Списание товарно-материальных ценностей (ТМЦ), потерявших потребительские свойства, — обязательная процедура для любого предприятия. Грамотное оформление акта списания защищает компанию от претензий налоговых органов, позволяет корректно отразить убытки в бухгалтерском и налоговом учете. В данной статье подробно разберем актуальные формы, порядок составления комиссии, правила заполнения единой формы ТОРГ-16 и нюансы учета на 2024–2026 годы.

Нормативная база и основные формы документов

С 2013 года организации имеют право самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов (ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»). Однако большинство предприятий продолжают использовать утвержденные ранее государственными стандартами унифицированные формы, так как они содержат все обязательные реквизиты и понятны проверяющим органам.

Форма ТОРГ-16 — основной стандарт

Наиболее распространенным документом для оформления порчи, потери качества товаров, не подлежащих дальнейшей реализации, является Акт о списании товаров (форма № ТОРГ-16). Она утверждена Постановлением Госкома Статистики РФ от № 132.

• Назначение: оформление выбытия товаров вследствие порчи, прихода в негодность, истечения сроков годности.
• Код по ОКУД: 0310016.
• Применение: розничная торговля, оптовые базы, производственные предприятия.

Альтернативные формы

Для списания основных средств, беспроцентных материалов или в бюджетных учреждениях могут применяться иные бланки:

1. Форма Ф-0504230 (ОКУД) — «Акт о списании материальных запасов» — часто используется в бюджетной сфере и для списания сырья/материалов на производстве.
2. Собственная форма организации — разрабатывается в составе Учетной политики. Обязательно должна содержать реквизиты, предусмотренные ст. 9 ФЗ-402 (наименование документа, дата, наименование организации, содержание хозяйственной операции, измерение в натуральных и денежных величинах, должностные лица, подписи).

Порядок списания: от решения комиссии до бухгалтерской проводки

Процедура списания не может быть односторонним решением бухгалтера или директора. Требуется коллективное решение.

Этап 1: Создание комиссии (Приказ/Распоряжение)

Выдается административный документ (приказ директора) о создании комиссии по списанию.

• Состав: председатель (обычно зам. директора или главный бухгалтер), члены (материально ответственные лица, МОЛ, технолог, санитарный врач/лаборант, представитель профсоюза).
• Срок действия: обычно на календарный год или на конкретное мероприятие.
• Маскировка данных: В приказе указываются ФИО: Иванов И.И., Петров П.П., Сидоров С.С. (фамилии частично скрыты).

Этап 2: Проведение инвентаризации/осмотра

Комиссия проводит осмотр товаров, проверяет сроки годности, упаковку, качество. Составляется Акт инвентаризации (форма ИНВ-19 или ТОРГ-29), если списание выявлено при плановой проверке, или отдельный протокол осмотра.

Этап 3: Составление Акта списания (ТОРГ-16)

Документ заполняется в 2-х экземплярах (один — в бухгалтерия, второй, у МОЛ/на складе).

Этап 4: Утверждение акта руководителем

Акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации (директором). Без подписи директора документ не имеет юридической силы для списания со склада и списания затрат.

Этап 5: Уничтожение/ликвидация товаров

После утверждения акта товары подлежат уничтожению (утилизации, переработке). Об этом составляется Акт уничтожения (ликвидации) — отдельный документ, необходимый для подтверждения факта выбытия (особенно важно для НДС и налога на прибыль).

Этап 6: Бухгалтерское и налоговое оформление

На основании утвержденного акта бухгалтер делает проводки.

Подробное заполнение формы ТОРГ-16 (пошаговая инструкция)

Рассмотрим заполнение бланка на примере типовой ситуации. Все чувствительные данные в примерах заменены на *.

Шапка документа

Табличная часть (Сведения о списываемых товарах)

Заполняется по каждой номенклатурной позиции.

• Номер по порядку — сквозная нумерация строк.
• Наименование товара (материалов) — полное наименование, сорт, марка, артикул.
• Единица измерения — код по ОКЕИ (шт., кг, м, л).
• Количество — фактическое количество к списанию (по данным осмотра).
• Цена учетная (закупочная/себестоимость), стоимость единицы на момент списания.
• Сумма — Количество × Цена.
• Причина списания — Критически важное поле. Указывать конкретно: «Истек срок годности (дата производства: , срок годности: )», «Порча вследствие нарушения температурного режима (акт осмотра хладотехники № * от )», «Механическое повреждение упаковки, приведшее к потере товарного вида», «Приход в негодность вследствие физического износа (срок полезного использования истек)».

Подписи

Обязательные подписанты:

1. Председатель комиссии (ФИО, расшифровка подписи).
2. Члены комиссии (ФИО, расшифровка подписи) — минимум 2 человека.
3. Материально ответственное лицо (кладовщик, товаровед) — подтверждает наличие товара и согласен со списанием.
4. Руководитель организации (Директор), ставит визу «Утверждаю», подпись, расшифровку, дату, печать (при наличии).

Пример подписи: Председатель: Смирнов С.С. /Подпись/

Бухгалтерские проводки при списании негодных товаров

Проводки зависят от того, где учитывались товары (на складе или в рознице) и причина списания.

Товары в закупочных ценах (счет 41)

Товары в розничных ценах (счет 42)

Списание производится в два этапа:

1. Дт 94 — Кт 41 — списание закупочной стоимости.
2. Дт 94 — Кт 42 — списание наценки (торговой надбавки).

Основные средства и НМА (счета 01, 10)

• Дт 94 — Кт 01 (10) — остаточная стоимость.
• Дт 02 — Кт 94, снятие накопленной амортизации (для ОС).
• Разница (убыток/доход) списывается/зачисляется на Дт/Кт 91.2 / 91.1.

Налоговый учет: НДС и Налог на прибыль — критические нюансы 2024-2026 гг.

НДС (ст. 170 НК РФ)

Общее правило: НДС, вычетенный при приобретении товаров, подлежит восстановлению (исчислению налога) при списании, так как товары не используются для облагаемых операций.

• Проводка: Дт 94 (или 91.2) — Кт 68 «Расчеты по НДС».
• Исключение: Если товары уничтожены вследствие стихийного бедствия, пожара, кражи (подтверждено органами МВД/МЧС) — НДС восстанавливать не нужно (п. 3 ст. 170 НК РФ). Для просто «пришедших в негодность» товаров (истек срок годности, порча на складе) — НДС восстанавливать обязательно.

Налог на прибыль (ст. 254, 265, 272 НК РФ)

• Расходы на приобретение (себестоимость) признаются расходами на реализацию (п. 1 ст. 254 НК РФ) в полном объеме, если списание обосновано актом комиссии и приказом.
• НДС, восстановленный по списанию, включается в состав расходов (п. 20 ст. 272 НК РФ) — это снижает налоговую базу.
• Доходы в виде остаточной стоимости упаковки/обрезков (если есть) — учитываются в доходах (ст. 250 НК РФ).
• Важно: Налоговая инспекция часто проверяет обоснованность причины списания. Фраза «пришел в негодность» без указания конкретной причины (биологическое заражение, нарушение температуры, истечение срока) и без подтверждающих документов (заключение ветеринара, протокол замеров температуры, протокол экспертизы) может привести к отказу в учете расходов.

Сроки хранения документов

Согласно Приказу Минкультуры России от № 236 (утвержденный перечень типовых управленческих архивных документов):

• Акты списания (ТОРГ-16, собственные формы) — хранятся 5 лет после окончания года составления (категория хранения «5 лет»).
• Приказы о создании комиссий — хранятся 5 лет.
• Акты инвентаризации/осмотра — хранятся 5 лет.
• Акты уничтожения (ликвидации), хранятся 5 лет.

Рекомендация: Хранить вместе с первичными документами по закупке этих товаров (накладные, счета-фактуры, УПД) для обоснования стоимости при проверке.

Типовые ошибки и риски при проверках

1. Отсутствие приказа о комиссии или подписи лиц, не входящих в ее состав.
2. Обобщенная причина: «Списано в связи с приходом в негодность» без детализации. Требуется: «Срок годности истек », «Выявлен плесневой пораж (заключение лаборатории № 123 от )».
3. Нет акта уничтожения. Товары списаны в учете, но физически лежат на складе или утилизированы без протокола.
4. Не восстановлен НДС при списании просрочки/порчи (кроме случаев форс-мажора).
5. Списание по розничным ценам без разделения на закупку и наценку (для счета 42).
6. Подпись директора стоит до подписей членов комиссии (нарушена хронология согласования).

Образец структуры акта для самостоятельного заполнения (текстовый шаблон)

Ниже приведена структура бланка, которую можно скопировать в Word/Excel и заполнить своими данными.

АКТ О СПИСАНИИ ТОВАРОВ
Форма № ТОРГ-16 (ОКУД 0310016)

Код формы по ОКУД ___________ 0310016
Дата составления «___» _____________ 202_ г.

Наименование организации _________________________________________________ (ООО «»)
Структурное подразделение _______________________________________________ (Склад № , г. , ул. , д. )

Комиссия в составе:
Председатель __________________________________________________________ (ФИО )
Члены: _______________________________________________________________ (ФИО , ФИО )
Материально ответственное лицо _________________________________________ (ФИО *)

проверила наличие и состояние товаров, подлежащих списанию, и установила следующее:

┌──┬────────────────────┬────┬─────────┬──────────────┬────────┬──────────────────────────────────────┬────────────────────────────────┐
│№ │ Наименование товара│Ед. │Кол-во │ Цена учетная │ Сумма │ Причина списания (подробно) │ Основание (док., №, дата) │
├──┼────────────────────┼────┼─────────┼──────────────┼────────┼──────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤
│ 1│ Товар «А» (арт. *)│ шт │ 15 │ 500,00 │ 7500,00│ Истек срок годности (произв. ,│ Акт осмотра № 5 от , │
│ │ │ │ │ │ │ срок 6 мес.) │ Приказ о комиссии № 10 от │
├──┼────────────────────┼────┼─────────┼──────────────┼────────┼──────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤
│ 2│ Товар «Б» (арт. *)│ кг │ 10,5 │ 1200,00 │ 12600,00│ Порча: нарушение темп. режима хранения │ Акт замеров темп. № 3 от ,│
└──┴────────────────────┴────┴─────────┴──────────────┴────────┴──────────────────────────────────────┴────────────────────────────────┘

ИТОГО к списанию: ______________________________________________________ (Двадцать тысяч сто рублей 00 коп.)
Сумма прописью: _________________________________________________________

Стоимость товаров списать на счет 94 «Недостатки и потери от порчи» в корреспонденции со счетами 41, 19/68 (НДС).
Члены комиссии:
Председатель _____________ /Иванов И.И./ ____________________________
Член _____________________ /Петров П.П./ ____________________________
Член _____________________ /Сидоров С.С./ ____________________________

МОЛ (Кладовщик) ___________ /Кузнецов К.К./ _________________________

УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «*»
_____________ /Смирнов С.С./ ____________________________
«___» _____________ 202_ г; М.П. (при наличии)

Электронный документооборот (ЭДО) и 1С

В 2024–2026 годах большинство организаций перешли на электронное оформление.

• 1С:Управление торговлей / ERP / КА: Документ «Акт списания товаров» (на основании «Инвентаризации товаров на складе» или вручную). Программа автоматически формирует печатную форму ТОРГ-16 и проводки.
• ЭДО (СБИС, Диадок, Контур): Акт списания — внутренний документ, обмен с контрагентами не требуется. Однако для подтверждения утилизации часто обмениваются сканами акта уничтожения с утилизирующей организацией (если утилизация платная/внешняя).
• ЭЦП: Подписание акта усиленной квалифицированной ЭЦП руководителя и членов комиссии придает ему полную юридическую силу без бумажного оригинала (ст. 6, 11 ФЗ-63 «Об электронной подписи»).

Грамотное оформление акта списания товаров, пришедших в негодность, — это не просто бюрократия, а инструмент защиты бизнеса. Ключевые правила успеха:

1. Всегда создавайте комиссию приказом перед началом осмотра.
2. Фиксируйте конкретную причину в каждой строке акта (ТОРГ-16 или своей формы).
3. Обязательно составляйте акт уничтожения/ликвидации после утверждения акта списания.
4. Восстанавливайте НДС (кроме форс-мажоров) и включайте его в расходы по налогу на прибыль.
5. Храните пакет документов (Приказ -> Акт осмотра/Инв. -> Акт списания -> Акт уничтожения -> Проводки) не менее 5 лет.

Использование единой формы ТОРГ-16 остается «золотым стандартом» для розницы и опта, минимизирующим вопросы у проверяющих органов. При разработке собственной формы убедитесь, что в ней присутствуют все обязательные реквизиты ст. 9 ФЗ-402 и реквизиты, необходимые для налогового учета (причина, основание, НДС).

Статья подготовлена на основе актуального законодательства (НК РФ, ФЗ-402, Приказ Минфина 183н, Постановление Госкома Статистики 132) и судебной практики на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к профессиональному бухгалтеру или юристу.