Замена паспорта — это событие‚ требующее обновления персональных данных в кадровых документах организации. Хотя Трудовой кодекс РФ не предписывает жестко заключать дополнительное соглашение (ДС) к трудовому договору при смене паспортных данных‚ на практике это наиболее распространенный и безопасный способ зафиксировать изменения. В данной статье мы подробно разберем‚ как правильно составить такой документ‚ какие данные указывать и какие нюансы учитывать в 2026 году.

Правовая необходимость оформления изменений

Согласно ст. 57 ТК РФ‚ в трудовой договоре должны быть указаны паспортные данные работника (серия‚ номер‚ кем выдан‚ дата выдачи‚ код подразделения). При их изменении (замена по возрасту‚ смене фамилии‚ утере/порче) данные в договоре становятся неактуальными.

Важный момент: Как следует из разъяснений Роструда (например‚ письмо от № ПГ/19821-6-1) и судебной практики‚ законодатель не устанавливает обязательности заключения доп. соглашения для фиксации изменения сведений о сторонах. Однако на практике:

• Большинство кадровых специалистов и юристов рекомендуют оформлять ДС для исключения рисков при проверках ГИТ (Государственной инспекции труда).
• Это упрощает работу бухгалтерии для корректного отражения данных в отчетности (СЗВ-ТД‚ СЗВ-СТАЖ‚ 6-НДФЛ).
• Это подтверждает добросовестность работодателя в исполнении ст. 86 ТК РФ (хранение и учет трудовых книжек/СТД-Р).

Основные основания для составления ДС

1. Замена паспорта по достижении возраста (20 лет‚ 45 лет).
2. Смена фамилии (в связи с вступлением в брак‚ расторжением брака и т.д.).
3. Замена в связи с изменением персональных данных (имя‚ отчество‚ дата/место рождения‚ пол).
4. Замена утерянного/испорченного паспорта.
5. Получение паспорта гражданина РФ иностранным гражданином/лицом без гражданства (переход с разрешения на работу/патента на общий правовой режим).

Структура и обязательные реквизиты дополнительного соглашения

Единой утвержденной формы не существует‚ поэтому используется свободная форма‚ соответствующая требованиям ст. 57 ТК РФ и ГОСТ Р 7.0.97-2016. Ниже приведена рекомендуемая структура.

Шапка документа

• Наименование: «Дополнительное соглашение к трудовому договору № * от «» 202 г.»
• Место составления: г. * (населенный пункт работодателя).
• Дата составления: «» 202 г. (дата подписания‚ не ранее даты выдачи нового паспорта).

Преамбула (Стороны)

Указываются полные наименования сторон с ссылкой на основной договор:

Работодатель: ООО «» (ИП )‚ именуемое в дальнейшем «Работодатель»‚ в лице Генерального директора * * (ФИО полностью)‚ действующего на основании Устава‚ с одной стороны‚

Работник: * (ФИО полностью — новые данные)‚ паспорт РФ серия № ‚ выдан * * «» 202 г.‚ код подразделения -‚ именуемый в дальнейшем «Работник»‚ с другой стороны‚

вместе именуемые «Стороны»‚ руководствуясь ст. 72 ТК РФ‚ заключили настоящее Дополнительное соглашение о нижеследующем:

Предмет соглашения (Суть изменений)

Это ключевой раздел. Формулировка зависит от основания:

Вариант А: Замена паспорта без смены ФИО (по возрасту‚ утере)

Пункт 1. В связи с заменой паспорта гражданина РФ‚ в трудовой договор № * от «» 202 г. (далее, Договор) вносить следующие изменения:

В преамбуле Договора (пункт ) сведения о документе‚ удостоверяющем личность Работника‚ заменить на следующие:

«Паспорт гражданина РФ серии № ‚ выдан * * «» 202 г.‚ код подразделения -».

Вариант Б: Смена фамилии (имени‚ отчества) и паспорта

Пункт 1. В связи со сменой фамилии (имени‚ отчества) и заменой паспорта гражданина РФ‚ в трудовой договор № * от «» 202 г. вносить следующие изменения:

1. Во всей тексте Договора ФИО Работника * * заменить на ФИО * .
2. В преамбуле Договора (пункт ) сведения о документе‚ удостоверяющем личность‚ заменить на: «Паспорт гражданина РФ серии * № ‚ выдан * * «» 202 г.‚ код подразделения -».

Вариант В: Получение паспорта РФ иностранным работником (актуально для 2025-2026 гг.)

Если иностранный гражданин получил паспорт РФ‚ меняется не только документ‚ но и правовой статус (не нужны патент/разрешение).

Пункт 1. В связи с получением Работником паспорта гражданина РФ‚ в трудовой договор № * от «» 202 г. сведения о документе‚ удостоверяющем личность‚ заменить на: «Паспорт гражданина РФ серии * № ‚ выдан * * «» 202 г.‚ код подразделения -».

Пункт 2. Исключить из Договора условия о необходимости наличия патента/разрешения на работу (если они были прописаны). Стороны подтверждают‚ что с даты получения паспорта РФ Работник осуществляет трудовую деятельность на общих основаниях‚ предусмотренных ТК РФ для граждан РФ.

Заключительные положения

• Пункт о вступлении в силу: «Настоящее Соглашение вступает в силу с момента его подписания Сторонами (с «» 202 г. — даты выдачи нового паспорта).»
• Пункт об экземплярах: «Соглашение составлено в 2 (двух) экземплярах: по одному для каждой из Сторон‚ имеющих равную юридическую силу».
• Ссылка на неизменность прочих условий: «Во всем остальном условия трудового договора № * от «» 202 г. остаются без изменений и продолжают действовать».

Подписи и реквизиты сторон

Порядок оформления: пошаговая инструкция

1. Получение заявления от работника. Работник пишет заявление о внесении изменений в ТД с приложением копии нового паспорта (разворот с фото и пропиской). Образец заявления: «Прошу внести изменения в т;д. № * в связи с заменой паспорта.;. Приложение: копия паспорта».
2. Подготовка проекта ДС. Кадровик готовит 2 экземпляра документа.
3. Подписание. Сначала подписывает уполномоченное лицо работодателя (директор/уполномоченный по доверенности)‚ затем работник. Важно: дата подписания работником не может быть раньше даты выдачи паспорта.
4. Издание приказа (распоряжения). На основании ДС и заявления издается приказ о внесении изменений в трудовой договор (форма Т-1/Т-1а или свободная). Приказ ознакомляется работнику под роспись.
5. Внесение изменений в кадровые документы:
   • Карточка личного учета (Т-2) — зачеркиваются старые данные‚ вносятся новые со ссылкой на приказ/ДС.
   • Трудовая книжка / СТД-Р — запись о изменении паспортных данных не вносится (в ТК вносится только запись о приеме/переводе/увольнении). В СТД-Р данные обновляются автоматически при сдаче СЗВ-ТД.
   • Личная карточка учетного листа (если ведется).
6. Сдача отчетности в СФР и ФНС. При следующем сдаче СЗВ-ТД (при изменении данных) или 6-НДФЛ будут переданы актуальные реквизиты.

Типичные ошибки и риски

• Отсутствие копии паспорта в личном деле; Копия нового паспорта (страницы 2‚ 3‚ 5 — прописка) обязательна для хранения в личном деле (п; 2.3 Приказа Минтруда от № 55).
• Несоответствие дат. Дата ДС не может быть раньше даты выдачи паспорта (код подразделения/дата выдачи в тексте ДС должны совпадать с оригиналом).
• Забыли изменить ФИО во всем тексте. При смене фамилии нужно проверить все приложения к ТД (описание должностных обязанностей‚ соглашение о неразглашении‚ ДС к материальной ответственности и т.д.) — везде должны быть новые ФИО.
• Игнорирование уведомления СФР (для ИП). Если работодатель — ИП‚ он сам является страхователем. Изменение данных работника требует корректной сдачи СЗВ-ТД.

Особенности для ИП и гражданских договоров (ГПХ)

Для ИП-работодателей процедура аналогична. В ДС указываются реквизиты ИП (ОГРНИП‚ ИНН).

По гражданско-правовым договорам (ГПХ/Договоры подряда/услуг) с физическими лицами: если в договоре указаны паспортные данные‚ их также рекомендуется обновлять ДС для корректности 6-НДФЛ и расчетов страховых взносов. Форма аналогична‚ но ссылается на ГК РФ (ст. 310‚ 450‚ 451) и номер договора подряда/услуг.

Образец заполнения (Текстовый шаблон для копирования)

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 
к Трудовому договору №  от «» 202 г.

г. * «___» ___________ 202_ г.

ООО «» (ИП  * )‚ именуемое в дальнейшем «Работодатель»‚ в лице Генерального директора  * ‚ действующего на основании Устава‚ с одной стороны‚ и  *  (ФИО полностью — НОВЫЕ ДАННЫЕ)‚ паспорт РФ серии  № ‚ выдан  * * «» 202 г.‚ код подразделения -‚ именуемый в дальнейшем «Работник»‚ с другой стороны‚ руководствуясь ст. 72 ТК РФ‚ заключили настоящее Дополнительное соглашение о нижеследующем:

В связи с заменой паспорта гражданина РФ (сменой фамилии — выбрать нужное)‚ в Трудовой договор № * от «» 202 г. (далее — Договор) вносить следующие изменения:
 1.1. В преамбуле Договора сведения о документе‚ удостоверяющем личность Работника‚ заменить на следующие:
 «Паспорт гражданина РФ серии * № ‚ выдан  * * «» 202 г.‚ код подразделения -».
 1.2. [Только при смене ФИО] Во всем тексте Договора ФИО Работника * *  заменить на ФИО  * *.

Настоящее Соглашение вступает в силу с момента подписания его Сторонами (с «» 202 г., дата выдачи паспорта).

Во всем остальном условия Трудового договора № * от «» 202 г. остаются без изменений.

Настоящее Соглашение составлено в 2 (двух) экземплярах‚ по одному для каждой из Сторон.

РЕКВИЗИТЫ И ПОДПИСИ СТОРОН:
РАБОТОДАТЕЛЬ: РАБОТНИК:
ООО «» / ИП  *  ____________ /  *  /
Генеральный директор (подпись) (расшифровка — НОВЫЕ ФИО)
____________ /  * * / «___» ___________ 202_ г.
М.П. 
«___» ___________ 202_ г. 

Актуальные изменения на 2026 год

На года существенных законодательных изменений‚ отменяющих необходимость фиксации смены паспорта‚ не введено. Однако стоит учитывать:

• Электронный трудовой договор (ЭТД): При ведении ЭТД (внедрение поэтапное) изменение данных работника производится через СИС «ЭТД» путем направления уведомления‚ дополнительное соглашение в бумажном виде может не требоваться‚ если сторонами выбрано электронное взаимодействие.
• СЗВ-ТД: При изменении паспортных данных (и/или ФИО) работодатель обязан сдать СЗВ-ТД в течение 3 рабочих дней со дня возникновения обязанности (п. 3 ст. 14 ФЗ-27). Основанием для сдачи является приказ о внесении изменений / ДС.
• Иностранные работники: Актуальна тема перехода на паспорт РФ (программа ресidenza/упрощенное получение). При получении паспорта РФ у иностранца обязательно нужно расторгнуть/исключить условия о патенте/разрешении на работу через ДС.

Чек-лист для кадровика перед архивацией

1. [ ] ДС подписано обеими сторонами (2 экз.).
2. [ ] Дата ДС не ранее даты выдачи паспорта.
3. [ ] В тексте ДС верно указаны: серия‚ номер‚ дата выдачи‚ код подразделения‚ кем выдан (точно по паспорту).
4. [ ] При смене ФИО — новые ФИО прописаны везде (преамбула‚ пункт изменений‚ подпись работника).
5. [ ] Издан приказ о внесении изменений в ТД.
6. [ ] Приказ ознакомлен работнику под роспись.
7. [ ] Внесена запись в Карточку личного учета (Т-2).
8. [ ] Копия нового паспорта (стр. 2‚ 3‚ 5) положена в личное дело.
9. [ ] Сдана СЗВ-ТД в СФР (если прошел срок сдачи или плановая сдача).
10. [ ] Один экземпляр ДС выдан работнику‚ второй — в личное дело / дело по ТД.

Резюме: Оформление дополнительного соглашения при замене паспорта — это стандарт делового оборота‚ минимизирующий риски штрафов за некорректную отчетность (ст. 5.27 КоАП РФ‚ ст. 126 НК РФ) и споров с работниками. Используйте приведенный выше образец как базу‚ адаптируя его под конкретную ситуацию (только паспорт / паспорт + ФИО / иностранец). Всегда проверяйте данные по оригиналу паспорта работника.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Для решения конкретных спорных ситуаций обратитесь к трудовому юристу.