Работники организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счёт средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно․ Эта гарантия закреплена в статье 325 Трудового кодекса РФ․ Для бюджетных организаций порядок компенсации установлен Постановлением Правительства РФ от № 455, а коммерческие организации разрабатывают и утверждают собственный порядок — в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре (ч․ 8 ст․ 325 ТК РФ)․
Ниже рассмотрим, как правильно составить локальный нормативный акт, Положение об оплате проезда к месту отпуска и обратно, и приведём его образец․
Нормативная база
- Статья 325 ТК РФ — основная норма о компенсации расходов на проезд и провоз багажа;
- Статья 322 ТК РФ — порядок предоставления и соединения ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков северянам;
- Закон РФ от № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера»;
- Постановление Правительства РФ от № 455 — правила компенсации для организаций, финансируемых из федерального бюджета;
- Статья 255 НК РФ — отнесение компенсации на расходы по оплате труда․
Кто имеет право на компенсацию
Право на оплату проезда возникает у работников:
- работающих по трудовому договору в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных местностях;
- у совместителей — только по основному месту работы;
- у работников — одновременно с отпуском за первый и второй годы работы, далее — за третий и четвёртый годы и т․д․ (то есть один раз в два года);
- у неработающих членов семьи работника (супруг(а), несовершеннолетние дети), фактически проживающих с ним, — если это предусмотрено локальным актом․
Важно: индивидуальные предприниматели, расположенные в районах Крайнего Севера, также обязаны оплачивать проезд своим работникам, несмотря на то что прямого указания на ИП в ст․ 325 ТК РФ нет․
Что компенсируется
- Стоимость проезда к месту использования отпуска и обратно — по кратчайшему маршруту, любым видом транспорта общего пользования (кроме такси), включая личный автомобиль работника․
- Стоимость провоза багажа — как правило, не более 30 кг на работника и 30 кг на члена семьи (норма для бюджетников; коммерческие организации могут установить свои лимиты)․
- Расходы на проезд к месту отдыха за границей — только до пункта пересечения границы РФ․
Образец положения
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно
Общие положения
Настоящее Положение разработано в соответствии со ст․ 325 ТК РФ, Законом РФ от № 4520-1 и определяет порядок, размеры и условия компенсации расходов работникам ООО «Северная компания » (далее — Работодатель), расположенного по адресу: г․ (местность, приравненная к районам Крайнего Севера)․
Компенсация предоставляется один раз в два года работы у данного Работодателя․
Круг лиц, имеющих право на компенсацию
Право на компенсацию имеют работники, состоящие в трудовых отношениях с Работодателем по основному месту работы․
Компенсация предоставляется также неработающим членам семьи работника (супруг(е), несовершеннолетним детям), фактически проживающим с работником, при условии выезда к месту отпуска совместно с работником․
Размер и условия компенсации
Оплачивается стоимость проезда по кратчайшему маршруту к месту использования отпуска и обратно в пределах территории РФ․
Оплачивается провоз багажа весом не более 30 кг на работника и 30 кг на каждого члена семьи․
При следовании личным транспортом компенсируется стоимость израсходованного топлива, подтверждённая чеками АЗС, в пределах стоимости проезда по кратчайшему маршруту железнодорожным транспортом․
Компенсация выплачивается авансом, не позднее чем за три рабочих дня до ухода работника в отпуск, на основании примерной стоимости проезда․ Окончательный расчёт производится после возвращения из отпуска на основании подтверждающих документов․
Порядок оформления
Работник подаёт на имя руководителя заявление о компенсации расходов с приложением документов, подтверждающих стоимость проезда (билеты, посадочные талоны, чеки, квитанции на провоз багажа)․
Документы предоставляются в бухгалтерию не позднее 3 рабочих дней после выхода из отпуска․
На основании заявления издаётся приказ о выплате компенсации․
Заключительные положения
Неиспользованное в двухлетнем периоде право на компенсацию не переносится и не суммируется (если иное не установлено коллективным договором)․
Положение вступает в силу с даты его утверждения приказом руководителя․
Утверждено приказом от «» 20__ г․ №
Генеральный директор: Иванов И․И․ /подпись/
Заявление работника: краткий образец
Генеральному директору ООО «Северная компания »
Иванову И․И․
от менеджера отдела продаж
Гусаровой Юлии *
Заявление
Прошу компенсировать расходы на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно за период работы 20__–20__ гг․ в соответствии со ст․ 325 ТК РФ․ Место отдыха: г․ Сочи․ Период отпуска: с «» по «» 20__ г․ Документы, подтверждающие расходы, прилагаю․
Дата, подпись: *
Практические рекомендации
- Чётко пропишите в положении перечень подтверждающих документов — это снизит споры с работниками и налоговыми рисками;
- установите сроки подачи заявления и документов;
- предусмотрите порядок возврата аванса, если работник не использовал отпуск или не подтвердил расходы;
- помните: компенсация в пределах норм не облагается НДФЛ и страховыми взносами (пп․ 7 п․ 1 ст․ 422 НК РФ);
- коммерческим организациям не рекомендуется устанавливать условия, ухудшающие положение работников по сравнению с ТК РФ․