График отпусков — это обязательный локальный нормативный акт, который планирует периоды предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам на календарный год․ Своевременное и правильное составление этого документа гарантирует соблюдение трудовых прав работников и защищает работодателя от штрафов со стороны ГИТ (Государственной инспекции труда)․ В статье подробно разбираем, как составить график, какую форму использовать, какие сроки соблюдать и где найти актуальные образцы на 2026 и 2027 годы․

Нормативная база и цель документа

Согласно ст․ 123 ТК РФ, ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам ежегодно в соответствии с графиком отпусков․ Основные цели графика:

• Обеспечение бесперебойной работы организации (планирование замен)․
• Гарантия права сотрудника на отдых в удобное для него время (с учетом производственных необходимостей)․
• Фиксация сроков для расчета отпускных (не позднее чем за 3 дня до начала отпуска по ст․ 136 ТК РФ)․
• Основание для издания приказа об отпуске (формы Т-6 или Т-6а)․

Важно: График составляется на календарный год (январь–декабрь) и должен включать всех сотрудников, даже тех, кто планирует уволиться в следующем году и уже написал заявление (по разъяснениям Роструда и Контур․Маркет)․

Форма графика отпусков: Форма Т-7 или собственная?

До 2013 года использование унифицированной формы № Т-7 (утв․ Постановлением Госкомстата РФ от № 1, ОКУД 0301020) было обязательным; Сейчас, согласно ст․ 8 ТК РФ, организации имеют право:

1. Использовать форму Т-7 без изменений․
2. Разработать собственную форму, закрепив её в локальном нормативном акте (Положении об отпусках или Политике по кадрам), при условии, что в ней содержатся все обязательные реквизиты․

Обязательные реквизиты графика (для любой формы):

• Наименование организации․
• Название документа («График отпусков»)․
• Период действия (например, «на 2026 год»)․
• Табельный номер сотрудника․
• Фамилия, имя, отчество работника (* — маскируем ФИО в публичных образцах)․
• Должность / Подразделение․
• Длительность основного отпуска (в календарных днях)․
• Дата начала и дата окончания отпуска․
• Примечания (например, «разделено на части», «доп․ отпуск за вредность» и т․д․)․
• Подпись работника об ознакомлении под роспись․
• Подпись руководителя и дата утверждения․
• Печать организации (при наличии)․

По данным КонсультантПлюс и Налог-налог․ру, форма Т-7 остается самым популярным и безопасным вариантом, так как она полностью соответствует требованиям закона и понятна инспекторам․

Сроки составления и утверждения графика

Это самый критичный момент․ По общему правилу (п․ 36 Типового положения об отпусках, утвержденного Постановлением Совета Министров СССР от № 169, и ст․ 123 ТК РФ):

График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до начала календарного года․

Ключевые даты для 2026 и 2027 годов:

Важный нюанс: Если график не утвержден в срок, это нарушение трудового законодательства (ч․ 1 ст․ 5․27 КоАП РФ — штраф на должностных лиц до 5 000 руб․, на юрлиц — до 50 000 руб․)․

Пошаговый алгоритм составления графика

На основе рекомендаций Saby, Контур․Экстерн и Нопейпер, процесс выглядит так:

1. Сбор пожеланий сотрудников․ HR-специалист или руководители подразделений опрашивают сотрудников о желаемых датах․ Лучше делать это в октябре–ноябре текущего года․
2. Согласование с руководителями отделов․ Начальники структурных подразделений проверяют, не парализует ли одновременный уход ключевых сотрудников работу отдела․ При необходимости — переговоры о смене дат․
3. Расчет длительности отпуска․ По общему правилу — 28 календарных дней․ Учет дополнительных отпусков (за вредность, нерегулярный график, северная надбавка и т․д․)․
4. Заполнение бланка (Т-7 или своей формы)․ Внесение данных по всем сотрудникам․ Разбивка по месяцам для наглядности․
5. Ознакомление сотрудников под роспись․ Критически важный этап! Каждый сотрудник должен подписаться в графе «Ознакомлен(а) с графиком отпусков» с указанием даты․ По письму ФСТР 1693-6-1 от , рекомендуется заводить два экземпляра или две колонки для подписи: одна — за ознакомлением с графиком, вторая — за уведомлением о конкретной дате начала (за 2 недели до отпуска)․
6. Утверждение приказом (распоряжением) руководителя․ Издается отдельный приказ об утверждении графика․ Образец приказа на 2026 год можно скачать на ресурсах типа Бланк-образец․ру или Контур․Экстерн․
7. Хранение․ Срок хранения графика отпусков — 3 года (п․ 453 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв․ Приказом Росархива от № 236)․

Особенности заполнения формы Т-7 (по графам)

Разберем классическую форму Т-7, которую предлагают скачать на КонсультантПлюс, Nalog-nalog․ru и Контур․Экстерн:

• Графа 1: Порядковый номер․
• Графа 2: Табельный номер․
• Графа 3: Фамилия, имя, отчество (*)․
• Графа 4: Должность (профессия)․
• Графа 5: Длительность основного ежегодного отпуска (дней)․
• Графа 6: Длительность дополнительного ежегодного отпуска (дней) — если есть․
• Графа 7: Период работы, за который предоставляется отпуск (рабочий год)․
• Графы 8–19: Месяцы года (Январь — Декабрь)․ В ячейках месяца ставятся цифры: дата начала и дата окончания (например, 10–25)․ Если отпуск разделен на части, вносятся несколько записей или используется дополнительная строка․
• Графа 20: Основание (№ приказа, дата)․
• Графа 21: Примечания (перенос, замена денежной компенсацией, учебный отпуск и т․д․)․
• Графа 22: Подпись работника об ознакомлении․

Типичные ошибки и как их избежать

Ошибка 1: Не включили уволняющихся сотрудников

Решение: Включите всех, кто числится в штате на момент составления графика․ Если сотрудник уволится до отпуска — строку просто зачеркнут или аннулируют приказом позже․

Ошибка 2: Не взяли подпись ознакомления у сотрудника

Решение: Организуйте процесс «под роспись» заранее․ Используйте лист ознакомления (отдельный документ или графу в Т-7)․ Без подписи инспектор может расценить это как нарушение ст․ 123 ТК РФ․

Ошибка 3: Утвердили график, но не уведомили за 2 недели до конкретного отпуска

Решение: График — это план․ Конкретное уведомление о начале отпуска (по форме, разработанной самостоятельно) выдается за 2 недели до старта․ В нем сотрудник ставит вторую подпись: «Уведомлен о дате начала отпуска»․

Ошибка 4: Игнорирование правил разделения отпуска

Правило (ст․ 125 ТК РФ): Отпуск может быть разделен на части по соглашению сторон․ При этом хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней․ Остальные части — по согласованию․ В графике это отражается записями в разных месяцах․

Автоматизация: Excel, Google Таблицы и специализированные сервисы

Ручное заполнение в Word/Excel актуально для малого бизнеса (до 10–15 человек)․ Для больших штатов эффективнее:

• Excel/Google Таблицы с формулами: Многие ресурсы (например, упомянутые в источниках шаблоны для 2026 года) предлагают файлы с авторасчетом остатков дней, условным форматированием (цветные ячейки по месяцам) и проверкой пересечений․ Лист «График отпусков» + Лист «Ознакомление»․
• Сервисы КЭДО (Контур․Диадок, Saby, 1С:ЗУП): Позволяют собрать пожелания онлайн, автоматически сгенерировать график Т-7, отправить на электронную подпись (ЭЦП) сотрудникам и руководителю, а затем мгновенно сформировать приказы Т-6․ Это исключает ошибки и потерю бумаг․

Изменения в графике: перенос и отзыв из отпуска

График — не догма․ Жизнь вносит коррективы:

• Перенос отпуска (ст․ 124 ТК РФ): По соглашению сторон (заявление сотрудника + приказ руководителя)․ Основание вносится в графу «Примечания» графика или заводится новый график на следующий год (если перенос на следующий рабочий год)․
• Отзыв из отпуска (ст․ 125 ТК РФ): Только по письменному согласию сотрудника․ Нельзя отозвать: беременных, несовершеннолетних, работающих на вредных/опасных производствах․ Дни, не использованные из-за отзыва, добавляются к следующему отпуску или предоставляются в текущем году․
• Замена части отпуска денежной компенсацией (ст․ 126 ТК РФ): Допускается за дни, превышающие 28 календарных дней (основной + доп․), по письменному заявлению сотрудника․ В графике это отмечается в примечаниях․

Где скачать актуальные образцы и бланки на 2026–2027 годы

Все нижеперечисленные ресурсы регулярно обновляют формы в соответствии с изменениями законодательства (на актуальны формы для 2026 и заготовки для 2027):

• Контур․Экстерн / Контур;Маркет: Готовый образец Т-7 в Excel/Word, сервис КЭДО для онлайн-согласования․
• Saby (СБИС): Блог с пошаговыми инструкциями и скачиваемыми шаблонами․
• КонсультантПлюс / Гарант: Официальный текст формы Т-7 (ОКУД 0301020) и комментарии экспертов․
• Nalog-nalog․ru, Бланк-образец․ру, Nopaper: Бесплатные бланки в Word, Excel, PDF с примерами заполнения․

Совет: Скачивайте файлы формата ․xlsx (Excel) или ․gsheet (Google Таблицы) — они удобнее для расчетов, чем статичный ․docx или ․pdf․

Чек-лист перед подписанием приказа об утверждении

Проверьте график по этому списку перед тем, как положить на стол директору:

1. [ ] Указан правильный год (2026 или 2027)․
2. [ ] Есть все сотрудники штатного расписания (в т․ч․ уволняющихся)․
3. [ ] У всех указано ФИО (*), табельный номер, должность․
4. [ ] Сумма дней основного + дополнительного отпуска верна для каждой категории․
5. [ ] Даты начала/окончания не выходят на выходные/праздники без учета продления (ст․ 120 ТК РФ — праздничные дни в отпуск не входят и не оплачиваются, продлевая его)․
6. [ ] Нет критических коллизий: ушел весь отдел, нет замены у ключевых должностей․
7. [ ] Предусмотрены части отпуска (хотя бы одна ≥ 14 дней)․
8. [ ] График подписан ответственным HR-специалистом (составителем)․
9. [ ] Приказ об утверждении готов, пронумерован, датирован (не позднее для 2026 г․)․
10. [ ] Организован процесс ознакомления сотрудников под роспись (лист ознакомления или графа 22 Т-7)․

График отпусков — это не просто формальность для инспектора труда, а инструмент управления человеческими ресурсами․ Грамотно составленный график (по форме Т-7 или своей), утвержденный вовремя (до 17 декабря предстоящего года) и подписанный сотрудниками, снимает 90% рисков споров об отпусках․ Используйте современные шаблоны в Excel/Google Таблицах с авторасчетами или переходите на КЭДО-сервисы (Контур, Saby, 1С) для полной автоматизации процесса: от сбора пожеланий до генерации приказа Т-6․

Статья подготовлена на основе актуальной информации с ресурсов Контур, Saby, КонсультантПлюс, Налог-налог․ру, Нопейпер, Бланк-образец․ру на дату ․ Персональные данные в примерах замаскированы (*)