Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Опоздание на рейс — неприятная ситуация, которая может произойти с любым сотрудником, особенно при командировках и вахтовом методе работы; Чтобы работодатель мог правильно оформить произошедшее, а бухгалтерия — обосновать расходы на неиспользованный билет, от работника обычно требуется объяснительная записка․ В этой статье разберем, как правильно её составить, приведем образец и расскажем о налоговых и бухгалтерских последствиях․

Когда требуется объяснительная об опоздании на самолет

Объяснительная записка пишется в следующих случаях:

сотрудник опоздал на рейс по пути в командировку или на вахту;
необходимо документально подтвердить причину неиспользования авиабилета;
работодатель планирует отнести стоимость билета на расходы;
требуется решить вопрос о возмещении стоимости билета или удержании её с работника․

Правила составления объяснительной

Объяснительная составляется в произвольной форме, но должна содержать обязательные реквизиты:

Адресат, руководитель организации (должность, ФИО)․
Автор — должность и ФИО работника․
Название документа — «Объяснительная записка»․
Суть — описание обстоятельств опоздания с указанием даты, рейса, причины․
Дата и подпись․

Важно: указывайте только факты, излагайте их кратко и честно․ Если причина уважительная (поломка транспорта, ДТП, погодные условия), по возможности приложите подтверждающие документы: справку от перевозчика, объяснительную водителя, чек такси и т․п․

Образец объяснительной записки

Генеральному директору
ООО «СеверСтройМонтаж»
Петрову И․
от машиниста буровой установки
Сидорова А․

Объяснительная записка

Я, Сидоров А․*, должен был вылететь рейсом SU-14 по маршруту Москва, Новый Уренгой (вылет в 08:40) для выезда на вахту․

На рейс я опоздал по причине поломки вахтового автобуса, осуществлявшего доставку работников от места сбора до аэропорта․ Поломка произошла в 05:30 на 42-м километре трассы М-4․ Устранение неисправности заняло около 2 часов, в результате чего к закрытию регистрации я не успел․

Обстоятельства подтверждаются объяснительной запиской водителя автобуса Козлова В․* (прилагается)․

Налоговые и бухгалтерские последствия

На основании объяснительной и иных документов организация решает вопрос об учете стоимости неиспользованного билета:

Налог на прибыль․ Согласно ст․ 252 НК РФ расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены․ Строгого перечня документов нет, подойдут объяснительные работника и водителя․ Стоимость неиспользованного билета может быть учтена как внереализационные расходы (п․ 2 ст․ 265 НК РФ) или прочие расходы, что согласуется с позицией Минфина (Письмо от № 03-03-07/33766)․
НДФЛ и страховые взносы․ Если опоздание произошло не по вине работника, экономической выгоды у него не возникает, поэтому объекта обложения НДФЛ и взносами, как правило, нет․ Однако налоговые органы могут занять иную позицию․
Бухгалтерский учет․ Организация вправе сама решить, отражать затраты на счете 20 или 91 — счет 91 используется не только для непринимаемых расходов․

Образец объяснительной об опоздании на самолет