Перевод сотрудника на дистанционную работу (удаленку), это существенное изменение условий труда‚ которое требует оформления в письменной форме. Согласно ст. 72 и ст. 312.1–312.9 ТК РФ‚ такое изменение возможно только по соглашению сторон (за исключением случаев‚ предусмотренных ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ — внештатные ситуации‚ эпидемии и т.д.). Основным документом‚ фиксирующим новые условия‚ является дополнительное соглашение к трудовому договору.

Ниже представлено подробное описание структуры документа‚ обязательных условий‚ нюансов заполнения и ссылка на типовой образец.

Правовые основания и виды дистанционной работы

Прежде чем составлять соглашение‚ необходимо определить режим работы. Трудовой кодекс (ст. 312.1 ТК РФ) выделяет три основных варианта:

• Постоянная дистанционная работа, сотрудник полностью выполняет трудовые функции вне офиса на неопределенный срок.
• Временная дистанционная работа, устанавливается на определенный срок (до 6 месяцев‚ в отдельных случаях — дольше)‚ после чего сотрудник возвращается в офис.
• Комбинированная (периодическая/смешанная) дистанционная работа — сотрудник чередует работу в офисе и удаленно (например‚ 3 дня в офисе‚ 2 дня дома).

Важно: Если в исходном трудовом договоре не закреплена возможность удаленной работы‚ дополнительное соглашение, обязательный документ. Без него перевод на «удаленку» считается незаконным.

Обязательные условия дополнительного соглашения

Согласно ст. 312.3 ТК РФ и ст. 57 ТК РФ‚ в соглашении должны быть отражены следующие пункты:

1. Реквизиты сторон: Полное наименование организации (ИП) и ФИО работника‚ данные паспорта‚ ТК‚ СНИЛС (частично скрыты: серия/номер паспорта — * * ‚ СНИЛС — — ).
2. Ссылка на основной договор: Номер и дату заключения трудового договора‚ к которому заключается соглашение.
3. Вид дистанционной работы: Четкое указание: постоянная‚ временная (с указанием срока) или комбинированная.
4. Место выполнения работы: Формулировка: «Работник выполняет работу дистанционно (вне стационарного рабочего места) по месту своего пребывания: г. ‚ ул. ‚ д. ‚ кв. » или «по усмотрению работника с соблюдением условий договора».
5. Режим работы и отдыха: График (например‚ 5/2 с 09:00 до 18:00 по МСК)‚ порядок учета рабочего времени (электронные табели‚ системы учета времени‚ скриншоты и т.д.).
6. Обеспечение оборудованием и ПО: Кто предоставляет технику (работодатель или работник)‚ порядок передачи (акт приема-передачи)‚ компенсация износа собственной техники‚ оплата интернета и связи.
7. Порядок обмена документами/результатами: Использование ЭДО‚ корпоративной почты‚ CRM-систем‚ квалифицированной электронной подписи (КЭП) или простой ЭП.
8. Охрана труда: Обязательство работника соблюдать требования охраны труда на своем рабочем месте‚ право работодателя на проверку условий (с согласия работника).
9. Компенсации и выплаты: Сохранение заработной платы‚ надбавок‚ компенсаций за интернет/связь/электричество (если предусмотрено локальными актами).
10. Срок действия соглашения: Дата вступления в силу‚ срок действия (для временной) или условие «до отмены/нового соглашения».
11. Порядок расторжения/отмены: Основания и порядок возвращения в офис (инициатива работодателя‚ работника‚ истечение срока).

Ниже приведена структура документа‚ которую можно скопировать в Word и заполнить своими данными. Конфиденциальные данные в примере замаскированы символами .

Ключевые нюансы‚ о которых часто забывают

Электронный документооборот (ЭДО) и подпись

С 2021 года (ФЗ-377) допускается оформление трудовых отношений в электронном виде. Для дополнительного соглашения это актуально особенно: подписать его можно КЭП (квалифицированная электронная подпись) или простой ЭП (если это предусмотрено локальным актом о применении ЭДО и соглашением сторон о использовании простой ЭП). Обычная скан-копия подписи (факсимиле) без настройки ЭДО не имеет юридической силы для трудовых документов.

Компенсация расходов (ст. 312.7 ТК РФ)

Работодатель обязан возместить расходы работника‚ связанные с выполнением работы дистанционно (интернет‚ связь‚ электроэнергия‚ износ техники)‚ если иное не установлено коллективным договором или локальным актом. Суммы и порядок выплаты обязательно фиксируются в соглашении или в отдельном Положении‚ на которое дается ссылка.

Охрана труда и страхование

Страховое покрытие (ФСС/СФР) распространяется на несчастные случаи на дистанционной работе‚ если они произошли во время выполнения трудовых обязанностей. В соглашении стоит прописать обязанность работника немедленно уведомлять работодателя о происшествии и сохранять место происшествия для расследования (в разумных пределах).

Контроль результатов‚ а не процесса

Судебная практика показывает: установление тотального видеонаблюдения за работником дома (веб-камера включена 8 часов) может быть признано нарушением права на тайну частной жизни (ст. 137 УК РФ‚ ст. 23 ГК РФ). В соглашении лучше закрепить контроль по результатам (KPI‚ задачи в трекере‚ сроки сдачи отчетов) и/или учет времени через специализированное ПО (трекеры времени)‚ о чем работник уведомлен заранее.

Порядок оформления: пошаговая инструкция

1. Инициатива: Определить‚ чья инициатива (работодателя или работника). При инициативе работодателя — уведомить работника за 2 месяца (общее правило ст. 74 ТК РФ) или в сроки‚ установленные коллективным договором. Для дистанционной работы уведомление направляеться за не менее 3 дней до вступления в силу изменений (п. 2 ст. 312.2 ТК РФ — для временного перевода на случай угрозы).
2. Согласование проекта: Передать проект соглашения работнику на ознакомление под роспись (или через ЭДО).
3. Подписание: Две стороны ставят подписи (руководитель/уполномоченное лицо и работник). Дата подписания работником — дата вступления в силу‚ если иная дата не указана в тексте.
4. Приказ (Распоряжение): На основании подписанного соглашения издается приказ о переводе на дистанционную работу (форма Т-5 / Т-5а или собственная форма). В приказе ссылаются на пункт соглашения.
5. Ознакомление с локальными актами: Работник под роспись ознакомляется с Инструкцией по охране труда при дистанционной работе‚ Положением об ЭДО‚ Положением о компенсациях.
6. Запись в трудовой книжке / СТД-Р: Записи в трудовую книжку (бумажную) при переводе на дистанционную работу НЕ ДЕЛАЮТСЯ (это изменение условия труда‚ а не перевод на другую должность). Информация передается в СФР в рамках СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности), код вида работы «Дистанционная» (при необходимости корректировки сведений).
7. Акт передачи имущества: Если выдается техника — оформить Акт приема-передачи имущества (Инв. № ‚ С/Н ).

Отмена дистанционной работы (возврат в офис)

Если дистанционная работа была временной — она прекращается автоматически по истечении срока‚ указанного в соглашении (приказ о возвращении все равно нужен для учета).

Если постоянная/комбинированная — для возвращения в офис нужно заключить новое дополнительное соглашение об отмене условий дистанционной работы (восстановлении первоначальных условий ТД). Образец такого соглашения аналогичен приведенному выше‚ но предметом является: «Стороны договорились об отмене дистанционной работы и восстановлении работы на стационарном рабочем месте по адресу: г. ‚ ул. ‚ д. * с «___» ________ г.».

Где найти актуальные бланки (DOCX/PDF)

Готовые шаблоны‚ соответствующие актуальному законодательству РФ на ‚ можно скачать в правовых справочно-информационных системах:

• КонсультантПлюс (раздел: «Трудовое право» -> «Образцы документов» -> «Дистанционная работа»);
• Гарант (блок «Кадровый отдел» -> «Дистанционная работа»);
• Официальные сайты профильных министерств (Минтруда России) — в разделе «Методические рекомендации».

Использование проверенных систем гарантирует‚ что в шаблоне учтены последние поправки в ТК РФ (в т.ч. законом от № 407-ФЗ и последующими изменениями).

Чек-лист перед подписанием (для HR и руководителя)

• [ ] Указан правильный вид дистанционной работы (постоянная/временная/комбинированная)?
• [ ] Прописан конкретный адрес места работы работника или условие «по усмотрению»?
• [ ] Зафиксирован режим работы (часовой пояс!)?
• [ ] Определен порядок учета рабочего времени?
• [ ] Прописаны компенсации (интернет‚ связь‚ техника‚ электричество) и их размеры?
• [ ] Определен порядок обмена документами (ЭДО‚ почта‚ ЭП)?
• [ ] Есть ссылка на Инструкцию по охране труда для удаленки?
• [ ] Подписи стоят у уполномоченных лиц (проверьте доверенность/Устав)?
• [ ] Издан приказ на основании соглашения?
• [ ] Работник ознакомлен с локальными актами под роспись?
• [ ] Переданы средства связи/техника (если положено) по акту?

Резюме: Грамотно составленное дополнительное соглашение — это правовая защита и для работодателя (фиксация режима‚ контроля‚ ответственности)‚ и для работника (гарантия выплат‚ сохранения прав‚ четких правил игры). Не копируйте шаблоны слепо — адаптируйте их под специфику бизнеса‚ локальные акты и конкретную должность сотрудника. При сомнениях проконсультируйтесь с трудовым юристом или используйте проверенные базы знаний (КонсультантПлюс‚ Гарант).