Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Объяснительная записка — это официальный документ, который гражданин пишет по собственному желанию или по требованию сотрудника миграционного подразделения (МВД) для разъяснения обстоятельств, связанных с оформлением паспортных документов. Чаще всего она требуется при утрате паспорта, порче документа, просрочке сроков смены паспорта (в 20, 45 лет), а также при расхождении данных в документах.

В данной статье мы подробно разберем структуру документа, предоставим актуальные образцы на самые частые жизненные ситуации и укажем на типичные ошибки, которых стоит избегать.

Общие правила оформления и структуры

Хотя строгого единого бланка (формы) для объяснительной записки не существует (в отличие от заявления на паспорт формы 1-П), документ должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Документы административно-делового назначения. Общие требования к оформлению) и деловому об обороту.

Обязательные реквизиты документа:

Шапка документа (Кому и От кого).
Наименование документа («ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» по центру строки).
Текст записки (изложение фактов в хронологическом порядке).
Дата составления (число, месяц словами, год).
Личная подпись с расшифровкой (Фамилия И.О.).

Блок «Шапка» (верхняя правая часть):

Начальнику Отдела МВД России по * р-ну г. *
(или: Начальнику Управления МВД России по * области)
от гражданина(ки) Российской Федерации
Иванова Ивана Ивановича
проживающего по адресу: г. , ул. , д. , кв. 
тел.: +7 () --

Образец 1: Объяснительная записка об утере паспорта

Это самая частая причина написания записки. Текст должен быть максимально конкретным: где, когда и при каких обстоятельствах вы обнаружили потерю.

Пример заполнения:

 Начальнику Отдела МВД России по Советскому р-ну г. *
 от гражданина РФ
 Петрова Петра Петровича
 проживающего по адресу: г. , пр. , д. , кв.
 тел.: +7 () —* ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Я, Петров Петр Петрович, г.р., житель г. , прошу принять к сведению следующее.
* года в период с 10:00 до 14:00* я находился в торговом центре «*» по адресу: г. , ул. , д. *. Паспорт гражданина РФ серии 45 № 123456 выдан Отделом МВД России по Ленинскому р-ну г. * г. находился в внутреннем кармане моей куртки.
Около 13:30 я обнаружил отсутствие паспорта. Вероятно, документ выпал из кармана во время примерки одежды или был похищен карманником. Незамедлительно я обратился в администрацию ТЦ и в полицейский участок ТЦ (к/у № * от ), а также подал заявление об утере в дежурную часть ОМВД России по Советскому р-ну (к/у № * от ).
В умышленном порче или утере паспорта я не признаю себя виновным, утрата произошла по неосторожности/вследствие действий третьих лиц.
Прошу принять данную объяснительную записку к сведению и рассмотреть мое заявление о замене паспорта в связи с утратой.
 г. Подпись _______________ /Петров П.П./ 

Ключевые моменты для этого образца:

Обязательно укажите серию, номер, кем и когда выдан утерянный паспорт (если помните или есть фото/ксерокопия).
Укажите номера кусков учета (к/у) заявлений об утере, поданных в полицию, это подтверждает ваши действия.
Фраза «В умышленном порче или утере не признаю себя виновным», стандартная формулировка для избежания штрафа по ст. 19.16 КоАП РФ (штраф начисляется только за умышленную порчу/утрату, но инспектор может попытаться выписать протокол; записка, ваше доказательство отсутствия умысла).

Образец 2: Объяснительная записка о порче паспорта

Порча — это непригодность документа к дальнейшему использованию (промок, порван, зачернен, стерты данные, деформирован чип нового образца).

 Начальнику Отдела МВД России по * р-ну г. *
 от гражданина РФ
 Сидорова Сидора Сидоровича
 проживающего по адресу: г. , ул. , д. , кв.
 тел.: +7 () — ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
 Я, Сидоров Сидор Сидорович, г.р., проживающий по адресу: г. , ул. , д. *, кв. , прошу принять к сведению обстоятельства порчи паспорта гражданина РФ серии 45 № 654321, выданного Отделом МВД России по Октябрьскому р-ну г. г.
 года в моем жилом помещении по указанному адресу произошла авария на системе водоснабжения (прорвало трубу). В результате затопления паспорт, находившийся на тумбочке в прихожей, был сильно промокан. Бумага размокла, печать и подпись на стр. 5 (прописка) размылись, на фото появились разводы, серия и номер на обложке стерлись частично. Чип электронного носителя (если паспорт нового образца) поврежден влагой.
В умышленном порче документа я не признаю себя виновным, порча произошла вследствие форс-мажорных обстоятельств (авария коммунальных систем), на что имееться справка от УК «» № от .
Поврежденный паспорт прилагаю к заявлению на замену.
 г. Подпись _______________ /Сидоров С.С./ 

Важно:

Если паспорт нового образца (с чипом) и чип поврежден (прогнут, царапины, попала влага), обязательно укажите это. Инспектор обязан проверить чип при приеме. Наличие справки от УК/ЖЭК/МЧС о затоплении/пожаре значительно усиливает вашу позицию при рассмотрении вопроса о штрафе.

Образец 3: Объяснительная записка о просрочке смены паспорта (20, 45 лет)

Согласно п. 31 Положения о паспорте (Постановление Правительства РФ № 828), паспорт меняют при достижении 20 и 45 лет в течение 30 календарных дней с дня рождения. Просрочка грозит штрафом по ст. 19.15 КоАП РФ (2000–3000 руб. для Москвы/СПб, 1500–2000 руб. для остальных регионов). Объяснительная записка, способ обосновать уважительную причину и избежать штрафа.

Приважительные причины (ст. 3.9 КоАП РФ):

Болезнь (стационарное лечение, инвалидность).
Нахождение за границей / в командировке.
Природные катаклизмы, чрезвычайные ситуации.
Отсутствие возможности лично явиться (уход за больным родственником).

Пример заполнения (болезнь):

 Начальнику Отдела МВД России по * р-ну г. *
 от гражданина РФ
 Смирнова Сергея Сергеевича
 проживающего по адресу: г. , ул. , д. , кв.
 тел.: +7 () — ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Я, Смирнов Сергей Сергеевич, г.р., достиг 20-летнего возраста г. Срок для замены паспорта истек г. Обращение в паспортный стол для замены паспорта серии 45 № 111222 (выдан Отделом МВД по * р-ну г.) произошло г., то есть с просрочкой 128 дней.
Причиной несвоевременной замены паспорта стало мое стационарное лечение. В период с по я находился на лечении в ГБУЗ «Городская клиническая больница № *» г. * (диагноз: *, стационарное отделение № *). В связи с тяжелым состоянием здоровья и пребывании под круглосуточным медицинским наблюдением, я не имел физической возможности лично явиться в подразделение МВД для оформления замены паспорта.
Подтверждающим документом является выписка из истории болезни (медицинская справка формы 027/у) и справка о нетрудоспособности (лист нетрудоспособности № *), которые прилагаю в копии.
Прошу принять данные обстоятельства в качестве уважительной причины просрочки и не налагать административный штраф согласно ст. 19.15 КоАП РФ и ст. 3.9 КоАП РФ.
 г. Подпись _______________ /Смирнов С.С./ 

Образец 4: Объяснительная записка при расхождении данных в документах

Требуется, если в паспорте, свидетельстве о рождении, свидетельстве о браке/разводе, ИНН или СНИЛС разные ФИО (опечатки в буквах: «е/ё», «и/й», разные окончания фамилий: «-ов/-ова», «-ский/-ская» и т.д.).

 Начальнику Отдела МВД России по * р-ну г. *
 от гражданина РФ
 Козловой Анны Сергеевны
 проживающего по адресу: г. , ул. , д. , кв.
 тел.: +7 () — ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Я, Козлова Анна Сергеевна, г.р., прошу принять к сведению информацию о расхождении фамилии в документах.
В паспорте гражданина РФ серии 45 № 333444, выданном Отделом МВД по * р-ну г., моя фамилия указана как «КОЗЛОВА».
В свидетельстве о рождении серии IV-XX № 123456, выданном ЗАГСом г. * г., фамилия записана как «КОЗЛОВЫХ» (опечатка сотрудника ЗАГСа при первичной регистрации: буква «Ы» вместо «А» в окончании).
В свидетельстве о браке серии I-Я № 789012, выданном ЗАГСом г. * г., фамилия указана верно — «КОЗЛОВА».
Данная ошибка в свидетельстве о рождении носит технический характер и была допущена не по моей воле. Я никогда не меняла фамилию до брака, моя девичья фамилия — Козлова. В всех остальных документах (СНИЛС, ИНН, полис ОМС, диплом, заграничный паспорт) фамилия указана верно: КОЗЛОВА.
Прошу при оформлении замены паспорта (в связи с достижением 20/45 лет / замене заграничного / утере) указать в новом паспорте фамилию КОЗЛОВА, соответствующую большинству документов и свидетельству о браке.
Копии свидетельства о рождении и свидетельства о браке прилагаю.
 г. Подпись _______________ /Козлова А.С./ 

Куда и как сдавать объяснительную записку?

Лично в окно приема паспортного стола (МФЦ «Мои Документы» или Отделение МВД) вместе с пакетом документов на замену/восстановление паспорта.
Через Госуслуги (при записи на прием): в некоторых регионах можно загрузить скан записки в личном кабинете при заполнении электронной заявки, но оригинал все равно часто просят принести на прием.
По почте (ценным письмом с вложением и описью вложения) — если вы не можете явиться лично (болезнь, отбывание наказания, служба в армии). В этом случае подпись на записке должна быть нотариально заверена.

Типичные ошибки, которых стоит избегать

Отсутствие даты и подписи. Без них документ не имеет юридической силы.
Общие фразы без деталей. Не пишите просто «Я потерял паспорт». Пишите: «Паспорт серии ХХ № УУУУУУ утерян в районе ул. Ленина, д. 10, к/у № 123456».
Эмоциональные окраски и обвинения. Пишите сухо, деловито, только факты. Никаких «некомпетентные сотрудники», «виноват ветер» и т.д.
Искажение фактов. Если вы пишете, что паспорт украли, а на самом деле потеряли, это заведомо ложное показание (ст. 306 УК РФ), хотя на практике в паспортных столах к этому относятся мягче. Лучше написать правду: «утратил по неосторожности».
Несоответствие данных шапки данным паспорта. Проверьте ФИО, дату рождения, адрес регистрации перед печатью/написанием.

Нюансы для паспортов нового образца (биометрических)

Если вы пишете записку на замену биометрического паспорта (с чипом), добавьте фразу о состоянии чипа:

«Чип электронного носителя паспорта не считывается / имеет видимые механические повреждения (царапины, прогيب) / был подвергнут воздействию влаги/высоких температур».

Это ускорит работу инспектора, который обязан проверить работоспособность чипа при приеме документов.

Юридическая значимость и штрафы

Сама по себе объяснительная записка не отменяет штраф автоматически. Решение о наложении или неприменении административного наказания (штрафа по ст. 19.15 или 19.16 КоАП РФ) принимает начальник подразделения МВД (или уполномоченный сотрудник) на основании:

Текста вашей записки.
Приложенных подтверждающих документов (справки из больниц, к/у полиции, справки из армии, билеты на поезд/самолет).
Наличия/отсутствия умысла.

Совет: Всегда прикладывайте к записке копии подтверждающих документов (справки, талоны, квитанции, куски учета). Без доказательств записка, просто ваши слова.

Чек-лист перед подачей (самопроверка)

[ ] Правильно указан адресат (Начальник конкретного Отдела МВД/УМВД)?
[ ] Верно написаны ваши ФИО, дата рождения, адрес прописки, телефон?
[ ] Название «ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» по центру?
[ ] Текст излагает факты хронологически: что, где, когда, почему?
[ ] Указаны реквизиты паспорта (серия, номер, кем выдан, когда)?
[ ] Есть фраза об отсутствии умысла (для утери/порчи)?
[ ] Есть ссылки на подтверждающие документы (номера к/у, номера справок)?
[ ] Поставлена текущая дата?
[ ] Стоит личная подпись с расшифровкой?
[ ] Подготовлены копии подтверждающих документов для приложения?

Резюме: Грамотно написанная объяснительная записка — это ваш главный инструмент защиты от необоснованных штрафов и ускорения процесса оформления нового паспорта. Используйте приведенные выше образцы как шаблоны, подставляя свои реальные данные (скрытые в этой статье под маской * для безопасности) и конкретные обстоятельства вашего случая.