофе-брейков.
• Правовая (152-ФЗ): получение согласия субъекта персональных данных на их обработку (ФИО, место работы/учебы, контакты, фото/видео с мероприятия, данные доклада).
• Трудовая/Учебная: основание для оформления командировки (служебной записки), предоставления отпуска за свой счет, оплаты проезда/проживания за счет работодателя или гранта.
• Научная/Аттестационная: подтверждение факта апробации результатов исследований (важно для защиты диссертаций, отчетов по грантам, повышения квалификации).

Согласно информации из открытых источников (в т.ч. систем типа КонсультантПлюс, Ассистентус), данная отчетность является общепринятой и требуется при отчете о научной деятельности преподавателя, научного работника за период при избрании, сдаче отчетности о работе над грантом.

Нормативно-правовая база (актуально на )

При подготовке формы согласия необходимо опираться на следующие акты:

1. ФЗ от № 152-ФЗ «О персональных данных» (ст. 6, 9, 22) — основные требования к форме и содержанию согласия на обработку ПДн.
2. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) (ст. 166, 168, 57) — вопросы направления работника на конференцию как на служебную командировку или обучение.
3. ФЗ от № 125-ФЗ «Об образовании» — регулирование участия обучающихся в олимпиадах, конференциях.
4. Постановление Правительства РФ от № 749 — порядок направления работников в командировки (если конференция за счет работодателя).
5. Локальные нормативные акты организации (Положение о командировках, Положение о обработке ПДн, Положение о научной деятельности).
6. Закон 259-ФЗ О Московском государственном университете имени М. В. Ломоносова и Санкт-Петербургском государственном университете — специальные нормы для ведущих вузов страны (Программа развития СПбГУ на 2021-2030 годы, Кодекс универсанта).

Виды согласий: классификация

В практике выделяют несколько типов документов, которые часто объединяют в один бланк, но имеют разные правовые последствия:

Обязательные реквизиты согласия на обработку ПДн (по 152-ФЗ)

Если вы используете единый бланк «Согласия на участие», в него обязательно должны входить блоки, предусмотренные ст. 9 ФЗ-152. Отсутствие хотя бы одного пункта делает согласие недействительным.

Чек-лист обязательных полей:

1. ФИО субъекта ПДн (полностью), дата рождения, номер документа, удостоверяющего личность (паспорт — ).
2. Наименование оператора (организатора конференции): полное юр. название, ИНН/ОГРН, адрес ().
3. Цели обработки (конкретные: регистрация, аккредитация, информирование, фото/видеосъемка, публикация в СМИ/соцсетях, передача третьим лицам — спонсорам, партнерам).
4. Перечень обрабатываемых данных (ФИО, контакты, место работы, должность, фото, видео, аудиозаписи, тема доклада).
5. Способы обработки (сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, использование, передача, обезличивание, уничтожение).
6. Срок действия согласия (конкретная дата или событие: «до завершения мероприятия и публикации материалов, но не более 3 лет» или «до отзыва»). Бессрочное согласие допускается, но не рекомендуется Роскомнадзором.
7. Право отзыва (текст: «Настоящее согласие может быть отозвано субъектом ПДн путем направления письменного уведомления оператору по адресу: *»).
8. Подпись субъекта (с расшифровкой) и дата;

Структура и пошаговое заполнение бланка (Образец 2026)

Ниже приведен универсальный шаблон, подходящий для большинства научовых и деловых конференций. Данные, подлежащие маскировке, отмечены как *.

Образец №1: Единое согласие на участие и обработку ПДн (Бумажный/PDF)

СОГЛАСИЕ НА УЧАСТИЕ В КОНФЕРЕНЦИИ И ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

г. , «___» _____________ 202_ г.

Я, ФИО полностью: , дата рождения: , паспорт серия  № , выдан  , код подразделения ,
проживающий по адресу: , телефон: , e-mail: ,
действующий на основании Устава / доверенности №  от * (для представителей),
выражаю свободную, конкретную, информированную и безусловную волю на свое участие в
Конференции «Название конференции» (далее — Мероприятие), которая пройдет  *  г. *
(адрес площадки: ) в период с «___» ________ 202_ г. по «___» ________ 202_ г.,
а также даю согласие Оператору персональных данных, ООО/ФГБОУ/АНО «Название организатора»
(ИНН , ОГРН *, адрес: *) на обработку моих персональных данных на следующих условиях:

Цели обработки:
Идентификация и регистрация участника Мероприятия.
Обеспечение доступа на территорию проведения (бейджи, пропуска).
Информирование о программе, изменениях, итогах Мероприятия (в т.ч. через мессенджеры, email, SMS).
Проведение фото-, видео- и аудиосъемки в ходе Мероприятия с последующим использованием материалов
 в отчетах, на сайте организатора, в соцсетях, в СМИ, в рекламных целях.
Публикация моих ФИО, места работы/учебы, должности, темы доклада в Программе, Сборнике материалов,
 на сайте конференции (в т.ч. индексация в РИНЦ, eLibrary, Scopus/Web of Science).
Передача данных Партнерам/Спонсорам Мероприятия для рассылки коммерческих предложений (только при отдельной отметке согласия ниже).

Категории обрабатываемых персональных данных:
ФИО; дата рождения; контактные данные (телефон, email, адрес); место работы/учебы, должность/курс;
тема доклада/постера; фото/видео/аудио образы; данные паспорта (для проходных/отелей).

Способы обработки: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение),
извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ) третьим лицам (типографиям,
IT-провайдерам, партнерам — по договорам), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.
Обработка осуществляется как с использованием средств автоматизации, так и без них.

Срок действия согласия: Настоящее согласие действует с момента подписания до достижения целей обработки
или до момента отзыва, но не позднее «___» ________ 202_ г. (рекомендуется: 3-5 лет после конференции для архива).

Право отзыва: Я информирован(а), что настоящее согласие может быть отозвано мною путем направления
письменного заявления Оператору по адресу: * (почтовый/электронный email: *).
Отзыв согласия влечет за собой невозможность дальнейшего участия в Мероприятии и удаление данных
в сроки, установленные законом (не позднее 30 дней), за исключением данных, необходимых для исполнения
договора/закона (финансовые документы, списки участников в архиве).

Особое согласие на рассылку (опционально, заполняется отдельной галочкой/подписью):
[ ] Даю согласие на получение рекламно-информационных материалов от Партнеров конференции.
Подпись: _____________ / *

Подтверждение ознакомления:
Подписывая настоящее Согласие, подтверждаю, что ознакомлен(а) с Положением о защите персональных данных
Оператора, доступным по адресу: , а также с Программой и Правилами проведения Мероприятия.

_________________________ /  _________________________ / *
(Подпись участника) (Расшифровка подписи) (Подпись оператора/уполномоченного) (Расшифровка)

Образец №2: Заявление/Ходатайство о направлении на конференцию (Внутренний документ для работодателя/вуза)

Этот документ нужен для оформления служебной командировки или получения разрешения на отсутствие на рабочем месте.

Руководителю *
* (ФИО руководителя, должность)
Организации: *

ОТ: * (ФИО заявителя, должность/курс, подразделение)

ЗАЯВЛЕНИЕ
о направлении на участие в конференции

Прошу направить меня на участие в Всероссийской/Международной научной конференции
«Название конференции», которая состоится г. , 
(адрес: ) с «___» ________ 202_ г. по «___» ________ 202_ г.

Цель участия: выступление с докладом на тему «» / участие в секционной заседании /
повышение квалификации / апробация результатов НИР (тема гранта/НИР: ).

Форма участия: очная / заочная (онлайн) / смешанная.

Финансовое обеспечение:
[ ] За счет бюджета организации (проезд, проживание, суточные, регистрационный взнос).
[ ] За счет гранта / НИР (номер договора/гранта: ).
[ ] За свой счет (прошу предоставить служебную записку для оформления отпуска за свой счет / неоплачиваемого отпуска).

Приложения:
Копия приглашения / Программа конференции.
Информация о регистрационном взносе (счет на оплату № * от *).
Копия тезисов / статьи, принятой к публикации.

Согласен(а) на обработку моих персональных данных в соответствии с 152-ФЗ для целей оформления
командировки и бухгалтерского учета.

«___» _____________ 202_ г. Подпись: _________________ / 

РЕШЕНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ
Направить. / Не направить.
Приказ/Распоряжение № ___ от «___» ________ 202_ г.
Подпись: _________________ / 

Образец №3: Согласие родителя на участие несовершеннолетнего (Школьные/Студенческие конференции)

СОГЛАСИЕ РОДИТЕЛЯ (ЗАКОННОГО ПРЕДСТАВИТЕЛЯ)
НА УЧАСТИЕ НЕСОВЕРШЕННОЛЕТНЕГО В КОНФЕРЕНЦИИ

Я, ФИО родителя полностью: , паспорт  , проживающий по адресу: ,
телефон: , email: ,
являясь законным представителем несовершеннолетнего(ей) ФИО ребенка: ,
рожденного(ой) , обучающегося в * (класс/курс ),

ДАЮ СВОЕ СОГЛАСИЕ на участие моего ребенка в Конференции «»
(г. *, даты: *) в очной / заочной форме.

Особые условия:
Согласен(а) на пребывание ребенка на мероприятии под присмотром сопровождающего лица
 (ФИО сопровождающего: , телефон: ) / самостоятельно (для старше 14 лет).
Согласен(а) на оказание ребенку первой медицинской помощи в случае острой необходимости
 медицинскими работниками Мероприятия / скорой помощи до моего прибытия.
Даю согласие на фото/видеосъемку ребенка в ходе Мероприятия и использование материалов
 организаторами в некоммерческих целях (отчеты, сайт, стенды).
Обязуюсь информировать организаторов о состоянии здоровья ребенка (аллергии, хронические заболевания):
 .

«___» _____________ 202_ г. Подпись: _________________ / 

Электронное согласие: особенности оформления в 2026 году

С развитием платформ вроде JUSTINVITE.RU, TimePad, Яндекс.Форм, Google Forms, большинство конференций перешло на онлайн-регистрацию. Законодательство (152-ФЗ, ГК РФ) допускает электронную форму согласия, но с условиями:

• Идентификация субъекта: авторизация через Госуслуги (ЕСИА), СМС-код на номер телефона, подтверждение email, квалифицированная электронная подпись (КЭП) — для юридически значимых действий.
• Раздельное согласие (Granular Consent): Нельзя ставить одну галочку «Согласен со всем». Необходимо отдельные чек-боксы (не проставленные по умолчанию!):
  • [ ] На участие в конференции.
  • [ ] На обработку ПДн для регистрации (обязательно).
  • [ ] На фото/видеосъемку и публикацию моего образа.
  • [ ] На передачу данных партнерам/спонсорам (маркетинг).
  • [ ] На получение новостной рассылки после конференции.
• Фиксация факта согласия: Система должна логировать: IP-адрес, User-Agent, время клика, версию текста согласия (хэш документа), ID пользователя.
• Доступ к тексту: Ссылка на полный текст Политики конфиденциальности и Согласия должна быть видна рядом с чек-боксом.

Пример текста для чек-бокса на сайте регистрации:

Нажимая кнопку «Зарегистрироваться», я подтверждаю, что ознакомлен(а) с «>Политикой конфиденциальности и «>Условиями участия, и даю согласие на обработку моих персональных данных для целей регистрации и проведения конференции «Название».

Вы можете отказаться от получения маркетинговых рассылок и публикации фото, сняв соответствующие галочки ниже.

Специфика для разных категорий участников

Спикеры и авторы докладов

Требуется дополнительное согласие (или пункт в основном) на:

• Публикацию тезисов/полной статьи в сборнике материалов (передача неисключительных прав, лицензия Creative Commons, CC BY 4.0 или иная).
• Запись и трансляцию выступления (видео/аудио) на YouTube, RuTube, платформе организатора.
• Публикацию слайдов презентации в открытом доступе.

Участники за счет работодателя (Командировки)

Согласие на участие здесь неразрывно связано с служебной запиской и приказом о командировке (Пост. № 749). Работник подписывает заявление (Образец №2), а согласие на ПДн дает уже в кадровой службе/бухгалтерии для оформления авансового отчета и страховки.

Удаленное участие (Веб-конференции)

Актуально для судебных заседаний (ходатайство по ГПК/КАС/УПК) и онлайн-конференций; Образец ходатайства об участии в заседании путем использования системы веб-конференции (подготовлен специалистами Консультант Плюс, 2026) включает:

• Технические требования (стабильный интернет, камера, микрофон).
• Подтверждение личности (показ паспорта камере).
• Согласие на запись заседания судом/организатором.

Типичные ошибки и риски (Чек-лист для организаторов)

1. Отсутствие версии документа. Если текст согласия изменился, а участник подписал старую версию — споры. Решение: версионирование (v1.0, v1.1) и хранение текста, который подписал конкретный пользователь.
2. Скрытые цели. Сбор данных «для конференции», а рассылка спама партнерами. Штрафы Роскомнадзора до 18 млн руб. (ст. 13.11 КоАП РФ).
3. Бессрочное согласие без права отзыва. Признается недействительным судом.
4. Отсутствие бланка для несовершеннолетних. Участие ребенка без подписи родителя = риск претензий прокуратуры/опеки.
5. Игнорирование фото/видео. Публикация фото участника в соцсетях без отдельного согласия на образ (ГК РФ ст. 152.1) — риск исков о компенсации морального вреда.
6. Передача данных третьим лицам без договора. Передача списка участников спонсорам без договора о поручении обработки (ст. 24.1 152-ФЗ) — грубое нарушение.

Хранение и уничтожение согласий

• Срок хранения: Не дольше, чем необходимо для целей обработки. Обычно: 3–5 лет после конференции (для отчетности грантов, РИНЦ, налоговой); Для кадровых документов (приказы о командировках) — 50/75 лет.
• Форма хранения: Оригиналы бумажных — в архиве организации (доступ по списку уполномоченных). Электронные — в защищенной СУБД/CRM с шифрованием и журналом доступа.
• Уничтожение: Акт уничтожения с указанием основания (истечение срока, отзыв согласия). Бумага — шредер (кусочки < 2х4 мм). Электронные — безвозвратное удаление с перезаписью секторов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Грамотно оформленное согласие на участие в конференции — это не просто формальность, а инструмент защиты прав организатора и участника. В 2026 году ключевыми трендами являются:

• Полный переход на электронную регистрацию с раздельными чек-боксами (Granular Consent).
• Прозрачность целей: отдельное согласие на маркетинг и фото/видео.
• Автоматизация: интеграция форм регистрации с CRM/1С для генерации приказов, бейджей, списков для отелей.
• Готовность к отзыву согласия в любой момент (простая кнопка «Удалить мои данные» в личном кабинете участника).

Используйте приведенные выше образцы как базу, адаптируйте их под специфику вашего мероприятия (научная, медицинская, бизнес, школьная), согласуйте текст с юристом/ДСП (дежурным по защите данных) и обязательно публикуйте Политику конфиденциальности на сайте регистрации.