Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Перевод сотрудника на удаленный режим работы — это не просто устная договоренность или приказ директора. С точки зрения Трудового кодекса РФ (ТК РФ), это изменение существенных условий трудового договора (ст. 72 ТК РФ), а именно, места работы. Поэтому оформление требует подписания дополнительного соглашения к трудовому договору. В этой статье мы разберем правовые основы, обязательные пункты документа, нюансы оплаты оборудования и связи, а также предоставим подробный образец соглашения.

Правовые основы перевода на удаленку

До 2021 года удаленная работа регулировалась лишь в общих чертах. Федеральный закон от № 407-ФЗ существенно дополнил Главу 49.1 ТК РФ («Особенности регулирования труда удаленных работников»). Ключевые нормативные акты:

Ст. 312.1 – 312.9 ТК РФ — специальные нормы для удаленных работников.
Ст. 57 ТК РФ — обязательные условия трудового договора (в т.ч. место работы).
Ст. 72 ТК РФ — порядок изменения условий трудового договора (уведомление за 2 месяца, согласие работника в письменной форме).
Постановление Правительства РФ от № 1578 — порядок предоставления оборудования и компенсации затрат.

Важно: С 2023 года работодатель не может односторонне перевести сотрудника на удаленку (кроме случаев чрезвычайной ситуации/эпидемии по ст. 312.5 ТК РФ). Требуется письменное согласие работника.

Структура дополнительного соглашения: обязательные блоки

Согласно ст. 57 и 312.2 ТК РФ, в соглашении обязательно должны быть зафиксированы следующие изменения:

Место работы: формулировка «Удаленная работа», адрес местонахождения работодателя (юрадрес) и указание, что работник выполняет трудовые функции вне стационарного рабочего места.
Порядок взаимодействия: каналы связи (email, мессенджеры, CRM, видеоконференции), сроки ответа, режим доступности (например, «с 10:00 до 19:00 по МСК»).
Оборудование и ПО: кто предоставляет (работодатель или работник), спецификация техники, порядок передачи (акт приема-передачи), ответственность за сохранность.
Компенсация затрат: оплата интернета, электричества, связи (если работник использует свою технику). Суммы или порядок расчета.
Охрана труда: подтверждение ознакомления с инструкцией по охране труда при удаленной работе (под роспись в электронном или бумажном виде).
Режим работы и отдыха: фиксированный график, гибкий (с учетом ст. 312.3 ТК РФ) или суммированный учет рабочего времени. Порядок учета рабочего времени (табели, скриншоты, трекеры — только с согласия работника).
Обмен документами: порядок подписания ЭДО (электронный документооборот), использование ЭЦП/УКЭП, случаи когда нужны «бумажные» оригиналы (увольнение, больничные до полного перехода на ЭЛН и т.д.).
Срок действия: бессрочно или на определенный срок (например, до *.*.).

Нюансы, о которых часто забывают

Кто платит за интернет и электричество?

Если работник использует свою технику и свои ресурсы, работодатель обязан компенсировать затраты (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ, Постановление № 1578). Компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами (в разумных пределах, подтвержденных чеками/договорами). Если технику выдает компания — компенсация за интернет/электричество не выплачивается, но нужен Акт приема-передачи имущества.

Электронный документооборот (ЭДО)

Для удаленщиков ЭДО — стандарт. В соглашении нужно прописать: используемый сервис (Диадок, СБИС, Контур, внутренний портал), тип подписи (УКЭП, ПЭП, просто логин/пароль/СМС-код — если это допущено локальными актами). Без прописанного в соглашении порядка ЭДО приказы, акты и уведомления могут быть признаны недопущенными в суде.

Охрана труда и несчастные случаи

Работодатель обязан провести инструктаж по охране труда (можно дистанционно). Домашнее рабочее место работника не подлежит аттестации (письмо Минтруда), но работодатель имеет право (с согласия работника) проверить условия труда. Если произошла травма в рабочее время и по причине работы — это производственная травма, даже дома.

Контроль за работой

Установка трекеров времени, скриншоттеров, кейлоггеров требует письменного согласия работника и отражения в локальном акте (Политике конфиденциальности/Положении о коммерческой тайне). Нельзя шпионить за сотрудником тайно.

Образец дополнительного соглашения (Шаблон)

Ниже приведен универсальный шаблон. Текст в квадратных скобках […] и данные, выделенные маской (*), подлежат замене на реальные данные.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № [Номер] от [Дата] г. [Город]

к Трудовому договору № [Номер ТД] от [Дата ТД] г.

[Наименование организации/ИП ФИО полностью], именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице [Должность руководителя, ФИО полностью], действующего на основании [Устав / Свидетельства о госрегистрации ИП], с одной стороны, и [ФИО работника полностью], именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее Дополнительное соглашение о нижеследующем:

ПРЕДМЕТ СОГЛАШЕНИЯ

Стороны договорились изменить условие Трудового договора о месте работы. Начиная с [Дата вступления в силу, например: ] Работник переводится на удаленную работу (выполнение трудовой функции вне стационарного рабочего места, в т.ч. за пределами организации Работодателя) в соответствии со ст. 312.1 ТК РФ.

Место работы в Трудовом договоре формулируется следующим образом: «Удаленная работа. Место нахождения Работодателя: [Юридический адрес Работодателя: Город (), Улица (), д. (), пом. ()]. Работник выполняет трудовые функции по адресу: [Фактический адрес проживания/пребывания работника: Город (), Улица (), д. (), кв. ()] с использованием информационно-телекоммуникационных сетей (Интернет)».

ПОРЯДОК ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ СТОРОН (СТ. 312.2 ТК РФ)

Взаимодействие Сторон осуществляется посредством следующих информационно-телекоммуникационных систем и средств связи:

Электронная почта: корпоративный ящик [email @company.ru] / личный ящик Работника [email @*.ru];
Корпоративный мессенджер / система управления проектами: [Название: Bitrix24 / Jira / Trello / Telegram-бот];
Видеоконференцсвязь: [Zoom / MS Teams / TrueConf / Яндекс.Телемост];
Телефон для срочной связи: [+7 () —].

Работник обязан быть на связи и доступным для коммуникации с Работодателем в рабочее время (с : до : по времени [Часовой пояс, напр. МСК]) через указанные каналы. Максимальное время ответа на входящее сообщение/звонок, [Напр. 15 минут].

Приказы, распоряжения, уведомления и иные документы Работодателя направляются Работнику через систему ЭДО [Название системы] с использованием [УКЭП / ПЭП / логин-пароль / СМС-код]. Документы считаются полученными Работником в момент доставки в его личный кабинет / почтовый ящик (подтверждение прочтения / ЭЦП).

Оригиналы документов, требующие собственноручной подписи (заявление об увольнении, доверенности, документы для получения госуслуг и др.), Работник направляет почтовой связью (ценным бандеролем с описью вложения) по адресу Работодателя в течение [3] рабочих дней со дня запроса.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОЧИМ МЕСТОМ, ОБОРУДОВАНИЕМ И ПО (СТ. 312.2 ТК РФ, ПП РФ № 1578)

Вариант А: Оборудование предоставляет Работодатель (распространенный вариант).

Работодатель передает Работнику в безвозмездное пользование на срок действия Трудового договора следующее имущество (перечень и характеристики указаны в Акте приема-передачи № [Номер] от [Дата], являющемся неотъемлемым приложением к настоящему Соглашению):

Ноутбук / Системный блок: [Модель, S/N ()];
Монитор: [Модель, S/N ()];
Клавиатура, мышь, гарнитура;
Модем/Роутер (при необходимости);
Лицензионное ПО (ОС, офисный пакет, антивирус, спец. ПО).

Работодатель оплачивает услуги провайдера интернета по тарифу не выше [Сумма] руб./мес. на основании предоставленных Работником чеков/справок от провайдера ежемесячно до [Число] числа следующего месяца. Оплата электричества не производится (входит в аренду/содержание жилья).

Работник несет материальную ответственность за сохранность переданного имущества в соответствии с Договором о полной индивидуальной материальной ответственности № [Номер] от [Дата] / согласно ст. 238 ТК РФ (в пределах фактического ущерба).

При увольнении или переводе на стационарную работу Работник обязан вернуть имущество Работодателю в течение [7] календарных дней за свой счет (Работодатель оплачивает доставку) с составлением Акта возврата.

Вариант Б: Работник использует собственное оборудование (выбрать один вариант).

Работник выполняет трудовые функции на собственном оборудовании (компьютер, ноутбук, смартфон) и за счет собственного подключения к сети Интернет.

Работодатель ежемесячно выплачивает Работнику компенсацию затрат на:

Оплату услуг провайдера интернета, в размере [Сумма] руб. (не более фактических затрат по чекам);
Амортизацию/износ оборудования, в размере [Сумма] руб. (фиксированная сумма, согласованная Сторонами);
Электроэнергию — в размере [Сумма] руб. (расчетный коэффициент * тариф).

Компенсация выплачивается вместе с заработной платой за отработанный месяц, не облагается НДФЛ (в пределах норм ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами. Для получения компенсации Работник предоставляет копии договоров с провайдером и чеки/квитанции об оплате ежеквартально / ежемесячно.

Работник самостоятельно обеспечивает работоспособность техники, установку необходимого ПО (лицензий, предоставляемых Работодателем), защиту от вирусов и утечки информации.

РЕЖИМ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И ОТДЫХА (СТ. 312.3 ТК РФ)

Устанавливается [фиксированный / гибкий / со сменным графиком / суммированный учет] режим работы.

Для фиксированного графика: Рабочая неделя — 5 дней (пн-пт), выходные, сб, вс. Рабочий день: с 09:00 до 18:00 (перерыв на отдых и питание с 13:00 до 14:00) по МСК. В дни, предшествующие праздникам, рабочее время сокращается на 1 час.

Для гибкого графика (ст. 312.3 ТК РФ): Работник самостоятельно определяет начало и конец рабочего дня с учетом обязательного присутствия в онлайне в «ядро» рабочего дня: с 11:00 до 15:00 по МСК. Норма часов за учетный период (месяц/квартал) должна соблюдаться.

Учет рабочего времени ведет [Работник самостоятельно в табели / Работодатель через систему трекинга [Название] с согласия Работника / Руководитель подразделения];

Сверхурочная работа, работа в ночное время, в выходные и праздничные дни оплачивается/оплачивается и компенсируется отдыхом в соответствии со ст. 152, 153, 190 ТК РФ и локальными актами Работодателя, только при предварительном письменном приказа/распоряжении руководителя.

ОХРАНА ТРУДА

Работник ознакомлен под роспись (в т.ч. в электронном виде через ЭДО) с Инструкцией по охране труда при удаленной работе (Приложение № 2).

Работник самостоятельно обеспечивает безопасность своего рабочего места (освещение, вентиляция, эргономика мебели, отсутствие посторонних лиц при работе с конфиденциальными данными).

Работодатель сохраняет право (с предварительным уведомлением и согласия Работника) проверить состояние охраны труда на рабочем месте Работника (в т.ч. по видеосвязи).

Любая травма, полученная Работником в рабочее время и в связи с исполнением трудовых обязанностей, подлежит расследованию как производственная (ст. 227 ТК РФ). Работник обязан уведомить Работодателя о несчастном случае в течение 1 часа по телефону [+7 () —].

КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ И КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА

Работник обязуется соблюдать режим коммерческой тайны и конфиденциальности персональных данных в соответствии с НДА / Политикой конфиденциальности / Положением о коммерческой тайне, подписанными при приеме на работу.

Запрещается передача рабочей информации третьим лицам, работа в общественных местах с открытым экраном, хранение файлов на личных облачных дисках без шифрования, использование общедоступных Wi-Fi сетей без VPN для доступа к корпоративным ресурсам.

ПОРЯДОК РАСЧЕТА И ВЫПЛАТЫ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Система оплаты труда, тарифные ставки/оклады, бонусная система не меняются и определяются Трудовым договором и Локальными нормативными актами Работодателя.

Заработная плата выплачивается на банковскую карту [Номер карты ] / банковский счет [Номер счета *] в банке [Название банка (*)] в сроки, установленные ТК РФ и Трудовым договором.

СРОК ДЕЙСТВИЯ И ПОРЯДОК РАСТОРЖЕНИЯ

Настоящее Соглашение вступает в силу с [Дата] и действует [бессрочно / до [Дата окончания]];

Любая Сторона вправе инициировать перевод Работника на стационарную работу (в офис) или изменение условий удаленной работы, уведомив другую Сторону за 2 месяца в письменной форме (через ЭДО/почту) в соответствии со ст. 72 ТК РФ.

Отказ Работника от продолжения удаленной работы при изменении условий (переезде офиса, смене графика и т.д.) является основанием для расторжения трудового договора по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (с выплатой пособия по безработице).

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящее Соглашение составлено в 2 (двух) экземплярах с равной юридической силой: один — у Работодателя, второй — у Работника (в электронном виде с ЭЦП / на бумажном носителе).

Во всем, не урегулированном настоящим Соглашением, Стороны руководствуются Трудовым договором, ТК РФ, иными нормативными правовыми актами РФ и локальными нормативными актами Работодателя.

Адреса и реквизиты Сторон:

РАБОТОДАТЕЛЬ:
[Полное наименование ООО/АО/ИП ФИО]
ИНН: [] / КПП: []
Юрадрес: [Город (), Улица (), д. (*)]
Тел.: [+7 () —]
Email: [email @*.ru]
Подпись: _____________ / [ФИО руководителя]
М.П. (при наличии)

РАБОТНИК:
ФИО: [Фамилия () Имя () Отчество (*)]
Паспорт: [Серия/Номер ], выдан [Кем выдан (*)] [Дата]
Рег. адрес: [Город (), Улица (), д; (), кв. ()]
Факт. адрес: [Город (), Улица (), д. (), кв. ()]
Тел.: [+7 () —]
Email: [email @*.ru]
Подпись: _____________ / [ФИО полностью]

Обязательные приложения к соглашению

Соглашению необходимо приложить (как интегральные части):

Акт приема-передачи имущества (Инв. № …) — если техника выдается компанией. Обязателен для списания/учета и снятия ответственности при увольнении.
Инструкция по охране труда при удаленной работе — с отметкой о ознакомлении работника (подпись/ЭЦП).
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности, если выдается дорогое оборудование (ноутбуки, телефоны).
Согласие на обработку персональных данных / Политика конфиденциальности — актуализированная версия с учетом удаленной работы (передача данных провайдерам ЭДО, систем мониторинга).
Регламент информационного взаимодействия / Положение об ЭДО — если еще не утверждены локально;

Пошаговый алгоритм оформления (Чек-лист HR)

Инициатива: Заявление от работника ИЛИ предложение от работодателя (письменное уведомление за 2 мес. по ст. 72 ТК РФ).
Согласование условий: Обсуждение графика, техники, компенсаций, ЭДО.
Подготовка пакета: Проект доп. соглашения, Приложения (Инструкция ОТ, Акт передачи, НДА).
Подписание:
- Бумажный вариант: 2 экз., «мокрые» подписи, печать (если есть).
- Электронный вариант (Рекомендуется): Через ЭДО с УКЭП/ПЭП обеих сторон. Юридическая сила равна бумажному (ст. 312.2 ТК РФ, 63-ФЗ).
Издание Приказа: Приказ по форме Т-5 / Т-5а или свободной форме «О переводе на удаленную работу» на основании доп. соглашения.
Внесение записей в ТК/СТД-Р: Запись о переводе на удаленную работу (графа 3 ТК: «Переведен на удаленную работу», графа 4: «Приказ № …»). В СТД-Р, код перевода «ПЕРЕВОД НА УДАЛЕННУЮ РАБОТУ».
Обеспечение ресурсами: Выдача техники (Акт), настройка VPN/доступов, подключение к ЭДО, инструктаж по ОТ.
Уведомление фондов: При переводе на удаленку СЗВ-ТД не подается (это не прием и не увольнение), но если меняется страховщик (например, филиал в другом регионе), нужны СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ.

Типичные ошибки и риски

Ошибка	Последствие	Как исправить
Нет доп. соглашения, только приказ	Нарушение ст. 72 ТК РФ. Приказ может быть отменен судом. Риск штрафов (ст. 5.27 КоАП РФ).	Обязательно подписать доп. соглашение ДО приказа.
Не прописан порядок ЭДО / нет ЭЦП у работника	Приказы, уведомления о невыходе на работу, вызов на смену не имеют юридической силы. Невозможно уволить за прогулы.	Выдать УКЭП/ПЭП работнику, прописать в соглашении правило: «Документ считается врученным при доставке в ЛК».
Не оформлена компенсация за интернет/технику (своя техника)	Нарушение ст. 312.2 ТК РФ, ПП РФ № 1578. Претензии ГИТ, суды, доп. налоги.	Зафиксировать суммы/порядок в п. 3 соглашения. Собирать чеки ежемесячно/квартально.
Нет Инструкции по ОТ под роспись	Невозможно признать травму домашней не производственной. Штрафы по ст. 5.27.1 КоАП РФ.	Разработать типовую инструкцию, ознакомить через ЭДО до начала работы.
Скрытый мониторинг (трекеры без ведома)	Нарушение ст. 86 ТК РФ, 137 УК РФ (нарушение тайны личной жизни). Доказательства недопустимы в суде.	Получить письменное согласие на мониторинг, включить в Положение о коммерческой тайне/Политику конфиденциальности.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Нужно ли делать запись в трудовой книжке (бумажной)?

Да. Перевод на удаленную работу — это изменение условия трудового договора (места работы). Запись в ТК обязательна (ст. 66 ТК РФ). Формулировка: «Переведен на удаленную работу в соответствии с доп. соглашением № … от …». В СТД-Р (электронной) запись также вносится.

Можно ли перевести на удаленку на определенный срок?

Да. Ст. 312.1 ТК РФ позволяет устанавливать срок удаленной работы (например, на 6 месяцев, на период ремонта офиса, до окончания учебы). По истечении срока работник автоматически возвращается на стационарную работу (если иное не согласовано новым доп. соглашением).

Что если работник живет в другом часовом поясе?

В соглашении обязательно указывается часовой пояс, по которому живет режим работы (обычно МСК или часовой пояс головной организации). График работы устанавливается с учетом разницы во времени, но норма часов (40 ч/нед) должна соблюдаться. Ночное время (22:00–06:00) оплачивается с наценкой 20%+ (ст. 154 ТК РФ), даже если у работника дома «день».

Можно ли не выдавать технику, а платить «аренду» своего ноутбука?

Закон позволяет компенсировать затраты (амортизацию), но не устанавливает формулу. На практике платеж фиксируют как «компенсацию за использование собственного имущества в рабочих целях». Важно: это не аренда (ГПХ), а компенсация по трудовым правоотношениям. НДФЛ не удерживается, если сумма обоснована и документирована (чеки на покупку, расчет износа).

Как уволить удаленного работника по статье (прогулы)?

Сложнее, чем в офисе. «Прогул» — это отсутствие на связи/в системе в рабочее время без причины.

Фиксируем факт: скриншот системы (офлайн), письмо на почту/ЭДО с требованием выйти на связь.
Ждем ответа в течение рабочего дня.
Запрашиваем письменное объяснение (направляем через ЭДО/почту, даем 2 рабочих дня).
Если объяснение не получено/неуважительно, приказ об уволении (ст. 81 п. «а» ТК РФ).

Критично: В доп. соглашении должен быть прописан канал связи и правило: «Невыход на связь в течение Х минут = невыход на работу».

Грамотно составленное дополнительное соглашение — это фундамент безопасных трудовых отношений с удаленным сотрудником. Оно защищает и работодателя (фиксирует контроль, конфиденциальность, возврат имущества), и работника (гарантирует оплату, компенсации, режим отдыха). Используйте приведенный выше образец как базу, адаптируйте под специфику бизнеса (IT, колл-центр, бухгалтерия, менеджмент) и обязательно согласовывайте с юристом/HR-директором перед подписанием.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Трудовое законодательство меняется (актуально на 2024–2026 гг.), при оформлении конкретных документов обращайтесь к профильным специалистам.