Сверка библиотечного фонда — это обязательная процедура для любого учреждения, ведущего библиотечную деятельность (школы, вузы, публичные библиотеки, специализированные фонды)․ Она направлена на выявление расхождений между учетными данными и фактическим наличием документов, а также на проверку соответствия фонда действующему законодательству (в частности, отсутствию экстремистских материалов)․ Ниже представлена подробная статья с описанием видов актов, их структуры, нормативной базы и практическими образцами оформления․

Нормативная правовая база

Оформление актов сверки и списания регламентируется рядом ключевых документов․ Незнание этих актов не освобождает от ответственности за неправильное ведение документации․

• Приказ Минкультуры РФ от № 590 — основной документ, утверждающий формы учета библиотечного фонда (инвентарная книга, листы учета, акты приема/исключения)․ Редакция актуальна на 2026 год․
• Приказ Минфина РФ от № 52н — утверждает единую форму Акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда (Форма по ОКУД 0504144)․ Данная форма обязательна для применения при списании (уничтожении, передаче) документов․
• Федеральный закон от № 78-ФЗ «О библиотечном деле», базовый закон, регулирующий формирование, хранение и использование библиотечных фондов․
• Федеральный закон от № 114-ФЗ «О противодействии экстремистской деятельности» — основание для проведения плановых и внеплановых проверок фонда на наличие экстремистских материалов․
• Методические рекомендации Росархива и Минкульта РФ по инвентаризации и сохранности фондов․

Основные виды актов в библиотечной практике

Часто термин «акт сверки» используют как общее понятие, однако в документообороте существуют разные формы для разных целей:

Акт сверки (проверки) библиотечного фонда (Инвентаризационный акт)

Составляется по результатам полной или выборочной инвентаризации․ Цель — установить фактическое наличие экземпляров, их состояние и соответствие каталогам/инвентарной книге․ Единой утвержденной государством формы для проверки (в отличие от списания) не существует, учреждение разрабатывает свой бланк на основании Приказа № 590․

Акт о приеме (исключении) документов в библиотеку

Оформляется при поступлении новых изданий (покупка, дарение, обязательная копия) или при решении об исключении документов из фонда (до списания)․ Утверждается руководителем учреждения․

Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (Форма 0504144)

Это строго регламентированная форма (ОКУД 0504144)․ Заполняется после решения комиссии об исключении документов и перед их физическим уничтожением или передачей․ Является основанием для списания с баланса и снятия с учета в инвентарной книге․

Акт проверки на наличие экстремистской литературы

Специфический акт, составляемый рабочей комиссией по сверке фонда с Федеральным списком экстремистских материалов (ведется Минюстом РФ)․ Проводится регулярно (обычно ежегодно или по требованию контролирующих органов)․

Акт об уничтожении списанных объектов

Составляется после акта списания (ф․ 0504144) непосредственно в момент физического уничтожения (макулатура, шредер) или передачи на утилизацию․ Подтверждает факт прекращения существования документа как объекта фонда․

Структура и реквизиты Акта сверки (проверки) фонда

Поскольку единой формы для акта проверки/сверки (п․ 2․1) нет, бланк должен содержать обязательные реквизиты в соответствии с ГОСТ Р 7․0․97-2016 (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу․ Документы административно-управленческие․ Общие требования к исполнению):

1. Наименование документа: «АКТ СВЕРКИ (ПРОВЕРКИ) БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА»․
2. Дата составления (число, месяц прописью, год, напр․, «06 июня 2026 г․»)․
3. Место составления (наименование учреждения, населенный пункт)․
4. Основание: Приказ директора/ректора № ___ от ___ «___» 20__ г․ «О проведении инвентаризации/проверки библиотечного фонда»․
5. Состав комиссии: Председатель, члены (ФИО, должности)․ Пример из практики: Председатель — * ․ (директор школы), Члены, ․ (зам․ директора), *․ (педагог-библиотекарь)․ Персональные данные частично скрыты в целях безопасности․
6. Период проведения работ: с «___» ________ по «___» ________ 20__ г․
7. Объект проверки: Полный фонд / Отделение / Каталог / Конкретные фонды (например, «фонд учебной литературы», «фонд периодики»)․
8. Методика: Полная пересчетка / Выборочная проверка / Сверка с Федеральным списком экстремистских материалов / Сверка с инвентарной книгой (формой № КН-1 или аналогом)․
9. Результаты (Табличная часть):

9. Подписи: Всех членов комиссии с расшифровкой (ФИО) и датой․
10. Утверждение: Подпись руководителя учреждения (Директора/Ректора) с печатью (при наличии) и датой․

Образец заполнения Акта о списании (Форма 0504144 / Приказ Минфина № 52н)

Данная форма обязательна к применению; Ниже приведена структура бланка с пояснениями к заполнению (актуально для 2024–2026 гг․)․

Шапка документа

АКТ О СПИСАНИИ ИСКЛЮЧЕННЫХ ОБЪЕКТОВ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА
Форма по ОКУД 0504144
Утвержден приказом Минфина РФ от № 52н

Код формы по ОКУД: 0504144
Дата составления: «___» _____________ 20__ г․
Наименование организации: _________________________________________________ (Полное/Сокращенное)
Структурное подразделение: _______________________________________________ (Библиотека, Отделение и т․д․)

Основание для составления

Основание: Акт проверки (сверки) библиотечного фонда № ___ от «___» ________ 20__ г․,
Решение комиссии по списанию № ___ от «___» ________ 20__ г․,
Приказ руководителя № ___ от «___» ________ 20__ г․

Табличная часть (Страница 1 / Лист учета)

Заполняется для каждого списываемого объекта или группой однородных объектов․

• Столбец 1: Порядковый номер․
• Столбец 2: Инвентарный номер (или шифр, если учет ведется по шифрам)․
• Столбец 3: БИБЛИОГРАФИЧЕСКОЕ ОПИСАНИЕ (Автор, Заглавие, Место издания, Издатель, Год, Страницы/Тома)․ Важно: указывать полное описание по ГОСТ Р 7․0․100-2018․
• Столбец 4: Год издания․
• Столбец 5: Количество экземпляров (шт․)․
• Столбец 6: Цена одного экземпляра (руб․, коп․) — по учетным данным․
• Столбец 7: Общая стоимость (руб․, коп․)․
• Столбец 8: Причина списания (изношенность, утрата, несоответствие профилю, наличие в ФЭМ, дубль и т․д․)․
• Столбец 9: Способ исключения (уничтожение, передача безвозмездно, продажа, передача другому фонду)․
• Столбец 10: Номер и дата акта уничтожения / передачи (заполняется позже)․

Подписи комиссии и утверждение

КОМИССИЯ:
Председатель: _________________ / * ․ / ________________________ (Должность, Подпись, ФИО, Дата)
Члены:
_________________ /  ․ / ________________________
_________________ /  ․ / ________________________
(Библиотекарь/Комиссар по фонду — обязательный участник)
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации:
_________________ /  *․ / ________________________
(Должность, Подпись, ФИО, Дата)
М․П․ (При наличии печати)

Особенности Акта проверки на экстремистские материалы

Данный акт имеет свою специфику․ Он не требует оценки изношенности, но требует жесткой сверки каждого названия (статьи, книги, брошюры) с актуальной версией Федерального списка экстремистских материалов (сайт Минюста РФ)․

Ключевые пункты заполнения:

• Основание: Приказ руководителя о проверке + актуальная дата обновления ФЭМ (например, «по состоянию на »)․
• Метод: Автоматизированная (по электронным каталогам/БД) + Визуальная (просмотр полок, тиражируемых изданий, дарственных поступлений)․
• Результат: Формулировка: «В результате сверки библиотечного фонда [Название учреждения] с Федеральным списком экстремистских материалов (по состоянию на __․__․20__) установлено: экстремистских материалов не обнаружено / обнаружено N единиц (перечень прилагается)»․
• Действия при обнаружении: Немедленная изоляция экземпляров, составление отдельного акта об изъятии, направление в органы власти/прокуртуру, последующее оформление акта списания (ф․ 0504144) с основанием «Признано экстремистским материалом»․

Процедура проведения сверки: пошаговый алгоритм

1. Издается Приказ о проведении инвентаризации/проверки (утверждает состав комиссии, сроки, виды фондов)․
2. Подготовительный этап: Приведение каталогов/БД в порядок, печать выписок/описаний для сверки, подготовка бланков актов․
3. Проведение сверки: Комиссия сверяет полки с описями/инвентарной книгой․ Фиксирует: недостачи, лишние экземпляры, повреждения, подозрительные издания (на экстремизм)․
4. Составление Акта сверки (п․ 3) с фиксацией всех расхождений․
5. Разбор результатов: Поиск недостающих, идентификация лишних, решение о списании изношенных/экстремистских․
6. Составление Акта списания (ф․ 0504144) для исключаемых объектов․
7. Утверждение Акта списания руководителем (приказ о списании)․
8. Физическое исключение: Уничтожение (Акт уничтожения) или передача (Акт передачи)․
9. Внесение изменений в учет: Зачеркивание в инвентарной книге (колонка «Выбыло»), снятие с учета в АБИС/Электронном каталоге․
10. Складирование: Акт сверки, Акт списания, Приказы сшиваются в один том дела «Инвентаризация 20__ г․» и сдаются в архив по номенклатуре․

Типичные ошибки при оформлении актов

• Использование старых форм: Применение форм образца 1998 г․ (Приказ № 590) для списания вместо обязательной формы 0504144 (Приказ № 52н)․
• Отсутствие основания: Нет приказа на проведение проверки или нет акта сверки, на основании которого составляется акт списания․
• Неполные библиографические описания: «Книга Иванова, 200 с․», недопустимо․ Нужен полный заглавие, издательство, год, ISBN․
• Смешивание оснований: В одном акте списания указываются разные основания без группировки (лучше разделять: акт на изношенные, акт на экстремизм, акт на утерянные)․
• Отсутствие подписи библиотекаря/фондовика: Член комиссии, непосредственно отвечающий за сохранность, должен подписать акт․
• Позднее оформление акта уничтожения: Акт списания (0504144), это решение исключить․ Акт уничтожения, факт уничтожения․ Их даты не должны совпадать, если уничтожение происходило позже․
• Игнорирование ФЭМ: Отсутствие ежегодного акта проверки на экстремизм — грубое нарушение, выявляемое прокуророй/Роскомнадзором․

Сроки хранения актов

Согласно типовым номенклатурам дел (утв․ Росахивом/Минкультурой), сроки хранения:

• Акты инвентаризации (сверки) фонда: 75 лет (как документы, подтверждающие сохранность фонда)․
• Акты о списании (ф․ 0504144): 75 лет․
• Акты об уничтожении: 75 лет․
• Приказы о проведении инвентаризации и о списании: 75 лет․
• Акты проверки на экстремизм: Рекомендуется хранить не менее 10 лет (или 75 лет вместе с материалами инвентаризации), так как они подтверждают законность деятельности․

Примечание: Точные сроки уточняйте в утвержденной номенклатуре дел Вашего учреждения․

Электронный документооборот (ЭДО) и АБИС

В 2026 году большинство библиотек ведут учет в Автоматизированных Библиотечно-Информационных Системах (АБИС: ИРБИС, РУСЛАН, АЛИС, 1С:Библиотека и др․)․

• Акт сверки часто формируется автоматически системой (сверка БД с полками по штрих-кодам/РЧМ-меткам)․
• Акт списания (0504144) можно заполнить в системе и распечатать для «живых» подписей, либо подписать КЭП (Квалифицированной Электронной Подписью) руководителя и членов комиссии, если учреждение перешло на безбумажный документооборот (согласно 63-ФЗ и Приказу Минцифры)․
• В инвентарной книге (форме КН-1 или электронном журнале учета) отметка «Выбыло» ставится только после утверждения акта списания приказом․

Грамотное оформление акта сверки библиотечного фонда — залог сохранности коллекции, прозрачности отчетности перед учредителем и контролирующими органами (прокуратура, Роскомнадзор, Минобрнауки/Минкульта)․ Ключевые моменты:

1. Четко разделяйте Акт сверки (проверки) — внутренний документ свободной формы (по ГОСТ Р 7․0․97) — и Акт списания (ф․ 0504144) — строгой отчетности․
2. Обязательно проводите ежегодную сверку с Федеральным списком экстремистских материалов и оформляйте на это отдельный акт․
3. Соблюдайте иерархию документов: Приказ → Комиссия → Акт сверки → Решение комиссии → Акт списания (0504144) → Приказ о списании → Уничтожение/Передача → Акт уничтожения → Корректировка учета․
4. Храните документы установленные сроки (как правило, 75 лет)․

Использование представленных выше структур и образцов позволит библиотекарям и администраторам избежать замечаний при ревизиях и сохранить историю формирования фонда в надлежащем виде․

---

Дата актуализации статьи: ․ Нормативная база проверена на соответствие действующим приказам Минфина (№52н), Минкультуры (№590) и актуальной версии ФЭМ․