Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Эффективная работа отдела кадров немыслима без четко регламентированного движения документов․ График документооборота — это ключевой локальный нормативный акт, который обеспечивает ритмичность кадровой службы, соблюдение законодательных сроков и безопасность архивных фондов․ В данной статье мы подробно разберем, что такое график документооборота, зачем он нужен отделу кадров, как его правильно составить и оформим наглядный образец для 2026 года․

Что такое график документооборота и его правовая основа

Под графиком документооборота понимается план-график движения документов от момента их создания (получения) до завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив․ Это документ, фиксирующий полный перечень документов подразделения с указанием сроков их разработки, исполнения и ответственных исполнителей․

Правовая база для составления графика:

ГОСТ Р 7․0․97-2016 «Национальная система стандартов․ Архивное дело и делопроизводство в организации․ Общие требования к делопроизводству»;
Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения»;
Внутренний документ организации — Инструкция (Положение) по делопроизводству, утверждаемая приказом руководителя․

Важно: Согласно текущей практике, график документооборота на 2026 год относится к основным элементам системы внутреннего контроля․ Наличие этого документа повышает надежность организации в глазах аудиторов и контролирующих органов․

Зачем отделу кадров график документооборота: цели и задачи

Кадровый отдел оперирует документами, сроки обработки которых жестко регламентированы Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом № 14-ФЗ «Об архивном деле в РФ» и иными нормативными актами․ Просрочка в оформлении приказа о приеме, увольнении, предоставлении отпуска или сдаче отчетности в Пенсионный фонд (СФР) грозит штрафами и правовым рисками․

Основные функции графика в кадровой службе:

Упорядочивание документопотока — исключение хаоса в движении кадровых бумаг․
Контроль сроков, оперативный мониторинг: составлен ли приказ вовремя, переданы ли личные дела в архив, сдан ли отчет СЗВ-ТД․
Исключение авралов — равномерное распределение нагрузки на кадровых специалистов на протяжении года․
Формирование дел и сдача в архив — своевременная сборка дел по номенклатуре и передача их на хранение․
Дисциплинарный инструмент — нарушение графика является основой для применения мер ответственности (замечание, выговор, лишение премии) в соответствии со ст․ 192 ТК РФ․

Структура и обязательные реквизиты графика

Единой обязательной формы (бланка) для графика документооборота не установлено․ Организация разрабатывает его самостоятельно, утверждая как приложение к Инструкции по делопроизводству; Однако в документе обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

Наименование организации (полное и сокращенное);
Наименование структурного подразделения (Отдел кадров / Кадровая служба);
Период действия графика (например: «на 2026 год»);
Табличная часть со следующими колонками:
- Порядковый номер;
- Наименование документа (вида документа);
- Основание для составления (статья ТК РФ, приказ Минтруда, внутренний регламент);
- Исполнитель (должность, ФИО — маскируем как *);
- Срок составления / исполнения / регистрации (конкретная дата или периодичность);
- Срок сдачи в архив / уничтожения (ссылка на номенклатуру);
- Примечание (особенности обработки, ЭДО, бумажный носитель)․
Подписи утверждающих: руководителя организации, начальника отдела кадров, ответственного за делопроизводство;
Дата утверждения и номер приказа (инструкции)․

Особенности составления графика для отдела кадров (специфика 2026 года)

При заполнении графика для 2026 года необходимо учесть актуальные изменения в кадровом делопроизводстве:

Переход на электронный документооборот (ЭДО)

С 2021 года обязательно ведение трудовых книг в электронном виде․ В 2026 году акцент смещается на СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) и СЗВ-СТАЖ․ В графике обязательно нужно отразить сроки сдачи этих отчетов в СФР (обычно — в день приема/увольнения/перевода или ежемесячно до 15-го числа следующего месяца для корректировок)․

Военный учет и призывные мероприятия

В графике должен быть отдельный блок документов, связанных с военским учетом: составление списков призывников, уведомление военкомата, ведение учета военнообязанных․ Сроки часто привязаны к призывным кампаниям (весна/осень)․

Оценка условий и охрана труда (СОУТ, Охрана труда)

Если в штате есть специалист по охране труда (или эти функции совмещены), в график включаются: проведение СОУТ (раз в 5 лет), обучение персонала (раз в год/3 года), оформление заказов о назначении ответственных за ОТ, ведение журналов инструктажей․

Персональные данные

Обязателен пункт о проверке соблюдения законодательства о персональных данных (ст․ 22 ФЗ-152), обновлении локальных актов (Политики конфиденциальности, Согласий), учете утечек (если были)․

Образец заполнения графика документооборота отдела кадров на 2026 год

Ниже приведен фрагмент типового графика для средней организации․ ФИО исполнителей, номера телефонов и адреса архива заменены на маску * в соответствии с политикой конфиденциальности․

№ п/п	Наименование документа (операции)	Основание (НПА)	Исполнитель (Должность / ФИО)	Сроки выполнения операций (2026 год)			Срок хранения / Номенклатура (Приказ № 236)	Примечание
№ п/п	Наименование документа (операции)	Основание (НПА)	Исполнитель (Должность / ФИО)	Составление / Регистрация	Исполнение / Подписание	Сдача в архив / Уничтожение	Срок хранения / Номенклатура (Приказ № 236)	Примечание
1	Приказы о приеме на работу	Ст․ 68 ТК РФ	Специалист отдела кадров /	День приема (до выхода приказа)	День приема	75 лет / п․ 231	Регистрация в журнале ; ЭДО СФР (СЗВ-ТД) в день приема
2	Приказы об увольнении	Ст․ 84․1 ТК РФ	Специалист отдела кадров / *	Последний рабочий день	Последний рабочий день	75 лет / п․ 231	Выдача ТК/СТД-Р; СЗВ-ТД в день увольнения; Расчет зарплаты
3	Приказы о предоставлении ежегодных отпусков	Ст․ 123 ТК РФ, График отпусков	Начальник отдела кадров /	За 2 недели до начала отпуска	За 3 дня до начала (начисление)	75 лет / п․ 231	Согласование с руководителем подразделения
4	Трудовые договоры / Доп․ соглашения	Ст․ 57, 72 ТК РФ	Специалист отдела кадров / *	Не позднее дня начала работы	День начала работы (2 экз․)	75 лет / п․ 230	Хранение в личном деле; Уведомление СФР (СЗВ-ТД)
5	Личные карточки учетра Т-2 (электронные/бумажные)	Постановление Гостата № 1	Специалист отдела кадров /	В день приема / при изменении данных	Постоянно (актуализация)	75 лет / п․ 230	Ведение в ИС «» / Журнал учета *
БЛОК 2: ОТЧЕТНОСТЬ В КОНТРОЛИРУЮЩИЕ ОРГАНЫ (СФР, НАЛОГОВАЯ, РОССТАТ)
6	СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности)	ФЗ-27, Приказ Минтруда № 746н	Главный бухгалтер / Кадровый *	Ежемесячно до 15-го числаслед․ месяца	День подачи через ЭДО	Не хранится в архиве отдела (в ИС СФР)	Корректировки — в течение 3 дней после обнаружения ошибки
7	СЗВ-СТАЖ (Сведения о страховом стаже)	ФЗ-27, Приказ Минтруда № 389н	Главный бухгалтер / Кадровый *	Ежегодно до 1 марта (за пред․ год)	До 1 марта 2026 г․	—	Только для застрахованных, стаж которых подтверждается документами до 2000 г․
8	Отчет о численности и зарплате (П-4 / Форма Росстата)	Приказ Росстата № 851	Кадровый специалист / Бухгалтерия	Ежемесячно к 15-му числу	Сдача через личный кабинет Росстата	5 лет / п․ 1020	Данные берутся из табелей учета рабочего времени
БЛОК 3: ВОЕННЫЙ УЧЕТ И СПЕЦИАЛЬНЫЕ РЕЖИМЫ
9	Уведомление военкомата о приеме/увольнении военнообязанных	ФЗ № 53 «Военная обязанность»	Ответственный за воинский учет / *	В течение 2 недель от события	В течение 2 недель	5 лет / п․ 1030	Форма уведомления утверждена Приказом ВС РФ
10	Составление списков призывников / лиц в запасе	ФЗ № 53, Положение о воинском учете	Ответственный за воинский учет /	Ежегодно к 1 января / к весенней кампании	До начала призывной кампании	5 лет / п․ 1030	Взаимодействие с военкоматом г․
БЛОК 4: АРХИВНОЕ ДЕЛО И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
11	Формирование дел отдела кадров по номенклатуре	Номенклатура делаов (утв․ приказом № )	Секретарь / Архивариус	Ежеквартально / По итогам года	К 1 февраля 2027 г․ (за 2026 г․)	Согласно номенклатуре (10, 50, 75 лет)	Сшивка, пронумерация, оформление обложек по ГОСТ Р 7․0․97
12	Сдача дел в архив организации	Инструкция по делопроизводству	Начальник отдела кадров / *	—	К 1 марта 2027 г․	—	Акт приема-сдачи дел в архив (2 экз․), Инвентаризационная опись
13	Уничтожение документов с истекшими сроками хранения	Акт экспертизы стоиности документов	Комиссия по экспертизе /	Ежегодно (планово)	По итогам экспертизы (обычно IV кв․)	—	Акт уничтожения, протокол комиссии․ Адрес пункта утилизации:
БЛОК 5: ВНУТРЕННИЕ ПРОЦЕССЫ И ЖУРНАЛЫ УЧЕТА
14	Ведение журнала учета входящей/исходящей корреспонденции	Инструкция по делопроизводству	Секретарь /	Ежедневно	Ежедневно	5 лет / п․ 1010	Электронный журнал в СЭД «»
15	Ознакомление сотрудников с приказами / ЛНА под роспись	Ст․ 22 ТК РФ, Инструкция по делопроизводству	Специалист отдела кадров /	В срок действия документа	Сразу после подписания руководителем	По сроку хранения приказа	Журнал ознакомления ; Лист ознакомления в личном деле
16	Проведение инвентаризации личных дел / архива	Приказ руководителя №	Комиссия /	Ежегодно (IV квартал)	К 20 декабря 2026 г․	—	Акт инвентаризации, выявление недостач

Процедура утверждения и введения в действие

График документооборота отдела кадров на 2026 год вступает в силу после утверждения приказом (распоряжением) руководителя организации․

Разработка: Начальник отдела кадров (или ответственный за делопроизводство *) готовит проект на основе номенклатуры дел и календаря отчетности на 2026 год․
Согласование: Проект согласовывается с главным бухгалтером (по отчетности), юристом (по соответствию Закону), архивариусом (по срокам хранения)․
Утверждение: Приказом руководителя от ․․2025 (или в первые дни января 2026) график утверждается․ В приказе указывается: «Утвердить прилагаемый График документооборота отдела кадров на 2026 год»․
Ознакомление: Все сотрудники отдела кадров, указанные в графике как исполнители, обязательно ознакомляются с ним под роспись (в журнале ознакомления или на листе ознакомления)․ Срок ознакомления — до вступления графика в силу․
Контроль: Начальник отдела кадров еженедельно/ежемесячно сверяет фактические сроки с плановыми․ Отклонения фиксируются в журнале контроля исполнения документов․

Типичные ошибки при составлении графика (чек-лист для проверки)

Отсутствие привязки к номенклатуре дел․ Сроки сдачи в архив должны строго соответствовать утвержденной номенклатуре (Приказ № 236)․
Игнорирование ЭДО․ Не отражены сроки отправки СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, взаимодействия с ЕРСЗН․
Общие формулировки сроков․ Фраза «в течение месяца» недопустима․ Нужно: «до 10-го числа следующего месяца» или «в день события»․
Отсутствие ответственных лиц․ Колонка «Исполнитель» не может быть пустой или содержать только название отдела․ Нужна должность и ФИО (в рабочем варианте — *, в официальном — реальные данные)․
Неучет изменений в законодательстве․ График 2025 года нельзя просто скопировать на 2026 год — меняются отчетные формы, сроки сдачи, правила военного учета․
Отсутствие журнала ознакомления․ Без росписей сотрудников график не имеет юридической силы для применения дисциплинарных взысканий․

Автоматизация контроля графика документооборота

В современных условиях ручной контроль по бумажному журналу неэффективен․ Рекомендуется использовать:

Системы электронного документооборота (СЭД): 1С:Документооборот, Directum, DIADOC, «МойОфис» и др․ Позволяют настроить маршруты, дедлайны и автоматическое уведомление исполнителей о приближении срока;
Кадровые ИС (HRM-системы): Встроенные модули контроля сроков (пробационные периоды, концы отпусков, медосмотры, призывники)․
Таск-менеджеры / Календари: Для малых предприятий (до 50 чел․) достаточно общего календаря в Outlook / Яндекс․Календарь / Bitrix24 с задачами и напоминаниями․

Автоматизация позволяет:

Исключить человеческий фактор (забывчивость);
Получить аналитику: кто и как часто нарушает сроки;
Сформировать отчет для руководителя по исполнению графика за любой период․

Ответственность за нарушение графика документооборота

Нарушение установленного графика документооборота считается нарушением трудовой дисциплины (п․ 1 ст․ 189 ТК РФ, исполнение трудовых обязанностей)․ Основания для взыскания:

Наличие утвержденного графика (приказом/инструкцией)․
Роспись сотрудника в журнале ознакомления с графиком․
Факт нарушения срока (документированный: отсутствие подписи в журнале регистрации, просрочка СЗВ-ТД, несвоевременная сдача дел в архив)․
Акт расследования / служебная записка от начальника отдела кадров * руководителю организации *․

Меры: замечание, выговор, лишение премии (если исполнение графика закреплено в Положении о премировании как KPI)․

График документооборота отдела кадров, это не просто формальность для проверяющих органов, а рабочий инструмент управления рисками․ Грамотно составленный график на 2026 год:

Снизит вероятность штрафов от трудовой инспекции и СФР до нуля;
Обеспечит бесперебойную выдачу справок и копий документов сотрудникам;
Упростит сдачу дел в архив и прохождение экспертизы стоиности;
Станет основой для KPI кадровых специалистов․

Рекомендация: Не копируйте чужой образец слепо․ Возьмите предложенную выше структуру, заполните её своими видами документов (у каждой компании свой набор приказов, журналов, отчетов), привяжите к своей номенклатуре дел и утвержденному календарю отчетности․ Обязательно прогоните проект через юриста и архивариуса (если есть в штате или на аутсорсе *)․

Статья подготовлена на основе актуальных нормативных актов и методических рекомендаций (ГОСТ Р 7․0․97-2016, Приказ Росархива № 236, ТК РФ) по состоянию на ․ Персональные данные, контактные телефоны, адреса структурных подразделений и ФИО конкретных сотрудников в образце заменены на маску * в целях информационной безопасности․