Оформление увольнения, это процесс, требующий строгого соблюдения трудового законодательства и внутреннего документооборота организации. Одним из ключевых этапов является передача дел и документов, за которыми закреплен уволенный сотрудник. Для фиксации этого факта составляется опись документов при увольнении работника. Ниже представлено подробное руководство по ее заполнению, правовая база и образец документа.
Правовое основание и назначение документа
Составление описи регламентируется следующими нормативными актами:
- Ст. 62 ТК РФ — работодатель обязан выдать трудовую книжку и копии документов в день увольнения.
- Постановление Госкомистата РФ от № 88 (утвердило формулярный перечень документов по кадрам).
- Приказ Росархива от № 236 (единый типовой перечень управленческой документации, сроки хранения).
- Внутренний документ организации, Инструкция по делопроизводству или Положение об архиве.
Основные цели описи:
- Фиксация факта передачи документов от уволенного сотрудника к ответственному лицу (HR-менеджеру, секретарю, архивариусу или замещающему лицу).
- Защита интересов компании: подтверждение, что конфиденциальные данные, печати, ключи и оригиналы договоров остались в организации.
- Защита интересов работника: подтверждение, что он сдал все дела и не несет ответственности за их дальнейшую утерю.
- Основа для акта приема-передачи дел (если предусмотрено локальными актами).
Когда и кем составляется опись
Сроки составления
Опись составляется в день увольнения (последний рабочий день), параллельно с выдачей трудовой книжки и расчетом. В случае отсутствия сотрудника в этот день (болезнь, отказ от получения) — в день фактической передачи или направления почтой (с описью вложения).
Участники процесса (Состав комиссии/лиц)
Обычно опись подписывают двое или трое лиц:
- Сдающий лицо: Увольняемый сотрудник (ФИО: * * ).
- Принимающее лицо: Уполномоченный работодателем сотрудник (HR-специалист, руководитель отдела, архивариус — ФИО: * , должность: *).
- Члены комиссии (при необходимости): Руководитель структурного подразделения (ФИО: * *), представитель службы безопасности (если передаются носители ГТ/КС).
Структура и обязательные реквизиты описи
Единой утвержденной государством формы описи при увольнении не существует. Организация разрабатывает свой бланк (утверждается приказом руководителя) или использует свободную форму, но с обязательными реквизитами в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016:
| Реквизит | Описание / Пример заполнения |
|---|---|
| Наименование организации | Полное/сокращенное наименование (ООО «», ИП * *) |
| Наименование документа | Опись документов, передаваемых при увольнении работника |
| Дата составления | ДД.ММ.ГГГГ (день увольнения) |
| Номер документа | По внутреннему учету (например, № 12-ув/2024) |
| Место составления | Город |
| Основание | Приказ о увольнении № от ДД.ММ.ГГГГ (ст. ТК РФ) |
| Данные сдающего лица | ФИО: * * , Табельный номер: , Должность: , Подразделение: |
| Данные принимающего лица | ФИО: * * , Должность: |
| Табличная часть | Перечень документов (см. ниже) |
| Подписи | Сдавшего, Принявшего, Члены комиссии (с расшифровкой) |
Табличная часть: что включать в перечень
Перечень зависит от должности уволенного. Ниже, универсальная структура таблицы и примеры строк.
Колонки таблицы:
- № п/п
- Наименование документа / дела / предмета
- Даты крайних записей (период)
- Количество (экземпляров, томов, шт.)
- Примечание (состояние, номер дела по нумератору, наличие ЭЦП/печати)
Пример заполнения табличной части (Образец):
| № | Наименование | Период | Кол-во | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Личное дело работника (карточка учетная Т-2) | 2020–2024 | 1 экз. | Номер дела 45/2020, состояние хорошее |
| 2 | Трудовой договор № * от ДД.ММ.ГГГГ с доп. соглашениями № 1-3 | 2020–2024 | 1 компл. | Оригинал у работодателя, копия у работника (не сдается) |
| 3 | Заявление на увольнение от ДД.ММ.ГГГГ | ДД.ММ.ГГГГ | 1 экз. | Оригинал |
| 4 | Приказы по основной работе (найм, перевода, отпуска, поощрений) | 2020–2024 | 1 пачка (25 шт.) | Скреплены, пронумерованы |
| 5 | Копии документов: паспорт, СНИЛС, ВУ, военный билет, ИНН | — | 1 компл. | В личном деле |
| 6 | Справка 2-НДФЛ за текущий и пред. год | 2023–2024 | 2 экз. | Выдано работнику копии, оригиналы в учете |
| 7 | Ключ от кабинета № * / Шкафа № | — | 1 шт. / 2 шт. | Принято ответственным лицом * |
| 8 | Печать врача / Факультетская печать / Угловая печать организации | — | 1 шт. | Акт приема-передачи печатей № приложен |
| 9 | Носители ЭЦП (флешка eToken / Rutoken) | — | 1 шт. | Сертификат отозван/действует до ДД.ММ.ГГГГ, PIN-конверт сдан |
| 10 | Носители ГТ/КС (дискеты, флешки, жесткие диски) | — | 3 шт. | Акт уничтожения/передачи в архив № * от ДД.ММ.ГГГГ |
| 11 | Служебный телефон / Ноутбук / Планшет (Инв. № *) | — | 1 шт. | Акт приема-передачи имущества № * |
| 12 | Доверенности выданные работником (реестр доверенностей) | 2022–2024 | 1 журнал | Номер журнала 12, стр. 1-50 |
| 13 | Проекты договоров, корреспонденция, черновики (на бумаге) | 2024 | 1 коробка | На уничтожение (Акт № *) |
Особенности для разных категорий сотрудников
Руководители и главные бухгалтеры
- Обязательно: передача печатей (основной, угловой, банковской), ключей от сейфа/кассы, ЭЦП руководителя;
- Акт инвентаризации кассы и ценностей (если применимо).
- Реестр подписанных договоров и платежных поручений за последний период.
- Доступы к банк-клиентам, Госуслугам, ЭДО — отзыв прав доступа (фиксируется отдельным актом ИБ).
Специалисты по кадрам / Архивариусы
- Передача ключей от архива/комнаты хранения.
- Журналы учета выдачи трудовых книжек, личных карточек (Т-2).
- Номенклатура дел на текущий год.
- ЭЦП для отчетности в ПФР/ФНС/Росстат.
IT-специалисты / Администраторы БД
- Акт передачи паролей от серверов, панелей управления, корневых аккаунтов (в запечатанном конверте).
- Ключи от серверных комнат, РИБ.
- Схемы сети, документация по инфраструктуре (если велась лично).
Водители / Складские работники / Ответственные за МЦ
- Путевые листы (сдача за отчетный период).
- Таллоны на топливо / Топливные карты (номера: *).
- Ключи от ТС, гаража, склада.
- Приходно-расходные накладные, инвентаризационные листы.
Процедура оформления: пошаговая инструкция
- Подготовка (за 1-3 дня до увольнения): HR уведомляет сотрудника о необходимости сдачи дел. Руководитель подразделения формирует предварительный список.
- Инвентаризация (в день увольнения): Комиссия сверяет фактические документы/предметы со списком. Проверяется целостность, наличие подписей, дат.
- Заполнение описи: Заполняется в 2 экземплярах (один — сдающему, второй — принимающему/в архив/в личное дело).
- Подписание: Все члены комиссии и сдающий лицо ставят подписи с расшифровкой. Дата подписания = дата увольнения.
- Выдача экземпляра: Увольняемому вручается второй экземпляр описи под роспись в первом экземпляре (графа «Получил копию описи»).
- Сопроводительные документы: К описи прикладываются акты приема-передачи имущества, акты отзыва ЭЦП/доступов, справки об отсутствии задолженностей (бухгалтерия, библиотека, IT).
Типичные ошибки и риски
⚠ Внимание: частые нарушения
- Отсутствие описи: Риск претензий от уволенного («мне не выдавали ТК», «я сдал печать, а ее потеряли») и штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение сроков выдачи документов).
- Общие фразы: «Пачка бумаг», «Разные документы». Недопустимо. Каждый документ/дел должен быть идентифицирован (номер, дата, название).
- Игнорирование ЭЦП и доступов: Нефизические активы (логин/пароль, токены) — это тоже документы/средства доступа. Их передача/отзыв должен быть зафиксирован.
- Подпись только одного лица: Если сотрудник уволен «по статье» или в конфликте, подпись только HR не защитит компанию. Нужен представитель руководства/службы безопасности.
- Несдача оригиналов доверенностей/договоров: Если у сотрудника на руках были оригиналы доверенностей МЧД — их обязательно нужно изымать и указывать в описи.
Ниже приведен код/структуру, которую можно скопировать в Word/1С/СЭД для создания бланка организации.
< b>ОПИСЬ< /b>
< b>документов, материальных ценностей и средств доступа, передаваемых при увольнении работника< /b>
< b>г. «___» ___________ 20__ г. № ___-ув< /b>
< b>Основание:< /b> Приказ № ___ от «___» ___________ 20__ г. «Об увольнении ____________________ (ФИО: * * )» (п. __ ч. __ ст. __ ТК РФ).
< b>Состав комиссии по приему-передаче:< /b>
Председатель: ____________________ / * * / (должность: )
Член комиссии (HR): ____________________ / * * / (должность: )
Член комиссии (Руковод; отд.): ____________________ / * * / (должность: )
< b>Сдает:< /b> * , таб. № ___, должность: ___, отд.: ___
< b>Принимает:< /b> * *, должность: ___
| № | Наименование документа / предмета | Даты / Период | Кол-во | Примечание (состояние, инв.№, реквизиты) |
| 1 | Личное дело (Т-2) | 20__–20__ | 1 | Дело № ___ |
| 2 | Трудовой договор № ___ + доп. соглашения | 20__–20__ | 1 к. | Оригинал |
| 3 | Заявление на увольнение | ДД.ММ.ГГГГ | 1 | Оригинал |
| 4 | Ключ от каб. № ___ / Сейфа № ___ | — | ___ | Акт № ___ |
| 5 | Носитель ЭЦП (модель ___) СН: | — | 1 | Сертификат отозван / PIN сдан |
| 6 | Служебный ноутбук Инв. № | — | 1 | Акт приема-передачи № ___ |
| … | … | … | … | … |
< b>Всего позиций: ___ , томов/экземпляров: ___ , предметов: ___< /b>
< p>< b>Сдал (подпись): ____________________ / * * /< /b> < b>«___» ___________ 20__ г.< /b>
< p>< b>Принял (подпись): ____________________ / * /< /b> < b>«___» ___________ 20__ г.< /b>
< p>< b>Член комиссии: ____________________ / * /< /b> < b>«___» ___________ 20__ г.< /b>
< p align="center">< b>ЭКЗЕМПЛЯР ОПИСИ ПОЛУЧИЛ< /b>
< p>< b>Сдал: ____________________ / * * /< /b> < b>«___» ___________ 20__ г.< /b>
Хранение описи
- Экземпляр 1 (оригинал): Хранится в личном деле работника (внутри обложки дела) или в деле «Прием-передача дел при увольнении» (срок хранения, 75 лет до 2003 г., 50 лет после 2003 г. по Приказу Росархива № 236).
- Экземпляр 2: Выдается уволенному работнику на руки.
- Электронный вариант: Если документооборот электронный (СЭД/1С:ЗУП), опись формируется в системе, подписываеться ЭЦП сторон. Печатная копия для личного дела работника все равно рекомендуется (для архива).
Грамотно составленная опись документов при увольнении — это не просто формальность, а юридический щит организации. Она исключает споры о сохранности коммерческой тайны, государственной тайны, персональных данных и имущества компании. Рекомендуется утвердить единый бланк описи локальным нормативным актом (Приказом о делопроизводстве) и обязательно обучать HR-менеджеров и руководителей подразделений правилам ее заполнения.
Примечание: В статье маскированы (*) персональные данные (ФИО, номера документов, адреса, телефоны, инвентарные номера) в соответствии с требованиями безопасности. При реальном заполнении указываются фактические данные.