В деловой практике нередко возникает ситуация, когда условия уже заключённого договора требуют корректировки: меняются сроки, цены, реквизиты сторон или объём обязательств. В таких случаях оформляется дополнительное соглашение, а к нему — сопроводительное письмо о дополнении в договоре. В этой статье разберём, как правильно составить такой документ, какие сведения он должен содержать, и приведём образец.
Что такое письмо о дополнении в договоре
Письмо о дополнении в договоре, это служебное обращение, которое сопровождает направление контрагенту дополнительного соглашения к действующему договору. Само по себе письмо не имеет самостоятельного юридического значения — оно «работает» только вместе с приложенными документами. Однако его роль важна:
- подтверждает факт отправки документов контрагенту;
- содержит инструкции для получателя (подписать, заверить печатью, вернуть экземпляр);
- позволяет контролировать сроки исполнения;
- оптимизирует документооборот организации.
Нормативная база
Действующее законодательство не устанавливает унифицированной формы сопроводительного письма. При его составлении следует руководствоваться общими требованиями к организационно-распорядительной документации (ГОСТ Р 7.0.97-2016), а также внутренними правилами делопроизводства организации.
Обязательные реквизиты письма
Чтобы письмо имело юридическую силу и было корректно зарегистрировано у получателя, в нём необходимо указать:
- Реквизиты отправителя — полное наименование организации, ИНН, КПП, адрес, телефон.
- Дату составления и исходящий номер письма.
- Сведения о получателе — наименование организации, должность и Ф.И.О. адресата.
- Цель направления и инструкции для получателя.
- Реквизиты основного договора — его номер и дату заключения.
- Перечень приложений, с указанием наименования каждого документа и количества листов/экземпляров.
- Подпись руководителя с расшифровкой.
- Контакты исполнителя — лица, ответственного за вопрос.
Структура основной части
Основная часть письма должна содержать:
- вежливое обращение к адресату по имени и отчеству («Уважаемый Иван Петрович!»);
- устойчивые деловые обороты: «Направляем Вам…», «Высылаем в Ваш адрес…», «Предоставляем Вам…»;
- указание на реквизиты договора, к которому оформляется дополнение;
- краткое описание сути изменений;
- просьбу подписать экземпляр дополнительного соглашения, скрепить его печатью и направить один экземпляр обратно.
Оформляется на официальном бланке организации.
Общество с ограниченной ответственностью «Вектор»
ИНН 77* , КПП 77
Адрес: 115, г. Москва, ул. Примерная, д. , оф.
Тел.: +7 (495) -*-
Исх. № */26 от
Генеральному директору
ООО «Партнёр»
Сидорову И.П.
Адрес: 190, г. Санкт-Петербург, наб. Речная, д.
О направлении дополнительного соглашения к договору
Уважаемый Иван Петрович!
Направляем Вам 2 (два) экземпляра дополнительного соглашения № 1 от к договору поставки № */24 от , заключённому между ООО «Вектор» и ООО «Партнёр».
Дополнительным соглашением предусмотрено изменение сроков поставки товара и порядка расчётов по указанному договору.
Просим Вас подписать дополнительное соглашение, скрепить его печатью организации (при наличии) и направить один экземпляр в наш адрес в срок до .
Приложение:
Дополнительное соглашение № 1 от к договору № */24 от — на 2 л. в 2 экз.
Генеральный директор ООО «Вектор» ____________ /Петров А.С./
Исполнитель: менеджер договорного отдела Кузнецова Е.В., тел. +7 (495) —*, доб. *
Действия получателя письма
После получения корреспонденции сотрудник компании-адресата, ответственный за делопроизводство, выполняет следующие действия:
- Регистрирует входящее письмо, присваивая ему входящий номер.
- Проверяет комплектность приложений и передаёт документы руководителю на подпись.
- Если возражений нет — подписанный экземпляр дополнительного соглашения направляется обратно отправителю.
- Если в документе обнаружены недочёты, составляется протокол разногласий с указанием желаемых поправок, который также направляется отправителю.
Практические рекомендации
- Используйте официальный бланк организации и заверяйте письмо печатью (при её наличии).
- Всегда указывайте точные реквизиты основного договора — номер и дату.
- Отправляйте документы способом, позволяющим подтвердить факт и дату отправки (заказное письмо с уведомлением, курьерская служба, ЭДО).
- Устанавливайте разумный срок для ответа контрагента — обычно 10–30 дней.
- Сохраняйте копию письма и подтверждение отправки в договорном деле.
Грамотно составленное письмо о дополнении в договоре ускоряет процесс согласования изменений, минимизирует риски потери документов и служит доказательством направления дополнительного соглашения контрагенту. Соблюдение приведённых выше правил и использование образца помогут оформить документ корректно и избежать спорных ситуаций в деловых отношениях.