Письмо (заявление) о выдаче справки — это официальное обращение работника или гражданина к работодателю, в архив, налоговый орган или иную организацию с просьбой предоставить документ, подтверждающий определённые сведения: доходы, стаж, период работы, средний заработок и т.д. Ниже рассмотрим, как правильно составить такое письмо, какие нормы права его регулируют, и приведём образцы.
Правовые основания
Право работника на получение справок и документов, связанных с работой, закреплено в законодательстве:
- ст. 62 ТК РФ — работодатель обязан выдать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой, не позднее трёх рабочих дней;
- абз. 3 ст. 89, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, порядок выдачи документов при увольнении;
- письмо Роструда от № ПГ/9518-6-1 — разъяснения о порядке выдачи справок;
- для запросов в государственные органы — ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ».
Общая структура письма о выдаче справки
Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать следующие обязательные элементы:
- Шапка документа — наименование организации, должность и Ф.И.О. руководителя, а также данные заявителя (Ф.И.О., должность, структурное подразделение или адрес проживания);
- Название документа — «Заявление» или «Письмо-запрос»;
- Суть просьбы — какую именно справку требуется выдать и за какой период;
- Цель получения — куда будет представлена справка (в банк, посольство, суд, ЦЗН и т.д.);
- Дата составления и личная подпись заявителя.
Образец заявления работника о выдаче справки с места работы
Руководителю ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича,
проживающего по адресу: г; Москва, ул. Ленина, д. , кв.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне справку с места работы о размере заработной платы за период с по для предоставления в банк с целью оформления кредита.
Образец письма-запроса в налоговый орган
Руководителю Межрайонной инспекции ФНС России № * по Московской области
от Сидорова Сергея Сергеевича,
паспорт № , выдан ОВД г. Московской области ..20 г.,
проживающего по адресу: Московская область, г. , ул. *, д. , кв.
ПИСЬМО-ЗАПРОС О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ
Прошу предоставить справку о состоянии расчётов с бюджетом по состоянию на . Справка необходима для представления в кредитную организацию.
Образец письма-запроса в архив
Директору Государственного архива Московской области
Кузнецову А.В.
от гражданина Смирнова Алексея Николаевича,
зарегистрированного по адресу: г. *, ул. , д. , кв.
Прошу предоставить архивную справку о стаже работы на предприятии «Завод имени *» за период с по (приказ об увольнении от № 130-к) для назначения пенсии.
Частные случаи
- Справка 2-НДФЛ — заявление подаётся в бухгалтерию работодателя с указанием налогового периода;
- Справка о среднем заработке для пособия по безработице — запрашивается у последнего работодателя, в т.ч. после увольнения;
- Справка об оплате медицинских услуг — выдаётся медицинской организацией по форме, утверждённой приказом Минздрава России и МНС России от № 289/БГ-3-04/256, для представления в налоговые органы с целью получения вычета.
Практические рекомендации
- Составляйте письмо в двух экземплярах: один передаётся адресату, на втором ставится отметка о принятии (входящий номер, дата, подпись);
- Если письмо направляется от организации, оно оформляется на фирменном бланке и регистрируется в журнале исходящей документации с указанием номера и даты;
- Указывайте правовое основание запроса (ст. 62 ТК РФ, условия договора, процессуальные нормы);
- Выберите удобный канал подачи: лично, через МФЦ, личный кабинет ведомства, портал Госуслуг, заказным письмом по почте или с использованием электронной подписи;
- При отказе в выдаче справки работодателем работник вправе обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или суд — за невыдачу предусмотрена административная ответственность.
Грамотно составленное письмо о выдаче справки — залог быстрого получения нужного документа. Соблюдайте структуру обращения, указывайте цель запроса и правовое основание, сохраняйте копию с отметкой о принятии. Это защитит ваши интересы и ускорит рассмотрение обращения.