Акт выполненных работ — это документ, который подтверждает факт выполнения исполнителем обязательств по договору и то, что заказчик не имеет претензий к качеству и объёму выполненных работ. Однако сам по себе акт редко передаётся «в чистом виде» — как правило, его сопровождают официальным письмом. В этой статье мы подробно разберём, зачем нужно такое письмо, как его правильно составить, и приведём готовый образец.

Зачем нужно сопроводительное письмо к акту

Хотя в большинстве случаев законодательство не требует обязательного составления сопроводительного письма, на практике оно выполняет несколько важных функций:

• Фиксация факта передачи документов. Письмо подтверждает, что акт был направлен заказчику в конкретную дату конкретным способом (почтой, курьером, через ЭДО);
• Определение сроков. В письме можно указать срок, в течение которого заказчик обязан подписать акт либо направить мотивированный отказ.
• Доказательная база при спорах. Если заказчик уклоняется от подписания акта и оплаты, письмо с подтверждением отправки станет весомым аргументом в суде.
• Деловой этикет. Сопроводительное письмо, признак корректного документооборота и уважения к контрагенту.

Структура сопроводительного письма

Типовое письмо о направлении акта выполненных работ включает следующие элементы:

1. Шапка документа — реквизиты отправителя (наименование организации, ИНН, адрес, контакты) и данные получателя.
2. Исходящий номер и дата письма.
3. Тема письма — краткое указание на содержание.
4. Основная часть — ссылка на договор, перечень направляемых документов, просьба подписать акт в установленный срок.
5. Приложения — перечень прилагаемых документов с указанием количества экземпляров.
6. Подпись — должность, ФИО и подпись уполномоченного лица.

Образец письма

Ниже приведён пример сопроводительного письма. Персональные данные частично скрыты:

Общество с ограниченной ответственностью «ТехСервис»
ИНН 77, КПП 771
Адрес: 115, г. Москва, ул. Примерная, д. 1, стр. 2
Тел.: +7 (495) —, e-mail: info@tehserv.ru

Исх. № 1/25 от

Генеральному директору
ООО «Заказчик Плюс»
Иванову И.И. ()
Адрес: 121, г. Москва, ул. Деловая, д. 5

О направлении акта выполненных работ

Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии с условиями договора оказания услуг № 45/2026 от направляем Вам акт выполненных работ № 78 от на сумму 150 000 (сто пятьдесят тысяч) рублей 00 копеек, в т.ч. НДС 20%.

Просим Вас в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента получения настоящего письма подписать акт выполненных работ и направить один экземпляр в наш адрес либо представить мотивированный отказ от подписания с перечнем замечаний.

Приложение:

• Акт выполненных работ № 78 от — на 2 л. в 2 экз.
• Счёт № 78 от — на 1 л. в 1 экз.

С уважением,
Директор ООО «ТехСервис» ____________ / Петров П.П. (*) /

Способы направления письма и акта

Отправить документы можно несколькими способами:

• Лично под подпись — самый надёжный способ: на втором экземпляре письма сотрудник заказчика ставит отметку о получении.
• Почтой России — заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.
• Курьерской службой — с получением подтверждения доставки;
• Через систему ЭДО (Диадок, СБИС и др.) — юридически значимый электронный документооборот с квалифицированной электронной подписью.

Практические рекомендации

• Всегда регистрируйте исходящее письмо в журнале исходящей корреспонденции.
• Указывайте в письме точные реквизиты договора и акта — это исключит путаницу.
• Если в договоре прописан порядок подписания актов, строго следуйте ему.
• Сохраняйте квитанции об отправке и уведомления о вручении, они понадобятся при возможном споре.
• При отсутствии реакции заказчика в установленный срок направьте повторное письмо или претензию.

Сопроводительное письмо к акту выполненных работ — несложный, но крайне полезный инструмент делового оборота. Оно фиксирует факт передачи документов, задаёт сроки для контрагента и защищает интересы исполнителя в случае спора. Используйте приведённый образец как шаблон, адаптируя его под специфику вашего договора и требования внутреннего документооборота компании.